Os conceitos básicos de construção de um orçamento para eventos

Como um planejador de eventos, a permanência no orçamento do seu cliente é a chave. E para fazer isso, você precisa de um orçamento detalhado de eventos que você e seu cliente concordem.

Se você é novo no planejamento de eventos ou um profissional experiente, manter um orçamento de evento o ajudará a manter-se organizado e preparado para qualquer consulta do cliente - e ajudá-lo a evitar o excesso de orçamento.

Para um evento básico, como um seminário ou jantar, Excel ou outros programas de planilhas podem ser úteis.

Liste as seguintes quatro categorias ao longo do topo:

• Item
• Despesa projetada
• Despesa real
• Detalhes

Em seguida, categorize e rastreie os itens de despesas.

Gerenciando um orçamento de eventos

1. Rastreie os custos de aluguel do site. Ao planejar o próprio evento e ao se encontrar com o gerente de vendas do seu local, acompanhe todas as taxas de aluguel projetadas para o espaço de eventos e funções, limpeza, manuseio de bagagem e despesas relacionadas.

2. Estimar os custos de restauração. Isso inclui todas as taxas de alimentos e bebidas, incluindo dicas e gratificações - que podem representar até 30%.

3. Taxas de transporte de documentos. Isso inclui naval, ônibus, transferências de eventos e quaisquer despesas relacionadas.

4. Adicionar despesas de decoração. A maioria dos eventos inclui despesas de decoração, como centerpieces, florais, aluguel de tendas, etc. Aqui é onde você lista esses custos.

5. Taxas de entretenimento e equipamentos de documentos. As despesas comuns nesta categoria incluem o equipamento A / V, mas também é um bom local para listar honorários aos palestrantes ou se você está contratando artistas.

6. Resumir as cobranças de impressão. Várias cobranças de itens pequenos realmente se combinam para criar um item de linha de despesa maior. Estes incluem convites, crachás de nome, cadernos de programas, sinalização de eventos e banners.

7. Item de linha para presentes. Uma dica de evento comum é nunca permitir que um convidado saia de mãos vazias. Então, qualquer presente ou presente que você forneça, acompanhe o custo por eles separadamente; Você ficaria impressionado com o quanto esses itens podem custar.

8. Identificar despesas de atividades. Se o seu evento incluir atividades como golf, tênis, spa, rafting, ciclismo ou outras atividades, você deseja observar o custo dessas taxas separadamente. Considere resumir o custo total em sua planilha e anexar uma quebra.

9. Publique outras despesas. Se uma despesa não se enquadra em nenhuma das categorias acima, liste-as como um item de despesa diverso aqui.

10. Dê a si mesmo uma categoria de fundo de contingência. Dependendo do tamanho ou complexidade de um evento, você pode se dar tanto quanto até 20% do orçamento do evento aqui. Apesar do melhor planejamento, os encargos excederão os planos projetados com despesas que você nunca considera. Isso impedirá que você vá ao orçamento sempre.

11. Resuma as despesas projetadas. À medida que você constrói seu programa de eventos, você terá uma boa projeção das despesas totais. Esta é a informação que você irá compartilhar com o cliente do evento para se certificar de que eles estão cientes do orçamento do evento para que não haja surpresas mais tarde.

12. Resuma as despesas reais. Isso acontece após o evento ter concluído. Subtotal as faturas nas 10 categorias acima mencionadas e documentar o orçamento atual. Se for extremamente favorável, identifique as economias no orçamento real versus o orçamento projetado, demonstrando o valor que você trouxe para o papel.