Como a equipe de RH precisa pensar em questões

A pergunta do empregado parece simples, direta e deve ser fácil de responder. Certo? Não se o seu trabalho estiver em Recursos Humanos. Mesmo a questão mais simples do empregado levanta inúmeras bandeiras vermelhas para a equipe de RH de um empregador. Mais uma vez, você caminha nesse caminho de cinco pontas. Como você satisfaz todas as cinco partes interessadas enquanto trata o funcionário atual de forma justa?

O que é melhor para o empregador? O que é melhor para o empregado?

O que é legal ou exigido por uma agência governamental? O que define o precedente para as decisões futuras e o tratamento justo dos funcionários? Qual decisão irá levá-lo a processar com todos os custos concorrentes e agravamento?

Você não pode tomar uma decisão, a menos que a decisão satisfaça todos os cinco interessados ​​- até certo ponto. Realmente é uma maravilha que às vezes é o participante do funcionário que sofre? Veja como as pessoas dos Recursos Humanos têm que pensar e tomar decisões para responder a uma pergunta do empregado. Vamos usar a modificação desta política de viagens da feira da empresa como exemplo.

Como a RH pensa, toma decisões e respostas Perguntas

A pergunta fornecida por um leitor pareceu simples o suficiente. Um funcionário, que viaja em negócios da empresa para feiras e outros eventos de clientes, queria prolongar seu tempo na cidade do evento usando o tempo de férias. Sem problemas.

Não há problema, isto é, até que o RH o informasse sobre como os dias seriam cobrados contra seu tempo de férias pago.

Com simpatia tanto para RH quanto para o empregado, veja como uma pessoa de RH tem que pensar e tomar decisões.

O empregado viajou no domingo para uma feira comercial. (Nenhum problema com este tempo de viagem, a empresa, por política, que todos os funcionários entendem, não paga o tempo de viagem de fim de semana para funcionários isentos). O funcionário trabalhou de segunda a quarta-feira na feira e queria começar o uso do dia de férias após o evento .

Ok, disse que o gerente de RH, quinta-feira e sexta-feira, são dias de férias. Não, respondeu o empregado, na quinta-feira, eu normalmente viajaria de volta para a empresa; Desde aquele dia seria pago como parte da minha semana normal de trabalho, não é justo fazer-me um dia de férias para cobrir quinta-feira. Você está comigo?

O pensamento de RH e a tomada de decisão começam a rolar

Ok, diz o gerente de RH, cuja primeira inclinação é cobrar quinta-feira como um dia de férias, uma vez que o empregado não está, de fato, usando o dia para viajar de volta ao empresa. A pessoa de RH, com razão, não quer ter que tomar decisões de tempo limite do empregado, caso a caso, para os funcionários que participam de eventos patrocinados pela empresa.

Verificando com alguns CEOs e outra pessoa de RH, ambas as decisões tinham apoiantes. Se o funcionário deveria retornar da conferência na quarta-feira e trabalhar na quinta-feira, a quinta-feira deveria ser um dia de férias.

Se a quinta-feira seria normalmente um dia de viagem, ele contava como um dia de trabalho, não como um dia de férias. Em circunstâncias normais, ele viajaria de qualquer maneira e a empresa não deveria penalizá-lo porque prolongou sua estadia com férias.

Mas, ele optou por não viajar de volta, mas em lugar de ir de férias, disseram os dissidentes.

Esse não é o problema da empresa e só pagamos o tempo de viagem se o empregado usar o dia da semana para viajar de volta. Uma vez que não pagamos qualquer tempo de viagem nos fins de semana e não existe um dia de viagem, os funcionários só devem ser pagos se estiverem funcionando.

Além disso, normalmente um empregado, a menos que ele fosse designado para o desmembramento da cabine, seria esperado viajar de volta na quarta-feira e reportar para trabalhar na quinta-feira. Ele conseguiu chegar atrasado com seu gerente se seu vôo fosse um olho vermelho.

Nesse caso, nenhuma pergunta, quinta-feira deve ser cobrado como um dia de férias. Mas, o que foi passado a prática na empresa? Os funcionários esperam viajar na quarta-feira, se possível, ou é quinta-feira no dia normal de viagem para retornar.

