Onde e como envio formulários W-2?

ACTUALIZAÇÃO: Novo prazo para envio de formulários W-2

O prazo para a apresentação de formulários W-2 e W-3 com a Administração da Segurança Social foi alterado. Para os formulários de 2016 (e no futuro), o prazo de inscrição é 31 de janeiro. O prazo para a entrega de formulários W-2 aos funcionários ainda é 31 de janeiro do ano seguinte. A data de apresentação anterior foi criada para ajudar a evitar a fraude fiscal. Leia mais sobre os prazos anuais do relatório de imposto de folha de pagamento de 2017.

O novo prazo aplica-se a todos os depósitos W-2, até mesmo arquivamento on-line.

Antes de enviar os Formulários W-2

Você deve preparar uma Declaração de salários e impostos W-2 para cada funcionário, mostrando o salário recebido, imposto de renda federal e estadual retido, outras deduções e informações necessárias para que o empregado prepare sua declaração de imposto pessoal. Se você não está apresentando formulários W-2 on-line, você também deve preparar um formulário W-3, resumindo as informações incluídas no W-2. Certifique-se de que todas as informações no formulário W-3 sejam exatamente as mesmas do W-2, incluindo as informações da sua empresa. Os totais em cada formulário devem corresponder.

Revise esses outros erros comuns ao enviar formulários W-2 e W-3. Se você cometer um erro e deve corrigir um formulário W-2, você também terá que enviar um W-3 alterado.

Informações gerais para enviar formulários W-2

Envie seus formulários W-2 para a Administração da Segurança Social (SSA), NÃO para o Internal Revenue Service. Como revisar e enviar esses formulários:

• Revise os formulários W-2 preenchidos para garantir que todas as informações sejam claras e legíveis. Mantenha a cópia A - a cópia vermelha.
• Envie a cópia vermelha A de cada formulário W-2 para o SSA. O SSA não aceita fotocópias.

Enviando formulários W-2 para o SSA Online

Você pode enviar arquivos eletrônicos de formulários W-2 on-line para a Administração da Segurança Social através da seção de serviços comerciais on-line.

Você não precisa incluir o formulário W-3 se você arquivar os formulários - o SSA calculará um total dos formulários W-2. Não há extensão do prazo de inscrição de 31 de janeiro para arquivamento on-line. Você também pode enviar formulários corrigidos on-line.

Enviando formulários W-2 para o SSA por correio

• Envie os formulários pelo serviço postal da U. S. para a administração da segurança social em: Data Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
• Se você arquivar no último minuto e deve usar um serviço de entrega particular, como UPS ou Federal Express para obtê-lo lá durante a noite, o endereço é diferente: Data Operations Center, ATTN: W-2 Process, 1150 E. Mountain Drive , Wilkes-Barre, PA 18702-7997.
• Os formulários corrigidos devem ser enviados para: Data Operations Center, P. O. Box 3333, Wilkes-Barre, PA 18767-3333, se você os enviar por correio normal. Se você enviá-los por serviço de entrega particular, use o mesmo 1150 E.O endereço da Mountain Drive que você usaria para cópias originais enviadas durante a noite.

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