Como criar kits de imprensa efetivos

Você pode ter ouvido o termo "kit de imprensa" sendo usado em agências de publicidade e relações públicas e pode ter recebido um kit de imprensa para algo. Embora a forma e a função de um kit de imprensa possam variar muito pela indústria, a definição aceita de um é:

"Um pacote de material promocional fornecido aos membros da imprensa para os informar, especialmente sobre um produto, serviço ou candidato . "

Esse é realmente um termo amplo, e, se isso é tudo o que você precisa seguir, você não estará criando kits de imprensa que tenham o impacto que deveriam ter.

Então, vejamos um pouco mais os componentes reais que podem constituir um kit de imprensa e como montar um que dê ao seu produto ou serviço a melhor chance de publicidade gratuita, também conhecida como mídia ganha. Se você fizer o seu kit de imprensa corretamente, você verá um retorno muitas vezes maior do que o seu investimento inicial, especialmente se o kit obtiver o tempo de serviço do seu produto ou serviço em estações de notícias ou grandes revistas online e em revistas.

Criando seu kit de imprensa

Não há um livro de regras na criação de kits de imprensa que digam quais componentes você deve incluir. Os kits de imprensa variam conforme o que você está usando PR para promover e o tipo de local onde você estará distribuindo seu kit de imprensa. A maioria dos kits de imprensa são enviados, muitas vezes para pessoas que possuem assistentes de administração, e é seu trabalho fazer um kit de imprensa que seja interessante o suficiente para superar essa pessoa. Conteúdo e apresentação, muito importante.

Então, o que você inclui é uma decisão muito importante porque um kit de imprensa é uma maneira fácil de colocar o destaque em você ou em sua empresa.

Você pode até pensar nisso como a compilação de grandes sucessos de sua empresa, porque você está compilando a informação que deseja que a mídia conheça sobre você e seus produtos e serviços em um único pacote. Dito isto, os principais componentes do kit de imprensa que você deseja considerar são:

1. O comunicado de imprensa
O boletim de imprensa do seu boletim de imprensa anuncia toda a ideia.

Se você tiver um novo produto, o kit de imprensa ajuda a apresentá-lo. Se a sua empresa está se fundindo com outra, o kit de imprensa o defende.

Você pode incluir vários comunicados de imprensa no seu kit de imprensa, ou você pode emitir um comunicado de imprensa antes do kit sair. Por exemplo, um kit de imprensa da feira pode conter um comunicado de imprensa da fusão da empresa, três novos comunicados de imprensa e um comunicado de imprensa anunciando um novo CEO.

Uma palavra de cautela; não empilhe seu kit de imprensa com mais de um comunicado de imprensa apenas porque você pode. Se você estiver enviando um kit de imprensa para um editor, você precisará apenas de um comunicado de imprensa. Se você estiver distribuindo seu kit de imprensa em uma feira, vários comunicados de imprensa dentro não são incomuns. Mas lembre-se, quanto mais você incluir, mais trabalho você faz as pessoas.Você quer tornar seu trabalho tão fácil quanto possível.

2. Uma breve carta / índice

Isto é especialmente útil para qualquer tipo de kit de imprensa que inclui muitos elementos diferentes, mas igualmente importantes. Sua carta pode ser endereçada à mídia, agradecendo-lhes o interesse em sua empresa e, em seguida, você pode fornecer um resumo do que está incluído.
Certifique-se de tornar o nome do seu contato de mídia e informações de contato, esclarecer nesta página, pois será o primeiro que ele ou ela verá.

Todos esses elementos ajudam o seu conteúdo a se juntar e se sentem muito mais organizados do que papéis e amostras aleatoriamente preenchidas em uma pasta.

3. Um folheto

PR pros usa kits de imprensa para anunciar um novo produto, mas você também pode incluir sua brochura. Os folhetos são especialmente úteis para explicar seu produto ou serviço fora de um simples comunicado de imprensa. Uma coisa é criar um kit de imprensa para um novo tipo de lanche de saúde; é algo mais totalmente para criar um kit de imprensa que traz um novo produto financeiro para o mercado de investimento.

Para um kit de imprensa da feira, você pode incluir uma série de brochuras que dão ao editor / repórter uma grande quantidade de informações sobre seu produto / serviço. Isso os ajuda a determinar se eles querem mesmo cobrir o que você está oferecendo para a exposição gratuita da mídia.

4. Amostras de produtos

Se o seu produto for pequeno o suficiente, e você pode dar ao luxo de fazê-lo, você deve colocar uma amostra dentro do kit de imprensa.

Isso dá aos editores e repórteres a chance de testar o produto por conta própria e dar-lhe um polegar genuíno para cima ou polegar para baixo.

Se o seu produto for muito grande e você estará realizando uma demonstração em suas instalações, inclua essas informações para que o editor / repórter possa chegar à sua localização e colocar as mãos em seus produtos. Ou se o seu estande da feira está tendo uma demo, essa é outra ótima maneira de dar uma grande quantidade de editores e repórteres de todo o país uma maneira de ver seu produto em ação.

