Tornar o depósito de impostos mais fácil com estas dicas de manutenção de registros

Quando chega o tempo de imposto, você atravessa freneticamente uma pilha de documentos procurando a documentação que você precisa para preparar suas declarações fiscais? Você não tem certeza de quais registros você deve manter e quais você pode descartar com segurança? Por que não facilitar a vida e garantir que você não perca nenhuma dedução, organizando seu sistema de registro de registros no início do ano e mantendo-o atualizado? Veja como.

Por que você deve manter registros

Com tantas vidas financeiras de todos os usuários existentes on-line ou em formato eletrônico, é muito menos provável que as pessoas mantenham todos os seus registros relevantes em um só lugar. Isso não quer dizer que a estratégia de manutenção de registros que você adote não pode ser eletrônica, simplesmente significa que ela deve ser organizada e manter tudo o que você precisa em um lugar seguro. Se você mantiver registros em papel, investir em um cofre à prova de água e fogo. Talvez considere manter várias cópias em diferentes locais. Se você decidir digitalizar, você precisará digitalizar os registros que você possui em cópias impressas, mas o mais importante, certifique-se de manter os arquivos seguros e ter um backup.

Não só ter registros organizados torna mais fácil e menos frustrante para você arquivar sua declaração de imposto, mas também garante que você pode tirar proveito de cada dedução ou crédito fiscal para o qual você é elegível. Mais importante ainda, manter registros também permite que você explique um item no seu retorno que o Internal Revenue Service (IRS) pode questionar em uma auditoria.

Simplificando, manter registros precisos pode obter todos os benefícios fiscais para os quais você é elegível e evitar que você tenha que pagar impostos e penalidades adicionais por itens não fundamentados.

Registros que você deve manter

Seu talão de cheques, software de orçamento pessoal ou ferramentas de banco on-line podem ajudá-lo a lembrar as receitas e despesas que devem ser relatadas em sua declaração de imposto, mas o talão de cheques ou software sozinho 'documentação suficiente para provar a dedutibilidade de uma despesa.

Além do comprovante de pagamento (cheques cancelados, recibos do cartão de crédito, etc.), você também precisa de faturas, recibos, boletos de vendas ou outra documentação escrita que explique exatamente o que você pagou. Deduções que você precisa documentar podem incluir pensão alimentícia, contribuições de caridade, juros de hipoteca, despesas de assistência à infância e impostos sobre imóveis. Se você efetuar pagamentos em dinheiro, obtenha um recibo datado e assinado que mostre o valor total e uma descrição detalhada do que foi comprado.

Para provar que você reclamou corretamente o resultado de investimentos, como ações, títulos e fundos de investimento, você precisa determinar sua base e se você ganha ou perde quando vende.Seus registros devem mostrar o preço de compra, o preço de venda e as comissões, os dividendos recebidos em dinheiro ou reinvestidos, as divisões de ações, os encargos de carga e o desconto de emissão original (OID). Uma planilha do Excel é uma ótima maneira de rastrear essas informações, mas mesmo uma declaração do seu corretor ou consultor financeiro ou uma agenda manuscrita fará.

Se você tiver despesas deduzidas de seu cheque de pagamento, tais como taxas de união, prêmios de seguro médico ou contribuições de 401 (k), certifique-se de manter seus talões de pagamento como comprovante de pagamento.

Ainda não está seguro de o que você deveria esperar? Aqui estão alguns dos registros específicos mais comuns que você deve manter:

• Formulários W-2 e 1099
• Demonstrações bancárias
• Declarações de corretagem e fundos mútuos
• Formulário K-1 (para parcerias)
• Vendas
• Faturas
• Recebimentos do cartão de crédito
• Controlos cancelados ou outra prova de pagamento
• Contratos de compra e venda de casa, declarações de encerramento e registros de seguros

Quanto tempo você deve manter registros

Embora legalmente você só é obrigado a manter registros fiscais por três anos a partir da data em que você arquivou a declaração de imposto de renda relacionada, você deve manter uma cópia de suas declarações fiscais reais, W-2s, 1099s, etc., indefinidamente. O IRS destrói as declarações de impostos originais após três anos, e você ou seus herdeiros podem precisar de informações dos retornos em algum momento, ou talvez eventualmente precise provar seus ganhos para fins de Segurança Social.