Etapas fáceis para criar um orçamento de projeto

Os gerentes de projetos experientes e aqueles que trabalham em grandes empresas terão software e contadores para ajudá-los a montar os orçamentos dos projetos. Mas e se você não fizer isso? Se você está olhando para uma planilha em branco ou um e-mail do seu patrocinador do projeto pedindo que você junte as finanças do projeto, este artigo é para você.

Examinaremos as cinco coisas que você precisa fazer para criar um orçamento básico do projeto.

Use sua lista de tarefas

Primeiro, pegue a lista de tarefas do projeto. Você também pode ter uma estrutura de quebra do trabalho e se você tiver um, é melhor usar isso. Mas uma lista de tarefas fará, desde que compreenda abrangente tudo o que você precisa fazer no projeto.

Se você não possui uma lista de tarefas, é hora de criar uma. Anote tudo o que você precisa fazer e as coisas que você tem para construir ou fazer ou completar antes que o projeto possa ser concluído. Não precisa estar em qualquer ordem particular, mas precisa incluir tudo.

Finalmente, nesta etapa, faça um brainstorming de idéias com sua equipe de projeto, pois é inevitável algo que você esqueceu. Muitas cabeças são melhores do que uma!

Estimativa de cada componente

Agora, percorra sua lista e determine o preço de cada item. Por exemplo, uma tarefa que diz que "configurar reuniões para discutir requisitos" pode envolver o fornecimento e a contratação das salas de reuniões ou a compra de recursos que você precisa, como um projetor ou canetas de flip chart.

Há um custo envolvido com isso, então obtenha orçamentos para o aluguel do seu quarto e outros equipamentos e anote-o.

Faça isso para tudo na lista de tarefas para que você acabe com um preço contra cada item. Algumas tarefas do projeto podem não ter um preço anexado e está ok.

Adicionar estimativas juntas

Em seguida, junte todas as suas estimativas.

É mais fácil fazer isso se você fizer uma lista de itens em uma planilha, adicionar os custos na próxima coluna e, em seguida, totalizar a coluna na parte inferior. Deixe a planilha fazer a matemática para você! Isso se torna sua planilha de orçamento.

É uma boa idéia agrupar seus custos em categorias também, para que você possa facilmente ver onde a maior parte do dinheiro está indo. Use categorias como 'Project Start Up', 'Infrastructure' ou 'Training' - escolha agrupamentos que significam algo no contexto do projeto.

Adicionar Contingência e Impostos

Seria ótimo se você tivesse uma bola de cristal e poderia prever esses custos com 100% de precisão, mas você provavelmente não se sente confiante em sua capacidade de fazer isso! É aí que a contingência entra. É um fundo de dinheiro baseado em quão confiante é que você tenha as estimativas corretas. Não se relaciona com nenhuma tarefa específica. É um "potenciômetro de emergência" no caso de você ter algo errado ou deixar algo por engano.

Se você não sabe a quantidade de contingência a ser adicionada, vá para 10% do total que você criou no Passo 3.Esta é uma estimativa não-científica que muitos gerentes de projetos usam e dá-lhe um pouco de amortecimento em seu orçamento, caso você precise.

Adicione uma linha na sua planilha de orçamento na parte inferior que diz 'Contingência' e especifica a porcentagem que você usou.

Não se esqueça de adicionar qualquer imposto sobre vendas ou outros impostos que não estejam explicitamente incluídos nas estimativas de itens individuais.

Adicione tudo e esse é o valor do orçamento final.

Obter aprovação

A última coisa a fazer é obter o seu gerente ou patrocinador do projeto para aprovar seu orçamento. Fale com eles sobre como você juntou e quais os elementos que compõem seu orçamento geral.

É isso! O orçamento do projeto é uma habilidade básica de gerenciamento de projetos e esse guia irá começar a criar um orçamento do projeto.