Diretrizes atualizadas da EEOC sobre Programas de Bem-estar do Trabalho

Uma das maneiras pelas quais os funcionários podem começar a trabalhar em objetivos pessoais de saúde, como perder peso e reduzir os maus hábitos, é participar dos programas de bem-estar da empresa. Os programas de bem-estar corporativo são populares, pois demonstraram prevenir doenças, reduzir o custo dos prémios de cuidados de saúde e encorajar os funcionários a gerar estilos de vida mais saudáveis.

No entanto, os empregadores devem estar atentos a uma atualização legal sobre as diretrizes da Comissão de Oportunidades de Emprego (EEOC) que afetam o gerenciamento do programa de bem-estar no local de trabalho.

Como os programas de bem-estar no local de trabalho freqüentemente envolvem o uso de questionários médicos, triagem biométrica, avaliações de risco para a saúde e outras ferramentas para medir a saúde dos funcionários; eles podem representar um risco legal de manipulação incorreta dessa informação pessoal de saúde.

Tenha cuidado para proteger todas as informações pessoais de saúde

Até o momento, o único uso aceitável de coleta de informações de saúde pessoal durante atividades do programa de bem-estar é quando é tratado por um terceiro autorizado, como a agência da companhia de seguros de saúde.

O problema começa quando um membro da equipe de recursos humanos, ou outra pessoa dentro da empresa que potencialmente pode identificar um empregado, obtém acesso a dados confidenciais de saúde dos funcionários - por propósito ou por acidente. Isso pode criar uma causa para uma reivindicação sob várias leis anti-discriminatórias de trabalho, incluindo a Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde (HIPAA), a Lei de Americans with Disabilities (ACA), ou a Lei de Não-discriminação de Informações Genéticas (GINA).

Se a informação de saúde pessoal (PHI) entra nas mãos erradas, é transferida usando métodos não seguros (como email), ou é usada para tomar qualquer decisão de incluir ou desqualificar qualquer indivíduo por emprego , promoção, rescisão ou elegibilidade para certos tipos de cobertura grupal do plano de saúde - a organização será responsável legalmente.

Os danos que correm para as dezenas de milhares de dólares podem ser o resultado desse tipo de violação de dados.

Evite violações sobre incentivos ao bem-estar

Outro problema com os programas de bem-estar surgiu recentemente, com o uso de incentivos para que os funcionários participem de programas patrocinados pelas empresas. O EEOC determinou que, quando os incentivos estão ligados a programas de bem-estar, para que os funcionários participem neles ou para alcançar determinados objetivos de bem-estar, o programa discrimina aqueles que optam por não participar ou não cumprem os objetivos pretendidos. Os incentivos utilizados desta forma discriminam com base em deficiências e informações genéticas - fatores que os funcionários não podem controlar.

Um exemplo foi uma empresa que ofereceu um bônus em dinheiro para aqueles que concordaram com testes biométricos obrigatórios.Esta empresa ameaçou ilegalmente rescindir a cobertura do seguro ou emitir outras ações disciplinares para os funcionários que recusaram o teste biométrico. Outras empresas recentemente foram atacadas por elevar os prêmios para funcionários que possuem certas doenças, são obesos, fumam ou não participam de programas de bem-estar.

É importante notar que os programas de bem-estar que oferecem incentivos aos empregados de forma voluntária, como bônus e cartões de presente e outras vantagens, não são discriminatórios em sua abordagem.

A empresa deve, no entanto, permitir que todos os funcionários participem de programas de bem-estar se assim o desejarem. Os programas não podem ser forçados, nem os funcionários que têm certas preocupações com a saúde são o foco dos programas de bem-estar. Um exemplo de uma violação da EEOC seria tornar obrigatório que todos os funcionários obesos participem de um programa relacionado à aptidão física para permanecer empregado ou receber benefícios de cobertura de saúde.

Regras do EEOC para orientar os empregadores para os planos de bem-estar corporativo

Impulsionada por equívocos sobre programas de bem-estar no local de trabalho, a EEOC emitiu algumas regras finais para alterar os regulamentos governamentais e fornecer orientação adicional aos empregadores. Essas regras são projetadas para fornecer mais informações e valor sobre os planos corporativos de bem-estar. Seguindo estas regras com cuidado, um empregador deve poder evitar qualquer processo potencial ou violar as regras ACA, ADA, GINA ou EEOC.

1. Os funcionários nunca devem ser obrigados a participar de programas de bem-estar patrocinados pela empresa.

Todos os empregadores podem incentivar, comercializar e compartilhar informações sobre o programa de bem-estar da empresa. No entanto, não pode ser forçado a nenhum funcionário, nem os funcionários devem se sentir assediados por participar. Mesmo que eles precisem participar devido a problemas de saúde, os funcionários devem participar voluntariamente em todos os momentos.

2. Se os funcionários se recusarem a participar, eles não podem ser negados a cobertura de saúde ou a capacidade de escolher os planos de saúde de grupo disponíveis oferecidos pelo empregador.

Nenhum empregador tem o direito de negar benefícios de cuidados de saúde em grupo de acordo com o Ato de Assistência Econômica, simplesmente com base na escolha de um empregado para participar ou não participar de um programa de bem-estar. Isso inclui programas de cessação do tabagismo, programas de perda de peso e outras iniciativas de bem-estar que afetam a saúde dos funcionários. Além disso, um empregador deve oferecer os mesmos planos de grupo para todos os funcionários elegíveis.

