Como faço para deduzir meu celular como uma despesa de negócios?

Os telefones celulares não são mais propriedade listada - o que isso significa?

Por vários anos, o IRS tratou as despesas de telefone celular para empresas e funcionários como parte de uma categoria de ativos de negócios chamado propriedade listada. Esta categoria de ativos inclui ativos que podem ser usados ​​para fins pessoais e comerciais, pelo que o IRS exigiu uma manutenção de registro mais detalhada por parte dos negócios, a fim de separar o uso de celulares como despesas comerciais dedutíveis de uso pessoal.

Uma disposição do Small Business Jobs Act de 2010 removeu telefones celulares da categoria de propriedade listada.

Os telefones celulares são um benefício marginal

Embora o IRS tenha removido telefones celulares da categoria de propriedade listada, ele não removeu os custos do celular da categoria de benefícios adicionais. A maioria das empresas atualmente exige que os funcionários que viajam ou que ocupam cargos de administração tenham telefones celulares.

Mas quanto do uso do telefone celular é pessoal e esse uso pessoal é um benefício tributável para o empregado? O IRS diz que um telefone celular fornecido pelo empregador é um benefício adicional para o empregado, e o valor do telefone, incluindo o custo do telefone e as taxas mensais, é tributável para o empregado, a menos que seja comprovado que o telefone é sendo usado principalmente para fins comerciais. (Internal Revenue Bulletin 2011-38)

Mas o IRS também diz que "quando um empregador fornece um empregado com um telefone celular principalmente por … razões comerciais , o uso comercial e pessoal do celular geralmente não é tributável para o empregado.

O IRS não exigirá a manutenção de registros de uso comercial para receber este tratamento livre de impostos. "

Telefones celulares como condição de trabalho benefício marginal

O IRS chama telefones celulares de" funcionando condição de benefício adicional ", isto é," qualquer propriedade ou serviço prestado a um empregado do empregador na medida em que, se o empregado pagou por tais bens ou serviços, esse pagamento seria permitido como uma dedução "como um negócio ordinário e necessário despesa.

Como benefício marginal de condição de trabalho, o uso pessoal do empregado não afeta a capacidade do negócio de deduzir os custos de telefone celular relacionados a negócios, nem é tributável para o empregado como benefício adicional.

Em primeiro lugar, o principal objetivo comercial deve ser estabelecido, para que as despesas relacionadas a negócios sejam dedutíveis para o negócio e para evitar ter o uso pessoal do telefone fornecido pela entidade empregada para o empregado. O uso pessoal não comercial do telefone celular é não dedutível como despesa comercial da empresa.

Se você exige que os funcionários usem telefones celulares para fins comerciais, o uso pessoal do empregado é tratado para fins fiscais como um benefício marginal de minimis conforme definido pelo IRS.Esta disposição do IRS se aplica ao uso de um telefone celular fornecido pelo empregador após 31 de dezembro de 2009.

Objetivos comerciais para celulares

O "ordinário e necessário" é determinado pelo IRS e aplica-se a telefones celulares de maneiras específicas. Um exemplo usado pelo IRS para descrever "fins comerciais" é o requisito pelo empregador de entrar em contato com o empregado durante o horário não comercial. O IRS diz que fornecer o telefone celular para fins de "moral ou boa vontade", atrair um novo empregado ou fornecer compensações adicionais a um empregado não é considerado "propósitos comerciais" e não exclui que o celular seja um benefício adicional.

Mantenha bons registros no celular Use

Tirar telefones celulares da categoria de propriedade listada não significa que você possa ignorar a questão de manter bons registros no uso pessoal de telefones celulares. Você ainda deve ser capaz de provar que o telefone foi usado principalmente para fins comerciais.

O que fazer em seguida

Para evitar problemas de auditoria fiscal e cumprir as leis relativas ao uso de telefone celular relacionado a negócios, discuta o problema com seu assessor de impostos. Algumas medidas que você pode querer considerar:

• Restringir telefones celulares apenas para os funcionários que devem tê-los para executar corretamente suas funções, como representantes de vendas externas, gerentes que viajam com freqüência e executivos.
• Mantenha os logs do celular para verificar o uso do negócio. Se isso for oneroso, encontre uma maneira de acessar os logs do telefone celular on-line através do seu operador, para que você possa recuperá-los, se necessário.
• Exigir que os funcionários com telefones celulares fornecidos pela empresa tenham outro telefone celular para uso pessoal.

Leia mais sobre o IRS no tratamento fiscal de telefones celulares fornecidos pelo empregador.