Desenvolver o Gráfico de Contas para sua Pequena Empresa

O quadro de contas para uma pequena empresa é um plano. É um índice de todas as contas onde a empresa descarta suas informações financeiras. O plano de contas é uma listagem de todos os nomes e números de conta da empresa onde registra suas transações financeiras. Você desenvolve um quadro de contas antes de poder configurar seu livro-geral.

Configurando o Gráfico das Contas

Quando você inicia um novo negócio, você configura seu plano de contas como um primeiro passo no estabelecimento do sistema contábil da empresa.

Pequenas empresas não têm todos o mesmo quadro de contas. As contas que você inclui no quadro de contas dependem do tipo de negócio. Por exemplo, se você tiver um negócio de serviços, você não terá uma conta de inventário. Se você tem um negócio que vende produtos, você, no entanto, precisará de uma conta de inventário.

Quando você configura seu plano de contas, pense no futuro. Não pense apenas nas contas que você precisa para sua pequena empresa agora. Pense nas contas que você pode precisar de 5 ou 10 anos na linha e inclua aquelas em seu gráfico. Você pode não ter empregados agora, mas em alguns anos, você pode adicionar funcionários ao seu negócio, então inclua essas contas agora que você pode precisar no futuro. Você pode ter que adicionar contas ao seu quadro de contas conforme você acompanha.

Você deve fazer um sistema de numeração para o seu plano de contas. Se você estiver usando um sistema de contabilidade computadorizado, seu plano de contas deve basear-se em um sistema de numeração de quatro dígitos.

Um bloco de números geralmente é atribuído a cada uma das categorias que compõem o quadro de contas e os números em branco são deixados ao final para que outras contas sejam adicionadas no futuro.

Como parte do ciclo de contabilidade, o gráfico de contas é usado em transações de diário. Existem cinco categorias no quadro de contas.

Cinco categorias no quadro das contas

1. Ativos
2. Passivos
3. Patrimônio do proprietário
4. Receita
5. Despesas

Ativos

Você deseja organizar seu plano de contas, assim como o formato do balanço da empresa. A categoria de ativos é onde você acompanha o que sua empresa possui. Você pode querer que sua categoria de ativos comece com o número 1000. Esse é geralmente o número de programas de contabilidade computadorizados. Numerar cada conta de ativos em uma seqüência como 1000, 1010, 1020 e assim por diante, começando com ativos circulantes e passando para ativos fixos.

Os ativos circulantes incluirão contas em dinheiro, como dinheiro em suas contas de compras e poupança. Você pode ter clientes a quem você estende o crédito para que você precise de uma conta de contas a receber. Se você vender produtos, você precisará de uma conta de inventário.

Após sua conta de ativos fixos, coloque em uma conta a depreciação acumulada. A depreciação acumulada é sempre um número negativo no saldo e está diretamente relacionada aos seus ativos fixos, pois isso é o que você está depreciando. Não deixe espaço para quaisquer outras contas entre ativos fixos e depreciação acumulada. Você pode ter uma depreciação acumulada por mais de um ativo fixo. Você pode depreciar seus edifícios, veículos, equipamentos de negócios, e assim por diante.

Passivos

A categoria de passivo é onde você acompanha as obrigações de dívida da sua empresa ou o que sua empresa deve ou pode dever no futuro. Você pode querer começar a numerar a seção de passivos com 2000. Assim como na categoria de ativos, você deseja seguir a forma tradicional do balanço na seção de desenvolvimento do passivo do quadro de contas. Você terá uma seção de passivo circulante e uma seção de passivos de longo prazo.

A seção de passivo atual incluirá contas de dívida de curto prazo como contas a pagar, a conta onde você registrará o que você deve a seus fornecedores. Também incluirá suas contas de competência. As contas de acumulação incluem o que você deve em impostos sobre a folha de pagamento e impostos sobre vendas. Você também terá uma conta para os salários acumulados. Você também pode ter uma conta de passivo atual para cartões de crédito a pagar e empréstimos de curto prazo a pagar.

No futuro, você pode incorrer em uma dívida de longo prazo, como uma hipoteca. Você deve incluir espaço em seu mapa de contas para outras contas de dívida de longo prazo.

Patrimônio Líquido

As contas patrimoniais do proprietário incluem seu investimento no negócio. No caso de você decidir assumir outros investidores em algum lugar ao longo da linha, você deve incluir contas de ações ordinárias e, talvez, ações preferenciais. Você vai querer uma conta para ganhos retidos por quaisquer lucros que você recorreu à empresa. Você geralmente inicia as contas de patrimônio do proprietário com 3000.

Receitas

A receita de vendas é a primeira conta no quadro de contas relacionado à demonstração de resultados. As receitas de vendas são a principal fonte de renda para sua empresa. Geralmente, esta seção do quadro de contas começa com 4000. Além da conta de receita de vendas, você pode querer incluir uma conta para descontos de vendas e retornos de vendas e subsídios. Você também deseja incluir uma conta para a receita de juros de qualquer renda que você ganha nos investimentos da sua empresa.

Os custos de vendas ou os custos dos produtos vendidos geralmente são o próximo tipo de conta a considerar. Mesmo as empresas de serviços devem considerar os custos de vendas. Você também inclui contas de descontos de fornecedores, custos de envio e custos de vendas variados.

Despesas

A última categoria listada no gráfico de contas é a Categoria de Despesas, que normalmente é numerada em 5000. Uma maneira útil de listar despesas no quadro de contas é ver o Formulário de Taxa do Serviço de Receita Federal C e seguir A forma como as despesas estão listadas nesse formulário. Isso torna mais fácil para você e seu contador quando chegar o tempo de imposto.Desenvolva uma conta para cada uma das despesas listadas no Cronograma C mais qualquer outra despesa específica para sua empresa. Deixe várias contas em branco disponíveis no caso de você precisar delas no futuro. Atribua um número na faixa 5000-5999 a cada um.

Se você chegou até agora, você desenvolveu o plano de contas para o balanço e a demonstração de resultados. Agora você está pronto para usar essas informações para desenvolver as revistas contábeis e o razão geral para o seu negócio.