ÉTica em Materiais e Serviços de Compra

Introdução

Todos os dias, a mídia tem relatórios de casos de práticas comerciais de fraude e não éticas que envolvem a compra de materiais ou serviços em quase todos os países do mundo.

Embora gostemos de pensar que as pessoas que determinam contratos e acordos de compra são justas e éticas, há algumas que aceitarão a coerção que possa afetar a adjudicação de contratos que valem milhares de dólares para aqueles que valem milhões de dólares .

Padrões de Compras

Toda empresa manterá seus empregados em um padrão de compras que seja implementado com processos, métodos e regras para garantir que o processo de aquisição seja o mais justo possível.

No entanto, a compra de materiais e serviços é um processo que envolve a interação da equipe de compras e potenciais fornecedores, o que leva a relações pessoais e contatos.

Um profissional de compras chamará naturalmente um fornecedor com conhecimento pessoal antes de atender aos outros potenciais fornecedores. A relação entre uma empresa e seus fornecedores é aquela que é desenvolvida ao longo de um período de tempo e baseada em relacionamentos pessoais.

No entanto, o profissional de compras tem obrigação para o empregador de verificar o melhor produto ou serviço ao melhor custo, da maneira mais rápida. Os padrões de compras estão em vigor para garantir que as necessidades da empresa sejam as principais em qualquer negociação com fornecedores potenciais.

Os primeiros padrões éticos para os profissionais de compras foram publicados pela Associação de Gestão de Compras em 1929.

Ações dos Fornecedores

Embora esperemos que os profissionais de compras sejam tão éticos quanto humanamente possível, a maioria as empresas têm um departamento de vendas cujo trabalho é vender seu produto e isso pode significar o contato com funcionários de potenciais clientes, que podem ser compradores ou funcionários que não fazem compras.

Estas equipes de vendas terão orçamentos para promover produtos com lembranças publicitárias, como canetas, calendários, diários, etc., ou mais presentes tangíveis, como almoços.

Em vários estudos de compra, verificou-se que quase todos os profissionais de compras aceitam algo dos vendedores, mesmo que sejam tão pequenos como um item de papelaria.

Embora a maioria das empresas exigirá que os funcionários que compram e não contratam para assinar e respeitar uma política de ética, as empresas menores são menos propensas a ter ou, de fato, respeitar um código de ética. A falha das pequenas empresas é alta e é vital para as empresas ganharem negócios, e isso pode vir às custas da ética.

Empregados não contratados

Embora as grandes empresas insistam na compra de profissionais que aderem estritamente aos códigos de ética, o mesmo não é necessariamente verdadeiro para os funcionários que não fazem compras.Em muitas empresas, a compra é permitida por chefes de departamento ou mesmo por equipe de linha que ultrapassa o departamento de compras em conjunto.

Isso significa que os departamentos de vendas dos fornecedores podem direcionar a equipe que não faz compras para ganhar vendas onde talvez elas tenham sido rejeitadas pelo departamento de compras. Grande parte dessa aquisição fraudulenta nunca é vista pelo departamento de compras, pois é pago pelo centro de custo de um departamento ou cheques cortados pelo departamento de contabilidade.

A compra de Rogue tem duas principais desvantagens para uma empresa. Em primeiro lugar, os gastos nunca são canalizados através do departamento de compras, de modo que não há como saber se o comprador obteve o melhor preço para o item. Em segundo lugar, o comprador pode ter sido indevidamente influenciado para fazer a compra; talvez por presentes, relacionamento pessoal ou até mesmo um conflito de interesses.

As compras de Rogue podem representar até cinquenta por cento das despesas gerais de uma empresa por um ano. Se os funcionários não compradores estiverem restritos a compras menores ou mesmo zero, a empresa ficará confiante de que as compras foram feitas de forma ética e o melhor produto foi selecionado com base no preço, qualidade e prazo de entrega.

Resumo

Os profissionais de compras são um ativo para qualquer empresa. Eles podem salvar uma empresa milhares, se não, milhões de dólares por ano.

A forma como eles compram itens é vital para o sucesso de uma empresa e um código de ética rigoroso garante que todos os fornecedores potenciais sejam tratados de forma igual.