Como reduzir o custo de viagens de negócios dos empregados

Com alguma simpatia para os empregadores que estão tentando controlar os custos de viagem, pedir aos funcionários para compartilhar salas não é por onde começar - ou terminar.

Essas idéias são menos estressantes e ofensivas para o empregado médio que viaja por negócios para seu empregador. Os funcionários são seres humanos normais que querem apenas alguma privacidade e distância de colegas de trabalho durante uma viagem de negócios, especialmente se eles passaram o dia com colegas de trabalho.

Os empregadores não precisam pedir aos funcionários que compartilhem quartos.

Existem outras maneiras de economizar o custo das viagens de negócios dos funcionários. Por exemplo:

• Exigir que os funcionários viajem no mesmo dia sempre que possível.
• Desenvolver e implementar uma política de viagens firme que forneça detalhes específicos sobre pagamentos diários em vários destinos, cadeias de hotéis preferenciais onde o empregador pode ter estabelecido uma taxa de desconto, reembolsos de despesas e limites que exigem a assinatura do gerente antecipadamente, se excedido .
• Mantenha os funcionários na carta da lei, conforme indicado na política de viagem sem autorização prévia de exceções. Não reembolsar despesas que não foram permitidas pela política ou exceção.
• Renegociar ou negociar tarifas corporativas com cadeias hoteleiras comuns aos seus destinos. Procure hotéis que ofereçam amenidades como um café da manhã de cortesia, uma hora de coquetel de cortesia, lanches e aperitivos da tarde e frigoríficos e cafeteiras nos quartos. Exigir que os funcionários usem esses hotéis e amenidades quando estiverem disponíveis.

• Use uma cadeia hoteleira menos cara ao fazer reservas. A maioria dos funcionários distribui uma estrela para uma sala privada. Não espere padrões mais baixos em áreas como a limpeza e outras comodidades de conforto para funcionários de hotéis que são classificados com menos estrelas. Avalie os funcionários que viajam periodicamente para garantir que os locais selecionados atinjam suas necessidades.
• Use um serviço consistente de reserva de viagem, como o American Express Global Business Travel para ajudar a controlar os custos. Eles irão ajudá-lo a planejar, adotar políticas, economizar custos e limitar os gastos dos funcionários. Mesmo os serviços de viagens locais podem ajudá-lo a economizar em viagens de negócios, mas a vantagem de uma empresa American Express é seu alcance a nível nacional e internacional e seus serviços on-line.
• Faça acordos com uma companhia aérea para usar seus serviços sempre que possível para receber um desconto corporativo em cada voo. Exigir que os funcionários utilizem o serviço de reserva da companhia aérea, por exemplo, Southwest Travel Corporate Travel. Os empregadores também podem economizar quando os aviões são reservados com antecedência.
• Os funcionários que fazem decisões de viagem de última hora obtêm autorização. Em um caso, em uma empresa cliente, um bilhete de avião que custaria US $ 300, se reservado com algumas semanas de antecedência, custou mais de US $ 1200 quando o empregado fez a reserva dois dias antes do evento.Isso só deve acontecer em uma emergência, pois a maioria dos ingressos são transferíveis mesmo que não sejam reembolsáveis.
• Reduzir os custos de viagem em outras áreas, como refeições e diárias e transporte. Varie as diárias pelo local. New York City é caro em comparação com Las Vegas, por exemplo. As áreas mais pequenas e não-resort são ainda mais acessíveis. Sua política de viagens deve refletir os custos que seus funcionários irão experimentar enquanto viajam para diferentes estados e locais.

• Experimente com reuniões virtuais, serviços como o Skype for Business e os vídeos. Embora inicialmente desconfortável, as reuniões não-pessoais são uma habilidade adquirida. Os funcionários ficam mais confortáveis ​​à medida que usam estes serviços ao longo do tempo. Webinars funcionam bem para vários tipos de treinamento, especialmente seminários que permitem que vários funcionários participem.
• Exigir que seus funcionários usem serviços de transporte público e transporte menos dispendiosos, quando estão disponíveis, ao invés de táxis, especialmente quando os funcionários viajam entre aeroportos e hotéis. A maioria das grandes conferências oferece serviço de transporte gratuito entre os hotéis e o centro de conferências. Menos uso de táxi ou o requisito de que os funcionários se reúnem para pagar um táxi de grupo pode economizar muito dinheiro.

Pedir aos funcionários adultos que façam reservas atempadas, despesas orçamentárias em suas viagens de negócios e explorar opções que não sejam viagens para reuniões e treinamento é a abordagem certa para simplificar os custos das viagens de negócios.

Eles são respeitosos com os funcionários.

Eles beneficiam o empregador porque os funcionários se sentem respeitados e preocupados com o que produz uma moral positiva. Eles mantêm o ciclo de relacionamento positivo se movendo na direção certa.

Para obter informações adicionais sobre viagens de negócios, consulte Viagens de negócios.