Compreendendo os projetos de cinco etapas de um projeto

Enquanto algumas metodologias de projetos, como abordagens ágeis, comprimem ou repitam os seguintes estágios em ciclos iterativos mais rápidos, o trabalho de cada etapa é visível e distinto em cada projeto.

Projetos formais seguem um processo de cinco estágios como segue

1. Iniciação: formação de equipe de projeto, faturamento de projeto e pontapé inicial.
2. Planejamento: finalizando o escopo do projeto, definindo a quebra detalhada do trabalho, avaliando o risco, identificando os requisitos de recursos, finalizando o cronograma e preparando o trabalho atual.

1. Execução: executando o trabalho real exigido pela definição e escopo do projeto.
2. Monitor e Controle: gerenciamento, relatórios e controle reais dos recursos e orçamentos durante a fase de execução.
3. Projeto Fechar: entrega do projeto, avaliação das lições aprendidas, adiamento da equipe do projeto.

Fluxo de projeto tradicional

Independentemente do tamanho do projeto, o movimento através dos estágios é o mesmo. O projeto é iniciado ou lançado com uma carta que identifica o gerente do projeto e descreve a importância do projeto.

Uma vez que o projeto foi iniciado, ele se move para a fase de planejamento. Aqui, as equipes principais e de trabalho identificam o trabalho necessário para serem concluídas para alcançar o escopo do projeto e desenvolver estimativas e avaliações de tempo, custos, recursos e riscos.

Após a fase de planejamento, o trabalho começa e ocorre em uma ordem definida necessária para passar das atividades anteriores ou anteriores às atividades sucessoras.

As dependências do projeto desempenham um papel importante nessa fase.

Enquanto a execução está sendo realizada, o gerente do projeto e os membros da equipe monitoram, relatam e controlam o projeto geral, com ênfase nas atividades do caminho crítico. Este trabalho continua até a conclusão da fase de execução e o projeto é entregue ao cliente.

A fase final, perto do projeto, envolve o encerramento da entrega, avaliando as lições aprendidas e ajustando a equipe do projeto para que os membros possam avançar para sua próxima iniciativa.

Para projetos de desenvolvimento de desenvolvimento ágeis ou iterativos, o planejamento e a execução ocorrem em brotos ou sprints curtos, com os estágios repetindo até que o projeto seja completado para satisfação do cliente.

Explicação detalhada para cada etapa

Iniciação: Uma iniciação sólida do projeto não só configurará seu projeto para o sucesso, mas também estabelecerá as bases para todos os estágios futuros. Durante a iniciação, você atribuirá os membros da equipe do projeto, informá-los sobre os objetivos gerais do projeto e perguntar ao cliente ou ao proprietário do projeto tantas perguntas quanto possível para que você possa planejar o projeto de forma eficiente.Também é um ótimo momento para desenvolver entusiasmo na equipe sobre o projeto e coletar detalhes de última hora que possam influenciar o planejamento do projeto. As etapas adicionais incluem:

• Análise das partes interessadas
• Atribuição de um patrocinador executivo
• Desenvolvimento e comunicação de documentos da Carta
• Reunião de lançamento formal

Planejamento : uma vez que você iniciou o projeto e reuniu todas as informações relevantes, você começará a planejar seu projeto. A fase de planejamento depende do tamanho do seu projeto, da quantidade de informações que você precisa organizar e do tamanho da sua equipe.

O resultado final do planejamento deve ser um plano ou horário de projeto claro, do qual todos seguirão as tarefas atribuídas. Usar um programa de planejamento de projetos como o Microsoft Project ou o Basecamp é extremamente útil ao planejar um projeto. Se você não tem acesso a um desses programas, faça uma busca geral on-line para o software gratuito de planejamento de projetos. Embora o uso de um programa de planejamento de projetos seja útil, nem sempre é necessário. Usar o Excel e o Word para criar seu plano e comunicá-lo ao time é igualmente eficaz. As tarefas específicas na fase de planejamento incluem:

• Criando um plano de comunicação para as diversas partes interessadas
• Desenvolvendo uma estrutura detalhada de quebra do trabalho.
• Identificando o caminho crítico.
• Plotando recursos no plano do projeto e refinando o seqüenciamento do trabalho com base em dependências de projetos e restrições de recursos.
• Desenvolvendo um cronograma detalhado.
• Avaliando riscos e desenvolvendo um plano de priorização e mitigação de risco.

Execução: Agora que você possui um plano de projeto sólido, a equipe pode começar a executar o projeto contra as tarefas atribuídas. É o palco em que todos começam a fazer o trabalho. Você vai querer iniciar oficialmente o estágio de execução com reuniões em pessoa para garantir que todos tenham o que precisam para começar a executar sua parte do projeto. Fazer com que o time comece no caminho certo é parte integrante do sucesso do projeto, de modo a articular claramente o plano de programação e comunicação.

Monitor e Controle: Enquanto o projeto está no estágio de execução, você começará a monitorá-lo e controlá-lo para garantir que ele esteja se movendo conforme planejado. Há várias maneiras de monitorar e controlar um projeto. Os check-in casuais com líderes de equipe, organizados diariamente "stand-ups" ou mais reuniões de status semanais formais são efetivos. A informação que sai dessas reuniões ou canais de comunicação informará o ciclo de feedback e, em última análise, qualquer re-planejamento e ajustes necessários para o projeto. Outras atividades importantes nesta etapa incluem:

• Aderindo ao seu plano de comunicação pré-estabelecido para garantir a conscientização das partes interessadas sobre o status do projeto.

• Monitoramento de equipes de trabalho e atividades de trabalho no caminho crítico.

• Identificando oportunidades para melhorar o desempenho do cronograma viabilizando ou completando atividades em paralelo ou, quando necessário, bloqueando o cronograma adicionando recursos.

• Monitorando custos reais versus custos planejados.

• Em alguns casos, monitoramento, cálculo e geração de relatórios sobre o valor obtido para o plano do projeto.

• Monitorar e atenuar os riscos e refinar o plano de risco, conforme necessário.

Fechar do projeto: Uma vez que todos os detalhes e tarefas do seu projeto estão completos e aprovados pelo cliente ou proprietário do projeto; Você pode finalmente fechar seu projeto. O fechamento de um projeto é tão importante como a sua iniciação, planejamento e execução. Você quer documentar todas as informações do projeto e organizá-lo de forma adequada para que você possa voltar para isso, se necessário. Também é um bom momento para realizar um post-mortem no projeto para que todos os membros da equipe possam refletir sobre o que correu corretamente ou errado durante o projeto. Também deve ser documentado para que o resultado possa ser compartilhado com outros membros do projeto e arquivado em uma pasta do histórico do projeto. Finalmente, é importante adiar formalmente a equipe do projeto, fornecendo feedback e avaliações de desempenho conforme indicado pela política da sua empresa.

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Atualizado por Art Petty