Na minha experiência, a maioria dos funcionários quer voltar para casa e trabalhar o mais rápido possível.

Então, eles viajam para casa na quarta-feira se qualquer vôo é possível, ao invés de passar uma noite saindo sozinho em uma cidade estranha com nada a fazer.

Esta é também uma questão de setor privado versus público. Se você é um empregado do setor público, muitas vezes trabalhando sob as condições negociadas de um contrato de união, você espera considerações como o pagamento por cada minuto que você trabalha. Se não estiver em compensação direta, um funcionário do setor público espera tempo de compensação por horas trabalhadas e também esperaria ser pago por viajar no fim de semana.

Este pensamento é um anátema para um empregador do setor privado que espera que os funcionários isentos façam o trabalho e atinjam os objetivos. De fato, pensar como um funcionário horário irá impedir sua carreira e torná-lo menos valorizado como empregado. Aqui estão alguns pensamentos anteriores sobre compensar os funcionários pelo tempo de viagem.

Se o empregado é um empregado por hora ou sem demissão, os empregadores devem levar em consideração o tempo de viagem pago, além das horas trabalhadas na feira. Quando um empregado é elegível para o tempo excedido, estes regulamentos aplicam mesmo na estrada.

(Esta é uma das minhas teorias sobre o motivo pelo qual os funcionários não envolvidos são tão raramente convidados a viajar para eventos e treinamento de clientes. Os regulamentos governamentais tornam seu custo de atendimento proibitivo - ou pelo menos - uma dor no atraso para contabilizar e pagar por empregadores. E, tanto quanto essas regras podem inibir a utilização e o crescimento profissional dos funcionários horários, minhas simpatias são com os empregadores.)

Saiba mais sobre como a equipe de RH precisa pensar em questões e a decisão resultante.

Você não odeia o jargão HR? Comece com a palavra: incentivar.

Mais Considerações sobre a Decisão de RH sobre a Política de Exposição de Comércio

O próximo problema que a RH precisa considerar, neste caso, é que muitos funcionários viajam freqüentemente para a feira e outros eventos da empresa.Uma decisão tomada, neste caso, tem ramificações de longo alcance para o empregador e decisões sobre outros pedidos de funcionários no futuro.

Os RH realmente querem tomar essas decisões caso a caso?

Em que ponto o trabalho termina e as férias começam? Quando a feira termina em 4 p. m. na quarta-feira?

Quando o último avião sai para a cidade natal do empregado na noite de quarta-feira? E se não houver avião na quarta-feira? Quanta documentação e pesquisa precisarão que o RH precise no futuro de outros funcionários para garantir que o tempo limite da empresa nas decisões contábeis seja consistente e justo?

Em algum momento, o RH deve determinar que uma decisão a favor de permitir que esse empregado use quinta-feira como dia de férias tem muitas ramificações para pedidos semelhantes no futuro. O funcionário se sentirá compreensivelmente infeliz.

Mas, ninguém em RH, a quem eu conheço, quer gastar seu tempo de trabalho, pois o tempo de HR carrega o policial. O funcionário está escolhendo não viajar de volta no tempo pago; ele pode viajar de volta se quiser pagar e depois ir de férias. Qualquer outra decisão abre caminho muito grande de uma lata de vermes.

Um pensamento final para a pessoa de RH envolve a forma como os funcionários foram tratados no passado.

Os funcionários geralmente viajam na noite de quarta-feira ou quinta-feira? Se quinta-feira, espera-se que apareçam no escritório? Se quarta-feira à noite, quanto de quinta-feira esperava que eles trabalhassem?

Se, no curso normal dos negócios, ele voltasse a quarta-feira à noite, e a quinta-feira deveria contar como férias.

Se, no curso normal dos negócios, viajasse quinta-feira, mas espera-se que também apareça no local de trabalho na quinta-feira, e a quinta-feira deve ser cobrado como um dia de férias.

Ah, é a primeira vez que você já encontrou esta questão? Ótimo. Você tem a chance de estabelecer o precedente e estabelecer a política e as práticas de viagem da sua empresa.

Você provavelmente até conseguiu adicionar sua decisão ao manual do empregado, para que todos os funcionários conheçam o lay of the land para orientar suas decisões no futuro.