Se você só pode enviar algumas amostras para fora, criou um mailing de kit de imprensa em camadas. O nível superior pode consistir apenas de cinco a dez prospectos, mas eles serão os mais importantes. Eles recebem o item real. As outras camadas recebem menos, com base na sua influência. Alguns podem simplesmente receber um cartão postal ou uma carta que cobre as informações básicas.

5. Cobertura de imprensa passada

Se você recebeu cobertura de mídia gratuita antes, você pode incluir uma folha que detalha esses meios de comunicação. Algumas empresas gostam de incluir cópias de artigos escritos sobre eles no seu kit de imprensa e isso acrescenta um nível de credibilidade à campanha. Apenas não vá ao mar. A divulgação dos êxitos passados ​​é uma coisa, mas uma sessão de vangloria está em desacordo.

Se você estiver incluindo artigos, algumas páginas serão mais do que conteúdo suficiente para o seu kit de imprensa. Determine se uma folha simples que identifica essas lojas em vez disso seria melhor atendendo seu kit de imprensa e o editor / repórter.

6. Uma Ficha de Informações

Esta pode ser uma excelente adição a um kit de imprensa porque detalha recursos, benefícios e outras informações específicas de uma forma que educa o repórter ou editor sobre sua empresa e / ou produtos com hits rápidos de informações.As folhas de informações podem ser usadas para lançamentos de produtos, kits de imprensa sobre novas contratações, conferências de notícias e outras áreas em que você deseja dar aos principais fatos do editor que eles podem querer usar palavra a palavra.

7. Fundo da empresa

Escrever uma página da história da empresa pode ser valioso para kits de imprensa atuais e futuros. Este plano de fundo detalha os começos da sua empresa; de onde você esteve, para onde você está indo e seus planos de expansão e desenvolvimento de produtos. Certifique-se de atualizá-lo com realizações recentes e outras boas notícias em seu histórico.

8. Executive Bios

Se é um novo CEO, um novo executivo de relações públicas ou um novo membro em seu conselho de administração, este é o lugar para informar as pessoas sobre eles.

Bios executivos, juntamente com imagens de alta resolução, fornecem ao editor informações de fundo muito necessárias sobre as pessoas que estão por trás da empresa. Algumas publicações imprimem uma palavra biológica por palavra, então escreva a biografia no ponto de vista da terceira pessoa em vez do ponto de vista da primeira pessoa. E, é claro, certifique-se de que a bios seja precisa e atual. Pode ser embaraçoso incluir informações de contato em pessoas que tenham desistido, ou tenham sido deixadas ir.

9. Uma folha de cotações e perguntas frequentes

As informações do seu contato de mídia devem ser muito fáceis para qualquer editor encontrar outras questões sobre seu kit de imprensa. Mas uma folha de orçamento (com citações diretas das pessoas da sua empresa) também pode ser usada para fornecer citações de editores ocupados que precisam para completar um artigo sem rastrear a pessoa de negócios de uma empresa.

Esta folha pode incluir citações de seus executivos, desenvolvedores de produtos e até mesmo o contato PR. Uma folha de citações pode responder às questões mais óbvias que um editor provavelmente terá, e pode ser posta em um formato profissional e informativo. Você quer que cada citação pareça bem no papel, pois essa citação provavelmente será usada na versão impressa.

10. Imagens de alta resolução em uma unidade flash

As imagens são relevantes para o seu kit de imprensa? Se assim for, certifique-se de que são imagens de alta resolução, armazenadas em um dispositivo de mídia muito útil como uma unidade flash ou um CD / DVD.

Você também pode incluir imagens de alta resolução em seu site para que a mídia faça o download também. Apenas certifique-se de incluir o link direto para sua galeria de imagens em seus materiais do kit de imprensa.

11. CDs, DVDs, Flash Drives, Software e Vídeo

Estes materiais podem ser dispendiosos quando você está criando kits de imprensa em números de massa. Eles são obrigados? Nem sempre. Mas o quão eficaz eles são depende da cobertura que você está procurando.

Se você estiver criando um kit de imprensa para uma banda, um CD de demonstração ou um link para música para download irá obter mais quilometragem em um kit de imprensa do que apenas uma versão anunciando. Se você está tentando obter cobertura para os videogames da sua empresa, um CD que possui várias versões de demonstração de seus novos títulos é uma maneira muito melhor de obter o interesse de um editor do que cinco comunicados de imprensa. Se você acabou de abrir uma nova fábrica e você está enviando seus materiais para editores / repórteres muito longe para viajar para um passeio, um DVD pode oferecer uma excursão por vídeo da instalação.E, é claro, à medida que a tecnologia evolui, também devem seus kits de imprensa. Você poderia incluir um código QR que envia pessoas para um site único, com uma mensagem adaptada apenas a eles.