Cinco dicas para obter suporte executivo para o seu projeto

Os gerentes de projeto têm um trabalho difícil. Por natureza de seu papel, eles assumem a responsabilidade de formar uma equipe efetiva para prosseguir e ter sucesso com novas iniciativas. Como os projetos abrangem todo o trabalho realizado em uma empresa, incluindo iniciativas temporárias e exclusivas, bem como a rotina das operações diárias, cada projeto é uma nova aventura.

Adicione na realidade que os projetos são como inovamos; como executamos a estratégia e como construímos a infraestrutura e as capacidades de nossa organização, é evidente que os líderes seniores devem fazer tudo o que estiver ao seu alcance para apoiar os gerentes de projetos da empresa.

Um dos fatores mais importantes que promovem o sucesso do projeto é a presença de um patrocinador executivo efetivo e comprometido. Esta posição tem sido associada ao sucesso do projeto nos estudos da indústria, mas uma revisão da literatura descrevendo práticas reais em torno do patrocínio sugerem que temos um longo caminho a percorrer para institucionalizar a presença e as práticas do papel patrocinador em nossas organizações. Um pouco de contexto é apropriado. Primeiro, vamos rever as principais responsabilidades do patrocinador.

Responsabilidades primárias do patrocinador executivo de um projeto:

• Assume responsabilidade pelo resultado de um projeto. (Este ponto é frequentemente descrito como uma responsabilidade compartilhada com o gerente do projeto.)
• Atender o projeto e conferir autoridade ao gerente do projeto e aos membros principais da equipe.
• Apoie a equipe do projeto para recursos e visibilidade.
• Assegurar a presença e o apoio de valores efetivos da equipe, incluindo responsabilidade e transparência.

• Apoie a equipe diante de dificuldades extraordinárias.
• Treinar o gerente de projeto.
• Defenda a equipe do projeto contra interferências organizacionais.

O que acontece quando o patrocinador executivo está fora da imagem:

Na ausência de um patrocinador executivo de apoio, todas as responsabilidades acima pertencem ao gerente de projeto já sobrecarregado, que geralmente não possui a largura de banda e o peso político para cumprir essas tarefas.

A falta de um patrocinador efetivo aumenta o risco de problemas do projeto, incluindo, entre outros: falha, desempenho sub-ótimo em função do tempo, custo e metas de qualidade e aumento da turbulência da equipe.

Simplificando, a presença de um patrocinador executivo efetivo é um criador de diferenças positivas para o trabalho complexo de levar nossas iniciativas temporárias e exclusivas mais importantes para uma conclusão bem sucedida. Dada a importância óbvia do papel, pode ser razoável assumir que a maioria das organizações trabalha com os patrocinadores executivos sério. Infelizmente, um pouco de tempo gasto no mundo real sugere o contrário.

Um vislumbre de como nossas organizações tratam o papel do patrocinador executivo

Como instrutor de gestão de pós-graduação em gerenciamento de projetos, tenho a sorte de aprender regularmente sobre as práticas de gerenciamento de projetos dos empregadores de meus alunos em uma grande área metropolitana . Das empresas da Fortune 100 às pequenas empresas, empreendimentos e sem fins lucrativos, as organizações representadas são uma seção transversal da nossa economia. Embora seja razoável esperar nesta era, onde as práticas de gerenciamento de projetos estão bem estabelecidas, a maioria das empresas apresentaria práticas maduras em torno do papel do patrocinador executivo, na realidade, a situação é exatamente o oposto .

Algumas descobertas não científicas da minha pesquisa informal anual de estudantes de MBA sobre o papel do patrocinador executivo em suas empresas:

• Em média, mais de cinquenta por cento dos alunos descrevem sua empresa como sem práticas formais em torno do patrocínio executivo.
• Poucas empresas têm qualquer formação formalizada ou descrição padronizada para o papel e as responsabilidades do patrocinador.
• Ainda não tive um relatório de estudante de que sua empresa oferece treinamento para seus patrocinadores executivos.
• Há pouco acordo consistente sobre a responsabilidade do patrocinador pelo sucesso do projeto.
• Quando os alunos entrevistam os gerentes de projetos em suas empresas sobre sua satisfação com o desempenho e apoio de seus patrocinadores, a maioria dos entrevistados expressou frustração.

Uma revisão de pesquisas mais formalizadas de associações industriais e consultoria privada reforça a validade geral da contribuição de meus alunos.

E enquanto o estado atual da prática do patrocínio executivo pode deixar espaço para melhoria, os gerentes de projetos não têm escolha senão continuar avançando com suas iniciativas. No entanto, existem algumas etapas que os gerentes de projetos podem aceitar para recrutar o apoio executivo muito necessário.

Cinco dicas para obter suporte executivo para o seu projeto:

1. Recrutar um patrocinador. Se o seu projeto tiver implicações estratégicas para sua empresa, diretamente para clientes ou, indiretamente, ativando atividades internas mais eficientes e efetivas em apoio a clientes, você deve recrutar um patrocinador. Trabalhe diretamente com seu relatório para gerente ou o chefe do seu Gerenciamento de Projetos para reforçar a importância do projeto e pedir ajuda. Enfatize o papel e as responsabilidades do patrocinador conforme identificado acima e aponte para a pesquisa da indústria que correlaciona o sucesso do projeto eo patrocínio efetivo.
2. Treine seu patrocinador. Enfatize o papel como estratégico, não tático ou como figura de proa. A maioria dos executivos assume o papel de patrocinador sem treinamento formal ou mesmo contexto para suas responsabilidades. Enquanto você está no papel um tanto estranho de treinar um executivo, a maioria desses indivíduos apreciará seu contexto e orientação. As questões de responsabilização, reforço de valores e proteção da equipe devem ser o seu principal foco ao embarcar no seu patrocinador executivo.
3. Envolva ativamente e envolva seu patrocinador. Os melhores relacionamentos do gerente de projeto / patrocinador executivo são altamente interativos. É importante que as duas partes estabeleçam um protocolo de comunicação claro para atualizar as atividades do projeto, além de sinalizar e responder às emergências. O gerente do projeto deve incentivar o patrocinador executivo a assistir ao status ou às reuniões da equipe de vez em quando para mostrar interesse genuíno e atuar como líder de torcida ativo para a organização para os sucessos das equipes.
4. Peça o suporte técnico para o seu patrocinador. É sempre útil ter alguém com mais experiência do que observando e oferecendo feedback e treinamento construtivos e positivos em seu desempenho. Deixe seu patrocinador saber que você recebe esta entrada em sua unidade para melhorar, e quando é recebida, aceite-a com graça.
5. Aproveite o patrocinador cuidadosamente para os grandes problemas . Tenha cuidado para não ver ou tratar seu patrocinador demais em questões táticas. O melhor e melhor uso do seu patrocinador é ajudar a proteger os recursos; servindo como porta-voz da equipe do projeto para o grupo de gerenciamento mais amplo e ajudando você a reforçar os valores essenciais da equipe. Existe um ato de equilíbrio que o gerente de projeto deve respeitar ao considerar o desenho do patrocinador nas atividades da equipe.

The Bottom Line for Now:

O papel do patrocinador executivo é uma das peças importantes do quebra-cabeça para o sucesso das iniciativas do projeto. Os gerentes de projetos bem-sucedidos compreendem a importância desse papel e trabalham para obter suporte executivo no nível e intensidade certos. Se o papel do patrocinador estiver ausente ou vago, leve-se a você para recrutar e treinar seus patrocinadores executivos para apoiá-lo, sua equipe e sua empresa para o sucesso.