HR atinge uma solução

Como sobre isso para uma solução para a questão atual? Como a empresa lidou com viagens de funcionários para feiras e eventos de clientes no passado? Os funcionários voam de volta naquela noite e trabalham no dia seguinte ou a empresa dá-lhes margem de manobra e deixa-os voar de volta no dia seguinte ao evento e se reportar para trabalhar no dia seguinte?

Determine o que governou o gerenciamento dessas práticas no passado, de acordo com vários de seus gerentes responsáveis ​​pelos funcionários que participam de eventos voltados para o cliente. A prática passada determinará o uso de um dia de férias - ou não - para a ausência na quinta-feira.

E se você descobrir - como é provável - que as práticas foram inconsistentes em todos os níveis e não existe uma prática anterior clara?

Eu desenharia uma linha na areia. Diga ao empregado atualmente perguntando, que não tinha regras para guiá-lo, que ele pode usar um dia de férias para quinta-feira. Em seguida:

• desenvolva sua política,
• adicione a política ao manual do empregado,
• treinem os funcionários que viajam sobre a política revisada,
• que os gerentes saibam que o critério da administração não guiará mais as decisões de viagem dos funcionários porque o as decisões não foram consistentes e justas e
• usam a nova política para tomar decisões consistentes e justas no futuro.

Idioma da política de viagem para o futuro

Em uma empresa onde os funcionários viajam freqüentemente por negócios e especialmente se o grupo de funcionários é grande, seria um pesadelo para a empresa tomar decisões caso a caso e a empresa nunca poderia ser justa em geral. Os requisitos de documentação para funcionários aumentam o fardo desnecessário.

Nitpicking com bons funcionários que contribuem com o rastreamento de minutos de tempo é insultante e degradante - para o gerente, RH e o empregado. E derrota seu propósito de confiar em funcionários, tratando funcionários como adultos e esperando que os funcionários tomem decisões responsáveis ​​nas diretrizes estabelecidas.

Então, dependendo das necessidades da sua empresa, aqui está a política que eu recomendaria como parte de sua política geral de viagem. (Você tem um monte de decisões adicionais para uma política abrangente.)

E, por sinal, se você tem apenas alguns funcionários que viajam? Ignore todo esse pensamento de RH e tomada de decisão. Duh! Os gerentes podem tomar decisões contabilísticas do tempo caso a caso.

Viagem para e de eventos patrocinados pela empresa:

Em (nome da empresa), os funcionários freqüentemente viajam para negócios. Os funcionários participam de reuniões de treinamento ou de associação profissional, visitam fornecedores e concorrentes, se encontram com clientes e atendem a feiras comerciais e outros eventos de interação com o cliente, para citar apenas alguns exemplos. Como esses eventos são freqüentemente realizados em locais desejáveis, os funcionários freqüentemente pedem para usar seu PTO ou tempo de férias para estender sua estadia no local do evento.

Nesses casos, a empresa é responsável pelo custo das viagens dos funcionários, incluindo aviões, táxis, ônibus de aeroporto e meios de transporte necessários desde o dia em que o empregado viaja para o evento até o funcionário completar o negócio da empresa no evento. O funcionário deve contabilizar cada dia suplementar de semana retirado do trabalho após o evento como tempo de férias pago, tempo de PTO ou licença não remunerada com permissão de gerenciamento.

Todos os custos incorridos pelo empregado, ou companheiros de viagem, para viagens, alimentos, hospedagem, transporte e assim por diante, enquanto se demora, devem ser pagos pelo empregado. A parcela do bilhete de avião, comprada pela empresa para o retorno do empregado após a participação no evento, ou responsável pela milhagem, normalmente paga pelo retorno do empregado pela empresa, pode ser usada para a casa de retorno do empregado.

A empresa não pagará despesas adicionais. O funcionário deve contabilizar cada dia retirado após o evento patrocinado pela empresa.

Sim, esta é uma longa resposta à pergunta do empregado sobre o uso do tempo de férias para ampliar a viagem do evento da sua empresa. Mas, é um bom exemplo de todos os fatores que o RH deve considerar no pensamento de RH e na tomada de decisões. Não é divertido para RH, mas é necessário pensar em RH e tomar decisões para satisfazer as necessidades dos cinco interessados ​​da empresa.

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