Como preparar um Documento de Requisitos de Negócios

Sua pequena empresa está se preparando para expandir - ou vender novos produtos - ou uma variedade de mudanças. E você está procurando um consultor ou um contratado para ajudá-lo com este projeto. Uma das primeiras coisas que você precisará fazer é preparar um documento de requisitos de negócios.

Vamos dar um exemplo: uma empresa (vamos chamá-los de ZXYW LLC) decidiu terceirizar suas funções de contabilidade para um centro de serviço compartilhado nos EUA. Eles estão começando um processo de encontrar um local, configurar os serviços, contratar e gerenciando os funcionários.

É um empreendimento complicado e levará muitos meses para realizar. Eles começam com uma equipe que prepara um documento de requisitos de negócios.

O que é um documento de requisitos de negócios?

O objetivo de um documento de requisitos de negócios é dar uma imagem completa de um projeto ou novo plano de negócios, para que todos estejam claros sobre o que deve ser feito e quando.

Um documento de requisitos de negócios (BRD) pode ser considerado em duas fases. Na primeira fase de um projeto, é um documento que estabelece todos os requisitos para o projeto, incluindo custos, detalhes sobre implementação, benefícios projetados, marcos e cronograma para implementação.

Na segunda fase, o BRD realmente pode se tornar um contrato entre as duas partes, estabelecendo formalmente os requisitos da empresa de contratação (ZXYW LLC neste caso) e o contratado que faz o trabalho. Você verá mais sobre o idioma do contrato abaixo.

Como um documento de requisitos de negócios é diferente de um plano de negócios?

Embora ambos os documentos possam conter o mesmo tipo de seções (um resumo executivo, por exemplo), a intenção é diferente.

Um plano de negócios é criado para orientar um negócio novo ou existente, mas, mais frequentemente, seu objetivo é apresentar um credor para financiamento de inicialização ou expansão.

O plano de negócios contém informações gerais sobre a empresa e seus planos e estratégias para poder gerar receita para pagar o empréstimo.

As demonstrações financeiras são uma parte fundamental do plano de negócios, enquanto os documentos financeiros no BRD podem ser bastante diferentes, centrados em um projeto específico.

Como um documento de requisitos de negócios é diferente de um pedido de proposta?

A diferença entre os dois documentos é leve, mas importante. Normalmente, um pedido de proposta (RFP) é criado com o objetivo de solicitar propostas de vários fornecedores. No exemplo da ZYXW, uma RFP é enviada para potenciais empresas que fornecem serviços de terceirização, para solicitar lances.

A BRD, por outro lado, está preparada para um fornecedor específico ou parceiro de joint venture que já tenha sido selecionado pela empresa de contratação.O BRD contém mais detalhes e mais especificações e prazos a serem atendidos ao longo do caminho e no final do projeto.

Quando uma RFP é criada, ela vem com um prazo e requisitos para a apresentação de lances. As propostas são avaliadas após o prazo.

O que deve ser incluído em um documento de requisitos de negócios?

Em alguns aspectos, um documento de requisitos de negócios é semelhante a outros tipos de propostas de negócios. O BRD deve incluir:

1 . Uma declaração de resumo , às vezes chamado de resumo executivo, que descreve os requisitos do projeto em geral.

A declaração de resumo geralmente é escrita após a conclusão da BRD.

2. Os objetivos do projeto. Esses objetivos devem estar no formato SMART; específico, mensurável, atingível, realista e vinculado ao tempo.

3 . O histórico e uma declaração de necessidades ou raciocínio para o projeto. Esta é uma parte importante do documento, então não deixe de excluir. Explicar por que o projeto é necessário é um driver primário do projeto, e seu sucesso dependerá de quão bem ele preenche a necessidade.

4. O escopo do projeto - o que deve ser incluído e o que não deve ser incluído. No exemplo da empresa ZXYW acima, a empresa deixou claro que o escopo não incluía a contratação da alta administração - esses indivíduos seriam fornecidos pela empresa.

5. Declarações financeiras. As demonstrações financeiras são essenciais para uma visão geral do efeito do projeto no balanço patrimonial da empresa e nas receitas durante um período específico de tempo.

Claro, como a empresa vai financiar o projeto é importante discutir aqui também.

6. Requisitos e recursos funcionais. Este é o lugar para fornecer detalhes, incluindo diagramas, organogramas e cronogramas.

7. Necessidades de pessoal. Quem precisa ser contratado, e quando. Que categorias de funcionários serão necessários e como eles serão pagos. Quem os paga e quando. Uma vez que o ZXYW está configurando uma instalação baseada em pessoas, esta é uma parte fundamental do BRD.

8. Agenda, cronograma e prazos. As fases do projeto devem ser detalhadas nesta seção, para garantir que todas as partes compreendam o que é necessário e quando. No projeto ZXYW, a primeira fase foi a seleção de um site, incluindo a exploração de várias cidades em potencial.

9. Premissas. Esta parte do documento é frequentemente ignorada. Explicar suposições ajuda a evitar problemas mais tarde. Por exemplo, no contrato acima, a empresa queria alugar, não comprar, o espaço de escritório.

10. Custo e Benefício. Uma análise custo-benefício é uma lista detalhada de todos os custos do projeto e as economias do projeto devem ser incluídas.

O que faz o Documento de requisitos de negócios um contrato?

Conforme mencionado acima, na fase inicial o BRD é uma proposta. Você pode ter notado que faltava algo na lista de seções acima - pagamento por serviços prestados. Sem uma declaração dos pagamentos ao contratante e o momento desses pagamentos, não há contrato.

Antes que as duas partes assinem o documento, a linguagem do contrato padrão deve ser adicionada, com a ajuda de um advogado, incluindo

• Promessas para pagar e promete prestar serviços
• Convênios restritivos, impedindo o contratante de tomar os segredos comerciais da empresa ou compartilhá-los com outros.
• O que acontece se uma das partes não cumprir as obrigações exigidas (ou seja, viola o contrato)
• Cláusulas de seguro e indenização (isenção de danos)
• Disposições de litígio e arbitragem
• E, é claro, assinaturas por funcionários apropriados e funcionários contratados.