Corrigindo os 5 grandes problemas que provocam desastres para o seu projeto

Alguns anos atrás, ao navegar uma embarcação muito pequena, de duas pessoas em um lago interior, cometi uma série de erros que fizeram com que o barco se inclinasse no que parecia ser lento. Por um longo período de tempo, reconheci a implicação de meus erros e me senti impotente para fazer qualquer coisa sobre a situação. Eu estava em um dunking e uma dose de humildade.

Foi levemente perturbador que meu participante involuntário, minha tia, acabaria ali também em sua viagem inaugural em um ofício que eu descrevi como incapaz de inclinar.

Enquanto caminhávamos na água morna, seguramos nossos casacos de vida, ambos começamos a rir da súbita situação que agora incluía o mastro do veleiro preso na lama. Depois de me recuperar do meu acidente e ganhar conhecimento e experiência adicionais, reconheci que poderia ter feito facilmente ajustes no barco direito e continuar nossa jornada sem impedimentos e um pouco mais seco.

Quase todos os gestores de projetos experientes ou participantes da equipe do projeto viveram uma situação análoga em que as circunstâncias convergem para propiciar a iniciativa e manter o mastro firmemente na lama, deixando as pessoas se mexerem pensando o que aconteceu .

O desafio para todos nós é reconhecer nossos erros críticos antes do tempo e contra-os antes de chegar a um ponto a partir do qual não há recuperação. Este artigo oferece orientação para os profissionais do projeto na reversão dos 5 grandes problemas que ameaçam mergulhar muitos projetos no lago.

1. Purpose Drift

Além do patrocinador executivo, gerente de projeto e alguns membros da equipe principal, a maioria dos indivíduos e grupos de trabalho não pensam muito sobre a finalidade geral do projeto em uma base diária. Eles estão focados em suas tarefas de trabalho, prazos e os problemas e obstáculos à sua frente, e o grande quadro está desfocado no fundo de seu trabalho.

A perda da visão para o propósito semeia as sementes de uma variedade de problemas, incluindo motivação, moral, qualidade, criatividade e inovação.

Para drift purpose drift, esforçar-se para manter este contexto crítico em vista clara para todos os participantes do projeto. Alguns gerentes de projeto analisam o objetivo no início de cada reunião de avaliação de status ou marco. Outros envolvem seus membros principais da equipe para reiterar o propósito às equipes de trabalho regularmente. O objetivo é destacado para fornecer contexto para a necessidade de encontrar soluções criativas para dilemas vexantes. Uma equipe com a qual trabalhei incluiu a declaração de propósito do projeto no topo de cada documento de projeto. Independentemente da tática utilizada para reforçar o propósito, as equipes de projetos de alto desempenho encontram uma maneira de trazer um contexto crítico para o trabalho dos membros da equipe quase todos os dias.

2. Customer Confusion

Um primo próximo a propósito drift, confusão sobre o verdadeiro cliente para a iniciativa contribui para todos os tipos de problemas desestabilizadores. Para projetos onde o cliente é tangível e disponível, encontre uma maneira de envolver regularmente o cliente com a equipe. Crie o cliente nas principais etapas de tomada de decisão e solicite informações sobre os entregáveis ​​ao longo do caminho. Quando o cliente não pode estar presente, uma equipe que encontrei traz um bicho de pelúcia para a reunião como um proxy.

Quando uma decisão é solicitada, os membros da equipe apontam ativamente para este

representante do cliente e perguntam: "O que ele / ela realmente precisa? "Se eles não conseguem descrever a resposta com confiança, o cliente real está envolvido para fornecer um contexto adicional. Para as iniciativas em que o projeto é um grupo mais amplo ou público-alvo, o proprietário do cliente (muitas vezes um membro da equipe de marketing) deve ser responsável por construir e comunicar a pessoa do cliente juntamente com os principais desafios que a iniciativa pretende resolver essa audiência. Este passo é geralmente ignorado ou reduzido, levando inevitavelmente a problemas a jusante com priorização, escopo de escopo e outras doenças que praticamente garantem obter o mastro preso na lama.

