Formulário i-W-9 - O que é e como preenchê-lo

O Formulário W-9 não é algo que você geralmente precisa se preocupar, a menos que você seja um contratado independente, consultor ou outro trabalhador independente. Você pode ser solicitado a completar o Formulário W-9 do IRS se você ou sua empresa for contratada para prestar serviços a outra empresa. A empresa então usa as informações que você forneceu no formulário para preparar o Formulário 1099-MISC, reportando ao Internal Revenue Service o valor da renda que pagou a você ou a sua empresa.

Você também pode solicitar ao seu banco ou outras instituições financeiras que preencham o Formulário W-9 para que possam preparar vários tipos de formulários 1099 para reportar juros, dividendos e outros tipos de renda que você ganhou para o IRS. Você pode até pedir um quando você estiver abrindo uma conta.

E, é claro, se você ou sua empresa pagarem contratados ou consultores independentes, você também terá que lidar com os meandros do formulário W-9. Felizmente, eles não são complicados.

Onde obter o formulário W-9?

Na maioria dos casos, a instituição comercial ou financeira lhe dará um formulário em branco W-9 e pede que você o complete. Caso contrário, se você ou a sua empresa estiver na posição de ter que emitir o Formulário W-9 para contratados independentes, você pode baixar o formulário no site do IRS.

Formulário de preenchimento W-9

O preenchimento do formulário W-9 é bastante direto. Basta fornecer o seu nome e o número da Segurança Social. As empresas devem indicar seu nome e o número de identificação do empregador lá.

Quando você envia o Formulário W-9, você está certificando ao IRS que o número de identificação fiscal que você está fornecendo é correto e preciso.

Sinais de aviso para ter conhecimento do

O formulário W-9 é um documento de imposto padrão. Por si só, não representa muitos problemas, mas existem algumas situações que podem acender uma bandeira vermelha:

Você não conhece a pessoa ou empresa que lhe pede que preencha o W-9. Você sempre deve ter cautela ao fornecer informações confidenciais como seu nome, endereço, número de Seguro Social ou número de identificação do empregador. Certifique-se de saber quem pede que preencha o formulário, por que o faça e como as informações fiscais que você fornece serão usadas.
Certifique-se de enviar o W-9 com segurança. Não envie o W-9 preenchido como um anexo de e-mail não seguro ou não criptografado. Use um método seguro de entrega, como entrega manual, correio ou um anexo de arquivo criptografado para um e-mail.
Pergunte quais os tipos de documentos fiscais que o solicitante pretende fornecer a você. Se você não tiver certeza sobre por que você está sendo solicitado a completar um W-9, pergunte quais os tipos de documentos fiscais que você pode esperar para receber quando as informações são usadas.
Você esperava um formulário W-4 em vez disso. Se você está iniciando um novo emprego e seu novo empregador lhe entrega um W-9 para preencher, pergunte se você estará trabalhando como contratado independente independente ou como empregado.Os funcionários completam os Formulários W-4 para definir suas retenções de impostos. Os trabalhadores independentes não têm impostos retidos do pagamento - eles são responsáveis por fazer pagamentos ao IRS por conta própria.

Dicas para preencher o formulário W-9 Se você é uma empresa de responsabilidade limitada

Se sua LLC for sua própria entidade fiscal separada, , como uma parceria, C-corporation ou S-corporation, denuncie o nome da LLC e seu número de identificação federal do empregador no Formulário W-9. Verifique a caixa de classificação de impostos apropriada, indicando se você é uma parceria, C-corporation ou S-corporation. não verifique a caixa da empresa de responsabilidade limitada. Isso parece contra-intuitivo, mas é o que o IRS diz em suas instruções.
Se a LLC for possuída por outra LLC, você verificaria a caixa da companhia de responsabilidade limitada. Você também deve indicar a classificação fiscal da LLC principal.
Se a LLC é de propriedade de um único membro , indique a classificação de imposto do proprietário.
Se a LLC é de propriedade de um único membro que é uma pessoa , o IRS instrui que você deve indicar o nome do proprietário na linha "nome" e o nome da LLC na "linha de nome da empresa" . "O IRS prefere que você informe o número do Seguro Social do proprietário em vez do número de identificação do empregado federal da LLC.

Dicas se você está sujeito a retenção de backup obrigatório

Você também deve certificar no formulário W-9 se você está sujeito a retenção de retenção. Esta é a retenção a uma taxa fixa de 28 por cento sobre os pagamentos feitos a você ou a sua empresa sob certas circunstâncias.

Existem dois motivos comuns para a retenção de retenção: seu nome e SSN não correspondem aos registros do IRS, ou você tem uma ou mais dívidas fiscais pendentes e o IRS notificou que você está sujeito a retenção de retenção obrigatória até que esses impostos sejam pago integralmente.

A maioria dos contribuintes está isenta de retenção de retenção, mas se o IRS notificou que você está sujeito a isso, você deve derrubar o idioma no ponto nulo 2 na área de certificação. Esta seção lê:

"2. Não estou sujeito a retenção de retenção porque: (a) Estou isento de retenção de retenção, ou (b) Não fui notificado pelo Internal Revenue Service (IRS) que estou sujeito para evitar a retenção de retenção como resultado de uma falha em reportar todos os juros ou dividendos, ou (c) o IRS me notificou que eu não estou mais sujeito a retenção de reserva. "

Respostas às Perguntas Frequentes

Com que frequência deve Atualizo um formulário W-9?

Você deve enviar um novo formulário W-9 sempre que suas informações forem alteradas. Preencha um novo W-9 se o seu nome, nome comercial, endereço, número da Segurança Social ou número de identificação do empregador tiverem mudado.

Recebi um W-9 de uma fonte improvável. O que devo fazer?

Algumas pessoas receberam pedidos de formulário W-9 de proprietários e outras pessoas ou empresas. O Formulário W-9 é usado para pedir oficialmente a uma pessoa ou empresa que forneça seu nome, endereço e número de identificação do contribuinte para que a parte solicitante possa emitir documentos fiscais adequadamente ao IRS.Em geral, qualquer negócio que lhe pague juros, dividendos, remuneração não empregada ou outros tipos de receita reportável provavelmente solicitará o Formulário W-9, por isso parece improvável que um senhorio peça que você complete um. Se você receber um W-9 de uma fonte improvável que você não espera que você pague dinheiro por algum motivo, pergunte por que é necessário. Não o complete e envie-o se tiver dúvidas, pelo menos não sem consultar previamente um profissional de impostos.

Recebi um W-9 do meu empregador. O que devo fazer?

Se você está ou foi tratado como um empregado com um salário regular e seu empregador de repente lhe pede que preencha um Formulário W-9, isso indica que seu empregador agora quer tratá-lo como um contratado independente. Esta pode ser uma situação bastante pegajosa. Por um lado, existem algumas razões legítimas pelas quais você pode se tornar um contratado independente em vez de um empregado. Por outro lado, os empregadores às vezes enfrentam dificuldades financeiras e não podem mais pagar a metade dos impostos sobre a folha de pagamento.

Se você receber um W-9 do seu empregador, primeiro pergunte se você é um empregado ou um contratado independente. Se você acha que é um empregado e não pode chegar a um consenso depois de conversar com seu empregador, você pode solicitar ao IRS que determine o status do seu trabalho. Claro, seu empregador pode não apreciar isso, mas é melhor estar seguro do que remediar. Se seu empregador reclama você como um contratante independente, você se torna responsável por pagar sua metade dos impostos sobre a folha de pagamento como imposto de trabalho próprio.