3. Todos os empregadores devem indicar claramente, por escrito, os tipos de informações médicas que eles precisarão, como as informações serão usadas, quem acessará PHI e como a divulgação é restrita.

Conforme mencionado anteriormente, informações pessoais de saúde podem ser reunidas de várias maneiras, incluindo avaliações pessoais de saúde, exames biométricos de saúde, feiras de bem-estar e até mesmo de reivindicações médicas. O uso de PHI é muito restrito e deve ser claramente comunicado aos funcionários após a participação em qualquer programa de bem-estar. Uma declaração deve ser emitida e os funcionários devem assinar, dando permissão para que o provedor de bem-estar de terceiros e a companhia de seguros de saúde usem essas informações em benefício dos funcionários.

4. Os empregadores podem nunca tomar retribuição contra qualquer funcionário que opte por recusar a participação no programa de bem-estar corporativo da empresa.

Esta é uma coisa que os empregadores devem ter cuidado para não violar. Nenhum empregador pode coagir, ameaçar, intimidar, perseguir, penalizar, envergonhar ou tentar forçar qualquer empregado ou seus dependentes a participar de um programa de bem-estar. Todos os funcionários e seus dependentes elegíveis devem ser livres para participar voluntariamente, e eles podem encerrar essa atividade a qualquer momento sem ação de retaliação do empregador.

5. Uma empresa pode não oferecer incentivo aos funcionários participantes que valem mais de 30% do custo da versão de auto-pagamento do plano de saúde (com base em um membro saudável de 40 anos).

Aqui é onde as coisas podem ficar um pouco complicadas porque muitas empresas oferecem alguma forma de incentivo aos funcionários que participam voluntariamente de programas corporativos de bem-estar. O incentivo pode ser dinheiro, um bônus, um presente especial, um dispositivo de fitness wearable, uma associação de academia ou qualquer outro tipo de incentivo - desde que não exceda o valor das diretrizes acima. Em outras palavras, não faça o programa de bem-estar apenas para obter um incentivo, mas sobre participar e ficar saudável.

Mais considerações na gestão de seus programas de bem-estar

Seu programa de bem-estar deve ser acessível para todos os funcionários, independentemente do status de saúde atual ou futuro. Isso significa que você tem que acomodar funcionários em todos os níveis, incluindo aqueles que já estão liderando estilos de vida saudáveis ​​e aqueles que estão lutando devido a outros fatores. Por exemplo, você pode ter um funcionário que tem uma preocupação com a saúde e deve perder peso, mas o funcionário ainda não pode andar bem ou andar de bicicleta. Certifique-se de que existe uma área de caminhada interior com suporte, como trilhos ou cadeiras, para proporcionar ao empregado maior mobilidade.

Outra coisa a ter em conta é se os funcionários compartilhem suas informações pessoais de saúde, talvez após um processo de avaliação ou depois de visitar um médico para o cuidado. Não se envolver com o empregado em relação à PHI e desencorajar os funcionários de compartilharem suas informações médicas no trabalho. Se você tem um programa de suporte, no entanto, permita que os funcionários compartilhem com seus pares em uma configuração mais controlada e confidencial. Nunca se sabe quem pode estar ouvindo conversas pessoais no trabalho e isso pode influenciar um gerente para tratar um empregado de forma discriminatória (por exemplo, em termos de aumento ou promoção).

Por fim, as informações mínimas devem ser obtidas junto dos funcionários durante as avaliações pessoais da saúde, durante as inscrições abertas de benefícios e quando os funcionários participam de telas biométricas. Uma violação da EEOC pode ocorrer de forma inocente, simplesmente, pedindo muita informação de saúde de um empregado em uma classe protegida. Certifique-se de revisar as diretrizes da EEOC para entender o que qualquer terceiro pode solicitar aos participantes do bem-estar e informar todos os funcionários usando um formulário de divulgação do programa de bem-estar.Todas as informações devem ser mantidas na mais rígida privacidade e nunca transmitidas por e-mail ou outros formatos digitais. Todos os anos, todos os funcionários devem ser atualizados sobre as regras do programa de bem-estar e assinarem um formulário anual que diz que eles se voluntariam para participar.

Manter os empregados saudáveis ​​durante a temporada de férias

Todos os anos, no início de outra temporada de férias ocupada, muitos empregadores pensam em maneiras de ajudar os funcionários a obter o máximo de seus benefícios de empregado remanescentes para o ano e a dar início metas de bem-estar para o próximo ano.

Sua organização pode estar no processo de lembrar aos funcionários sobre os benefícios de participar do programa de bem-estar corporativo. Este é também um momento em que muitos se inscrevem em seus benefícios anuais, seja através das ofertas do grupo de empregadores ou da troca de mercado. Pode ser um bom momento para compartilhar informações sobre o bem-estar com os funcionários, atualizá-los sobre os benefícios que eles são elegíveis e até para hospedar uma feira de bem-estar. Também pode ser um bom momento para fornecer exames de saúde gratuitos e vacinas contra a gripe para os funcionários.

Em qualquer caso, assegure-se de fornecer informações escritas a todos os funcionários e envie lembretes semanais por e-mail para ajudar os funcionários a escolher corretamente para suas necessidades pessoais. Se você tem funcionários interessados ​​no programa de bem-estar, dirija-os ao ponto central da pessoa de contato para o administrador do programa. Em alguns casos, isso pode ser um agente de seguro de saúde de terceiros ou uma empresa de bem-estar independente.