Como configurar saudações profissionais do correio de voz

Uma saudação de correio de voz adequada pode causar uma impressão positiva em seus chamadores, ou pode aliená-los antes mesmo de falar com eles. Coloque-se no lugar do seu interlocutor e pergunte a si mesmo "Como eu gostaria de ser tratado se não pudesse conversar imediatamente com a pessoa que liguei? O que eu gostaria de saber da saudação da mensagem de voz? O que devo fazer?" > Opções de saudação de correio de voz

Dependendo do sistema telefônico que você possui na sua empresa, pode haver diferentes opções para o tipo de saudação de mensagens de voz que você pode compor.

Estes incluem:

Exemplos gerais de saudação de correio de voz

• A saudação geral do correio de voz é usada como saudação de correio de voz padrão se nenhum outro tipo de saudação estiver configurado.
  Exemplos de saudação interna de correio de voz
• Isso é usado para cumprimentar pessoas que o chamam de dentro de sua empresa (isto é, de outra extensão).
  Exemplos de saudação de correio de voz externo
• Esta saudação será tocada para pessoas que ligam de fora de sua empresa. O atendedor automatizado do seu sistema telefônico pode desempenhar uma saudação geral da empresa que todos os chamadores externos ouvirão. Se o nome da sua empresa for mencionado nessa saudação, você não precisará dizê-lo novamente em sua saudação.
  Exemplos de saudação de correio de voz temporário ou "Fora do escritório"
• A saudação de correio de voz temporária ou fora do escritório é definida quando você estará fora do escritório por um período de tempo predeterminado. A maioria dos sistemas de correio de voz permitirá que você defina uma data e hora de caducidade, portanto, você não precisa se lembrar de desligá-lo quando você retornar.
  

"No telefone" ou "Ocupado" Exemplos de saudação de correio de voz

• Esta saudação é usada para informar os chamadores que você está no escritório, mas você não pode aceitar a ligação agora porque você está no telefone com outro chamador.
  Elementos básicos de boas saudações de correio de voz

Saudações

• Seu nome
• O nome da sua empresa e o nome do departamento ou ambos
• Declaração de que você não pode aceitar a ligação agora > Convite para deixar uma mensagem
• Quando eles podem esperar uma chamada de retorno
• Quem eles podem entrar em contato para assistência imediata (se aplicável)
• Não mais do que 20 - 25 segundos (regra de polegar)
• Evite dar muita informação e fazer uma saudação excessivamente longa.
• Exemplo de saudações de Voicemail

Oi. Este é Jim Bucki. Não consigo telefonar agora , mas eu gostaria de devolvê-lo assim que puder. Então, deixe-me uma mensagem confidencial detalhada após o tom. Se você precisar de assistência imediata, ligue para a minha secretária, Suzy Smith, na extensão 6336. Obrigado f ou sua chamada.

Olá. Você alcançou o Departamento de Contabilidade. Atualmente, o departamento está fechado. Nossas horas normais de operação são de segunda a sexta-feira, das 8h às 18h.Deixe-nos uma mensagem após o tom e alguém irá retornar sua chamada o mais rápido possível. Obrigado.

• Oi. Este é Jim Bucki. Estarei fora do escritório até a quinta-feira, 24 de julho e irei verificar meu correio de voz ocasionalmente. Se você gostaria de me deixar uma mensagem, faça-o depois do tom, e eu retornarei sua chamada assim que possível. Se você precisar de assistência imediata, ligue para a minha secretária, Suzy Smith na extensão 6336. Obrigado pela sua chamada.
• Você alcançou a mesa de Jim Bucki. Atualmente estou no telefone agora, mas eu gostaria de retornar sua ligação mais tarde. Se você quiser, deixe-me uma mensagem após o tom. Se você precisar de assistência imediata, ligue para a minha secretária, Suzy Smith, na extensão 6336. Obrigado por ligar.
• Saudações de Voicemail ruim
• Oi. Este é Joe. Deixe-me uma mensagem.

{Música tocando por um longo período de tempo} Ei! Fale comigo.

• Oi. Você chegou à empresa XYZ. Por favor, deixe-nos uma mensagem.
• Olá. Você alcançou o escritório de Joe Kartonia na XYZ. com. Estarei fora do escritório com uma vasectomia e retornarei na quinta-feira, 26 de agosto, às 8h30. Estarei com muitos desconfortos, então não vou verificar minha mensagem de voz. Se você quiser me deixar uma mensagem, faça isso depois do tom. Você pode me deixar uma mensagem detalhada e confidencial, e eu retornarei sua chamada assim que possível. Se você precisar de assistência imediata, ligue para a minha secretária, Sally Johnson, na extensão 3663. Obrigado pela sua ligação, e eu voltarei ao seu quando eu retornar e me sinto melhor.
• O escritório está fechado. Deixe uma mensagem após o tom.