Etapas para configurar um Scorecard de fornecedor de pequenas empresas

Em pequenas empresas, a única pessoa mais ocupada do que o dono da pequena empresa é a pessoa designada para gerenciar a cadeia de fornecimento para essa pequena empresa. E isso geralmente é porque o proprietário da pequena empresa está executando a cadeia de suprimentos, também.

Se você é um dono de pequenas empresas - ou simplesmente trabalha em uma pequena empresa - e a cadeia de suprimentos é uma dessas coisas que você precisa cuidar, mas você não tem tempo para pensar sobre isso, tome coragem.

Os scorecards do fornecedor são uma ótima maneira de manter seu dedo no pulso do desempenho de seus fornecedores. E há maneiras fáceis e práticas de implementar e manter esses scorecards - para que você possa ir sobre o milhão de outras coisas que você precisa fazer hoje.

Dados

Grandes corporações, com montanhas de dinheiro que seus executivos usam como paredes de escalada, pagam caro por dados. E então eles dobram e pagam ainda mais dinheiro para que os analistas façam fatia, dado e tenha sentido esses dados. Como você pode coletar, analisar e dar sentido a esses dados - e incorporar o que pode ser útil em seus scorecards de fornecedores?

Bem, a boa notícia é que você já tem acesso a todos os dados que você precisa para manter um fácil controle do desempenho de seus fornecedores.

Os pedidos que você coloca em seus fornecedores lhe dão a data do seu pedido, a quantidade do pedido e o preço esperado.

Os documentos de envio dos seus fornecedores e seus documentos recebidos fornecem a data real do navio, a data do recebimento, bem como a quantidade recebida.

E as faturas do seu fornecedor podem confirmar o seu preço real de pagamento.

Isso é tudo o que você precisa para obter o seu scorecard de fornecedor iniciado.

O que classificar

O que você e sua pequena empresa esperam alcançar, do ponto de vista do atendimento ao cliente? Você provavelmente quer enviar seus clientes o que eles pediram, quando eles queriam que ele fosse entregue - e faça isso fazendo o menor dinheiro possível.

E é isso que você deve esperar que seus fornecedores estejam fazendo por você. Eles devem enviar-lhe o que quiser, quando quiser - e cobrar-lhe o menor dinheiro possível para o que você pediu.

Nos termos da cadeia de suprimentos, isso se traduz em entrega no prazo, precisão do pedido e custo do controle de mercadorias.

Configurando seu Scorecard

Usar uma planilha é a maneira mais fácil de fazer isso. Depois de ter a configuração de dados subjacentes, você pode configurar uma guia Scorecard que origina os dados na planilha para um único local. A guia Scorecard permitirá que você visualize suas informações consolidadas facilmente.

Estes scorecards são ferramentas para você avaliar rapidamente o desempenho de seus fornecedores. Os Scorecards são utilizados para agregar dados para ajudar a gerar a estratégia de gerenciamento da cadeia de suprimentos e a tomada de decisões.Assim como você pode obter um A, B ou C em um boletim escolar - isso lhe dá uma idéia de alto nível de como você está fazendo. Os scorecards do fornecedor também ajudam você e o foco de sua pequena empresa em quais áreas um fornecedor pode precisar melhorar.

Retornaremos às porcas e pernos do seu scorecard em alguns minutos, mas primeiro - uma revisão desses termos da cadeia de suprimentos.

Entrega em tempo de entrega

Seus clientes querem que sua pequena empresa envie seus pedidos em tempo.

Você deseja enviar aos seus clientes no horário. Portanto, é lógico que seus fornecedores desejem enviar para o seu pequeno negócio no tempo.

Então, por que há tantos atrasos no mundo?

Problemas de produção e qualidade podem gerar entregas atrasadas. A segunda demanda pode causar pedidos de última hora, o que pode não permitir o tempo de entrega adequado no processo de fabricação e cadeia de suprimentos. Mas a causa mais comum de partos tardios é o mau planejamento. A boa notícia é que esse é o driver mais fácil de consertar.

O primeiro passo para corrigi-lo, porém, é identificá-lo.

Quando você fez seu pedido com seu fornecedor? Isso foi dentro do prazo de entrega atribuído? O pedido chegou a você no horário? É uma pergunta sim ou nenhuma e seu fornecedor recebe 100% ou zero.

Precisão da encomenda

O que você encomendou ao seu fornecedor?

É o que apareceu?

Quantos desses itens encomendou? É isso que muitos apareceram? (Muitas vezes, há uma ressalva disso se o item não for facilmente contabilizado e cada unidade individual for de custo relativamente baixo. Nesses casos, os fornecedores tendem a enviar pequenos excessos de 3% a 10% e os clientes permitem alguma margem de manobra.)

Custo de Controle de Mercadorias

Quanto você esperava pagar seu fornecedor? É isso que seu fornecedor faturou?

Se os custos do seu fornecedor estiverem crescendo, sua pequena empresa precisa saber disso mais cedo ou mais tarde. Manter uma pista regular sobre isso através de um scorecard de fornecedor pode ajudar a evitar um custo de desastre de mercadorias.

Scorecard Nuts-and-Bolts

Usando sua planilha (a mencionada acima), crie uma aba para o seu fornecedor, vamos chamá-lo de Fornecedor A. Em alguns casos, pode ser mais fácil criar planilhas separadas - uma para cada um dos seus fornecedores.

Se você tem um sistema ERP (e se você não sabe se você possui um sistema ERP, você não) ou outro sistema que rastreie os pedidos que você coloca com seus fornecedores (Quickbooks, por exemplo), você deve pode exportar os dados que você precisa. Caso contrário, talvez seja necessário inseri-lo manualmente - mas, depois de configurá-lo, isso pode acontecer muito rapidamente.

Suas colunas devem ser: número da ordem, nome do fornecedor, data do pedido, data do navio solicitada, nome do produto (ou número da peça), preço unitário, quantidade do pedido. Você pode obter todas essas informações da ordem que sua pequena empresa gerou.

Continue as colunas com informações do envio real do seu fornecedor: data atual do navio, data recebida e quantidade recebida.

Quando seu fornecedor faturar você, você pode adicionar uma coluna para o preço faturado.

Com esses dados, você tem o que precisa para fazer referência cruzada às datas de seu navio solicitado com as datas reais do navio do seu fornecedor. Alguns vão encomendar a quantidade versus a quantidade recebida e o preço da ordem em relação ao preço da fatura.

Adicione mais três colunas à sua extrema direita com estes cabeçalhos de coluna:

• On-Time?
• Precisão de ordem de 100%?
• Preço certo?

Agora compare o que você colocou nas ordens para o que você recebeu de seus fornecedores. E preencha as células com um Y ou um N. O total de seu Y sobre as encomendas totais dá-lhe as suas percentagens. Você pode capturar essas porcentagens na primeira guia do Scorecard sobre a qual falamos acima.

Depois de configurar o modelo, a guia Scorecard pode preencher automaticamente. Se você não tem certeza de como configurar isso, há uma série de tutoriais que podem orientá-lo através dele. Ou pergunte ao seu adolescente.

O seu scorecard deve ler: Nome do fornecedor, porcentagem on-time = xx por cento, precisão da ordem = xx por cento, custo da precisão dos produtos = xx por cento. Esse olhar de alto nível sobre o desempenho do seu fornecedor pode dizer se você precisa administrar esse fornecedor mais de perto, ou se você for livre para fazer essas outras coisas que você precisava fazer hoje.