Como fazer seus eventos produtivos de gerenciamento Eventos

Você não precisa olhar muito longe para encontrar artigos de especialistas em gerenciamento de tempo, executivos realizados e outros gurus e especialistas que criticam reuniões e sugerindo que você evite, encolhe ou dispense esse tempo corporativo e muitas vezes laborioso wasters.

No entanto, às vezes só temos que nos encontrar. E sim, há alguns ótimos conselhos disponíveis de especialistas em gerenciamento de tempo, controle de agenda e regras de ordem.

O foco aqui é um pouco diferente, oferecendo algumas orientações tentadas e verdadeiras que ajudarão os gerentes a transformar cinco tipos de reuniões comuns em eventos indecentes e produtivos.

Cinco soluções de reunião comum

1. Eliminar a morte por atualizações "Around the Table" . Você conhece esta reunião. Cram dezoito pessoas em uma sala e, em seguida, exigem que cada pessoa compartilhe uma atualização que normalmente soa como uma tentativa de justificar sua existência e fazer um caso para sua consagração no grande salão da fama dos funcionários. CEOs e líderes seniores são notáveis ​​por executar essas reuniões, acreditando ingenuamente que esta é uma ótima maneira para que todos possam ouvir o que está acontecendo em toda a empresa. Na realidade, as pessoas em geral se sintonizam e se concentram no planejamento de sua própria atualização que ninguém vai ouvir.

Em vez disso: Por todos os meios, junte-se aos seus pares, membros da equipe ou colegas-chave, mas não sucumbir à abordagem "em torno da mesa". Oferecer informações em uma base de exceção.

Compartilhe notícias relevantes, incluindo resultados financeiros, grandes ganhos de clientes ou atualizações sobre iniciativas em toda a organização. Além disso, estender a oferta para indivíduos para levantar questões importantes. Se algo notável e pouco conhecido ocorreu, alguém deve compartilhá-lo. Se um grupo precisar de ajuda de outro grupo, levante o pedido.

Caso contrário, não obrigue todos os participantes a compartilhar.

2. Reuniões de status em geral. Estes podem ser assaltos de tempo brutal, particularmente quando eles se bloqueiam como eventos recorrentes e são mal gerenciados.

Em vez disso : nunca ligue para uma reunião para algo que você possa procurar. Aproveite as ferramentas tecnológicas do dia para garantir que suas equipes de trabalho mantenham uma atualização de status atual e visível onde todos possam vê-lo com o clique de um mouse. Se você deve atender, reduza o tempo de reunião planejado ao meio ou, use abordagens ágeis e execute sessões curtas de "stand-up". Seja draconiano sobre as digressões e distrações que alongam essas sessões. Concentre-se em compartilhar status e exigir que as pessoas abordem questões fora desse fórum.

3. Reuniões de brainstorming não estruturadas. A maioria das reuniões de brainstorming são tão mal facilitadas que acabamos suprimindo idéias, apoiando a idéia do chefe ou gerando ótimas listas de coisas legais no post-its que nunca são ouvidas nem vistas novamente.

Em vez disso: Trabalhe para definir o tópico do brainstorming e compartilhá-lo com os convidados antes da sessão. Colecione sua contribuição e consolide-a e publique-a ou compartilhe-a sem atribuição às ideias. Use a sessão ao vivo para pular e construir sobre as idéias enviadas, adicionando à lista.

Resista ao desejo de avaliar as ideias nesta sessão. Incorporar outras técnicas que minimizem as pressões de socialização, como a escrita do cérebro. E acima de tudo, consolide as idéias e crie um processo para avaliá-las, bem como para arquivá-las para facilitar a referência de grupo em futuras sessões e situações.

4. Revisões de operações que fazem a Inquisição parecer terrível. Se você já sofreu através de uma sessão em que o líder da reunião - geralmente um executivo - se concentra em uma função que luta ou busca o ponto fraco na apresentação de todos e, em seguida, grade os mensageiros sem piedade, você sabe o quão destrutivo este formato é. Não perpetuar esse processo.

Em vez disso: mantenha privados os mergulhos funcionais profundos e os exames de proctologia corporativa e se concentrem em compartilhar os principais indicadores operacionais, problemas e oportunidades.

A reunião do grupo não é hora ou local para rasgar uma área de baixo desempenho ou indivíduo. Configure uma reunião de acompanhamento no local, mas não sujeite todos os outros ao seu contra-interrogatório visível sobre este assunto. Não recupere a prestação de contas pela melhoria, mas elimine a crueldade e o que equivale a vergonha pública do seu repertório de gerenciamento de reuniões.

5. Reuniões que levantam questões que exigem decisões espontâneas. Estranhamente ou ironicamente, a sala de reuniões é um dos piores lugares para decisões rápidas. Aumentar um problema pela primeira vez e pedir uma decisão coloca as pessoas no local, e eles se ressuscitarão por usar essa abordagem.

Em vez disso: Trabalhe sem cessar ante as reuniões do grupo para envolver as principais partes interessadas em questões e opções. Solicite sua contribuição, ofereça suas perspectivas e trabalhe para negociar interesses compartilhados. Use o fórum de reunião para validar os interesses das partes interessadas e identificar suas recomendações. Enquanto você ainda não conseguir a decisão imediata sem mais uma etapa ou duas, você terá fortalecido suas relações de trabalho com seu trabalho pré-sessão.

A linha inferior para agora:

Somos criaturas comunais por natureza e mesmo com uma variedade de ferramentas de tecnologia que nos permitem conectar sem estar no mesmo lugar, às vezes, apenas ajuda a ser face-a- cara. Aproveite este tempo sabiamente e mostre seu respeito pelos participantes ao produzir reuniões que minimizem o tempo de investimento e maximizem o compartilhamento de informações de alta qualidade em um ambiente não ameaçador.