Prepare e use um relatório de envelhecimento de contas a receber

Um relatório de envelhecimento por contas a receber é um relatório importante para revisar pelo menos mensalmente, ou mais frequentemente, para garantir que seus clientes o paguem.

O que são contas a receber?

Contas a Receber (às vezes denominados "recebíveis" ou "A / R") são os valores devidos a uma empresa por seus clientes. Você pode considerá-los como "pagamentos devidos à minha empresa".

As contas a receber são consideradas um ativo comercial porque possuem valor, como o montante total devido à sua empresa.

Os recebíveis são classificados na lista de ativos por sua capacidade de serem convertidos em dinheiro. As contas a receber aparecem no balanço da empresa, porque esses valores devidos são considerados ativos. Assim que eles são pagos - esperamos - eles se tornarão em dinheiro.

Algumas empresas em dinheiro ou empresas que dependem fortemente do uso do cliente de cartões de crédito podem não ter muitos recebíveis. Mas se você tem um negócio em que você faculta clientes e oferece-lhes termos (pagamento ao longo do tempo, você precisará executar um relatório de envelhecimento A / R permite que você veja o que é devido por cada cliente.

Método de Contabilidade e Recebíveis

Se a sua empresa tem clientes que não pagam imediatamente, provavelmente está usando o método de contabilidade de exercício (em oposição à contabilidade de caixa). Esse método contábil reconhece quando é cobrada, não quando o dinheiro é cobrado. Isso significa que você deve pagar o imposto com base no rendimento que você não tenha recebido.

O processo de coleta de dinheiro de clientes nesse tipo de negócio começa com uma fatura - uma conta para um cliente. A factura indica o montante devido e quando é devido, incluindo os termos de pagamento. As condições de pagamento às vezes incluem um desconto para pagamento antecipado.

O O relatório de contas a receber é baseado no valor e nos termos estabelecidos na factura para esse cliente.

O que é um Relatório de envelhecimento de contas a receber?

Entendimento de contas a receber (às vezes chamado de reconciliação de contas a receber) é um processo de categorização de todos os valores devidos por todos os clientes, incluindo o período de tempo em que os valores foram pendentes (não pagos), assim você está considerando sua idade, ou "envelhecendo" essa informação. As categorias padrão para este tipo de relatório são:

• Corrente - devido imediatamente
• 1 - 30 dias - devido nos próximos 30 dias
• 31-60 dias - um mês atrasado
• 61 - 90 dias - dois meses atrasados ​​
• 91 e mais - mais de dois meses em atraso

Se um cliente tiver várias contas que foram incorridas em momentos diferentes, o relatório mostrará o quanto é devido em que horas. Por exemplo, para Jim Jones:

• $ 230 30 dias
• $ 120 60 dias
• $ 390 Mais de 90 dias.

O objetivo desse envelhecimento em contas a receber é mostrar ao proprietário da empresa o que os recebíveis precisam ser tratados de forma mais urgente, porque eles estão atrasados ​​por mais tempo.

O relatório de envelhecimento de contas a receber é um relatório padrão fornecido com todos os programas de software de contabilidade empresarial, incluindo sistemas on-line.

Por que o Relatório de Envelhecimento de Contas a Receber é tão Importante?

A regra n. ° 1 na cobrança de dívidas é "Quanto mais uma dívida é devida, menos provável é que você possa colecioná-la". Então, saber sobre seus clientes e suas dívidas é vital para coleta deles.

Uma das suas mais importantes ferramentas de cobrança de dívidas é um relatório de contas a receber de contas.

Como leio e uso um relatório de envelhecimento A / R?

Leia um relatório de contas a receber de contas lembre-se da Regra nº 1 de Coleções / Aqui estão algumas diretrizes a serem consideradas ao ler um relatório de envelhecimento:

Primeiro, olhe para t os maiores montantes devidos por todos clientes. São estes valores atualizados? Eles são 30 dias? Ou ter estas contas pendentes há 120 dias ou mais? Trabalhando no princípio 80/20, ir após os maiores infratores (usando seu sistema de gerenciamento de coleções, é claro) trará o retorno mais alto. Determine como você irá lidar com cada uma dessas contas grandes, redigirá um plano e seu gerente de contas a receber começará a funcionar.

Em seguida, veja as contas que foram devidas por um longo período de tempo. Determine se você está pronto para levar esse cliente para a próxima etapa do processo de cobrança: agência de cobrança ou tribunal de pequenas reivindicações.

Ou você acha que esta conta não é paga?

Finalmente, use seu sistema de cobranças para determinar como você entrará em contato com todos os clientes com contas 30 dias atrasados ​​ou mais. Deixe o sistema orientá-lo, mas não hesite em fazer exceções. Por exemplo, você pode saber que a esposa de um cliente tem câncer terminal, e você pode decidir não levar essa pessoa ao tribunal. É sua empresa; você consegue decidir.

Você também pode querer calcular um índice de análise de negócios chamado "período médio de coleta". Este cálculo mostra o número de dias, em média, é necessário para cobrar nas vendas do seu negócio. Ao longo do tempo, você pode ver se essa proporção aumenta (demorando mais tempo para colecionar).

Se você trabalha para melhorar sua taxa de coleta, usando o relatório de envelhecimento das contas a receber e outras ferramentas de análise financeira, como o período médio de cobrança, você pode melhorar os pagamentos e ter mais dinheiro em sua empresa.

Em conclusão, você pode usar um relatório de contas a receber de contas para tomar decisões sobre as próximas etapas para todos os clientes que lhe devem dinheiro. Use o processo de cobrança que você configurou e lembre-se sempre da Regra 1.

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