Etiqueta comercial de um saudação de correio de voz profissional

Se sua empresa usa caixas de correio de voz departamentais para chamadas recebidas, você deseja gravar uma saudação de correio de voz do departamento de som profissional. Este tipo de saudação de correio de voz é ligeiramente diferente da saudação pessoal do correio de voz que está associada à caixa de correio de voz de um indivíduo. Por exemplo, se o seu sistema telefônico permitir que um grupo de extensões telefônicas seja "agrupado" para atender todas as chamadas contábeis gerais, todas as extensões do Departamento de Contabilidade podem ser agrupadas sob a extensão geral do Departamento de Contabilidade.

Quando o atendedor automatizado transfere uma chamada para essa extensão, a próxima extensão disponível receberá a chamada. Se todas as extensões do Departamento de Contabilidade estiverem ocupadas ou indisponíveis, a chamada será transferida para a caixa de correio de voz do departamento.

Opções de saudação de correio de voz

Dependendo do sistema telefônico que você possui em sua empresa, pode haver diferentes opções para o tipo de saudação de correio de voz que você pode compor. Estes incluem:

• Saída de correio de voz geral
  A saudação geral do correio de voz é usada como saudação de correio de voz padrão se nenhum outro tipo de saudação estiver configurado.
• Saída interna de correio de voz
  Isso é usado para cumprimentar pessoas que chamam seu departamento de sua própria empresa (ou seja, de outra extensão). Geralmente, isso só é aplicável a empresas de grande porte.
• Saída de correio de voz externo
  Esta saudação será jogada para pessoas que ligam de fora da sua empresa. O atendedor automatizado do seu sistema telefônico pode desempenhar uma saudação geral da empresa que todos os chamadores externos ouvirão. Se o nome da sua empresa for mencionado nessa saudação, você não precisará dizer isso de novo na sua saudação departamental.

• Saudação de correio de voz temporário ou "Fora do escritório"
  A saudação de correio de voz temporária ou fora do escritório é definida quando todo o departamento não estará disponível por um determinado período de tempo. Por exemplo, o departamento só possui pessoal entre 8:00 da manhã e 5:00 da tarde ou há uma reunião de departamento obrigatória que remove todas as pessoas de atender o telefone. A maioria dos sistemas de correio de voz permitirá que você defina uma data e hora de caducidade para que você não precise se lembrar de desligá-lo quando seu departamento retornar às operações normais.
• No atendimento do correio de voz do telefone (ocupado)
  Esta saudação é usada para informar os chamadores de que o departamento está disponível, mas ninguém pode atender imediatamente porque todas as extensões no grupo do departamento estão ocupadas com outros chamadores.

Elements of Good Department Voicemail Greeting

• Nome do Departamento
• Declaração de que você não pode aceitar sua chamada agora
• Convite para deixar uma mensagem
• Quando eles podem esperar uma chamada de retorno
• Opções adicionais que estão disponíveis (e.g. "Pressione a tecla da libra para retornar para …")
• Endereço do site se ele pode fornecer informações significativas
• Não mais do que 20 - 25 segundos (regra de polegar)
• Não comece com o " Seu chamado é muito importante para nós … "saudação. Esta frase é usada em excesso e geralmente é "desligar" para os chamadores.
• Evite dar muita informação e fazer uma saudação excessivamente longa.

Exemplo Bom Departamento Voicemail Saudações

• Você alcançou o Departamento de Contabilidade. Todos os nossos representantes estão ocupados atendendo outros chamadores. Em vez de perder seu valioso tempo em espera, gostaríamos de retornar a sua chamada dentro de dois horários úteis. Se você quiser retornar ao menu anterior, pressione a estrela agora. Caso contrário, deixe-nos uma mensagem detalhada com seu nome e número. Depois de gravar sua mensagem, você pode pressionar a tecla de libra para mais opções. Obrigado pela sua chamada.

• Você alcançou o departamento de vendas da Operations Tech, Inc. Todos os nossos representantes de vendas estão ocupados atendendo outros clientes, mas gostaríamos de devolver sua chamada o mais rápido possível. Para informações atualizadas sobre preços ou para verificar o status do seu pedido, visite-nos na web. Caso contrário, deixe-nos uma mensagem com seu nome e número após o tom. Se você quiser retornar ao menu anterior, pressione a tecla estrela agora.
• Você chegou ao Departamento de Contabilidade da Operations Tech, Inc. O departamento está atualmente fechado. Nossos horários normais de operação são das 8: 00h às 5: 00h de segunda a sexta-feira. Estamos fechados aos sábados e domingos. Você pode pressionar a tecla estrela em qualquer momento para retornar ao menu anterior. Caso contrário, deixe-nos uma mensagem com seu nome e número e nós retornaremos sua chamada quando o escritório for reaberto. Você pode desligar depois de deixar sua mensagem ou pressionar a tecla de libra para obter opções adicionais. Obrigado pela sua chamada.

Saudações de correio de voz ruim

• Você alcançou o departamento de vendas. Deixe-nos uma mensagem.
• Olá. Você chegou ao Departamento de Contabilidade da XYZ. com. Todos os contadores estão atualmente atendendo a uma reunião do departamento obrigatório e ninguém está disponível para atender sua chamada. Sua chamada é muito importante para nós e gostaríamos de retornar a sua chamada assim que retornássemos. No entanto, é o fim do ano e nosso backlog de chamadas é muito longo. Se você está ligando para fazer um pagamento em uma conta em atraso, certifique-se de nos informar em sua mensagem para que possamos chamá-lo de volta imediatamente. Caso contrário, aguarde o tom e deixe-nos uma mensagem confidencial detalhada.
• O departamento está fechado. Deixe uma mensagem após o tom.