3. Escopo Creep

Também documentado como o fenômeno do escopo do escopo está na literatura do projeto, continua sendo epidêmico em nossas organizações e em nossas iniciativas de projetos.

É preciso uma disciplina incrível por parte do gerente do projeto e do patrocinador executivo para minimizar a deriva e a distração que resulta da incorporação de idéias e ideias boas, mas fora do alcance.

Embora o escopo não seja necessariamente revestido de ferro, uma mudança para o resultado esperado do projeto deve ser considerada apenas no contexto da verdadeira finalidade do projeto e as necessidades do cliente. E lembre-se, os clientes invariavelmente dirão "sim" a mais recursos, quando, na realidade, a equipe do projeto deve se concentrar nos problemas em questão e avaliar se a mudança de escopo é importante para essa causa. Crie o processo para avaliar mudanças de escopo através de filtros adequados e muito apertados ou você arrisca contribuir para uma inclinação a jusante de sua iniciativa.

4. Confusão em torno da estrutura da equipe

A velha rotina de comédia Abbot e Costello, "Quem está em primeiro lugar", onde os dois se envolvem em uma briga prolongada que retrata confusão sobre os papéis e cargos no baseball com base em declarações e não em perguntas (

Quem está no primeiro … um fato, alguém chamado O que está no segundo e outro personagem, Eu não sei , está em terceiro), sublinha muitas situações de equipe. Na literatura e estudo de equipes, uma das doenças comuns das equipes de baixo desempenho é a confusão sobre quem está verdadeiramente envolvido e quais são suas principais responsabilidades e responsabilidades para a iniciativa. Em todos os casos em que encontrei uma equipe de projeto de alto desempenho, grande esforço foi colocado no estabelecimento de membros da equipe e na definição de funções e responsabilidades.Algumas equipes têm membros que definem documentos de carta individuais que explicam as principais responsabilidades e responsabilidades e garantem que esses documentos sejam visíveis e acessíveis para todos verem e analisarem. Outros limites da equipe da polícia com cuidado para garantir que a adesão não seja fluida com indivíduos se juntando ou saindo aleatoriamente.

Parte e parcela da estrutura da equipe também garante clareza em torno do papel do líder. Um gerente de projeto que encontrei usa a pergunta: "uma vez que essa iniciativa acabou, o que você vai dizer que eu fiz? "Iniciar a discussão em torno de seu papel como líder. Ela traduz a contribuição dos membros da equipe para uma descrição do trabalho completa com responsabilidades e publica isso para toda a equipe.

5. Valores de Deficiência

A minha força desestabilizadora final centra-se nos valores ou na sua falta em muitas equipas. Um conjunto de valores bem definidos descreve os comportamentos esperados para todos os participantes da equipe. Os valores definem a responsabilidade e as expectativas para as questões de resolução de problemas, a resolução de desentendimentos, a proposta de inovações e a navegação nos obstáculos de trabalhar em conjunto.

Os gerentes de projetos efetivos trabalham com os membros da equipe e o patrocinador executivo para esclarecer e codificar os valores e torná-los visíveis para todos. Eles também se concentram em reforçar ou viver os valores em uma base diária. Ao modelar os comportamentos corretos, eles ajudam a incorporar os valores profundamente na cultura da equipe. Embora seja ideal para estabelecer valores de equipe claros no início da iniciativa, isso pode ocorrer mais tarde no processo, conforme necessário, para ajudar um grupo a se afastar de controle.

A linha inferior para agora:

Existem inúmeras influências desestabilizadoras que podem se combinar para orientar seu projeto para o lago metafórico e a lama, no entanto, as cinco acima são causas profundas de problemas potencialmente enormes . Se você sente que sua equipe de projeto está inclinando-se em câmera lenta, vale a pena rever cada uma dessas questões e evitar um resultado desconfortável.