Como selecionar o orador Keynote perfeito

Um dos elementos de entretenimento mais importantes para um evento é selecionar um grande orador principal e outros apresentadores para a agenda. Ao contratar um orador externo para preencher o papel, os planejadores de eventos podem contratar diretamente com um orador profissional ou podem confiar na experiência de um gabinete de falantes. Quer se trate de um executivo interno, líder da indústria ou um orador profissional, um programa de sucesso identificará os oradores no início do processo de planejamento.

Veja como.

Conselho de um especialista

Diane Goodman, presidente do Goodman Speakers Bureau, Inc. em Windsor, CT é um líder reconhecido da indústria no fornecimento de palestrantes e artistas profissionais e reconhecidos a nível nacional para eventos corporativos e organizacionais. Ela é o autor especialista por trás de Sobrevive The Search: Como segmentar e escolher o melhor orador profissional, um guia de 12 páginas para planejadores de reuniões e eventos.

O Goodman estruturou o guia como uma lista de dicas e perguntas úteis sobre o que os planejadores de reuniões iniciais e experientes devem abordar internamente antes de chegar a um aluguel ou selecionar um falante.

O que fazer antes de selecionar um alto-falante principal

Em primeiro lugar, como em qualquer evento, o planejamento antecipado é sempre útil, e às vezes crítico, para desembarcar o melhor orador para o seu evento. É muito mais fácil proteger os melhores oradores planejando pelo menos seis a 12 meses antes do evento.

Na verdade, a norma para a reserva de um orador profissional ou conhecido costumava ser um ano. Claro, isso nem sempre é razoável ou realista, e hoje, as reservas são conhecidas como sendo feitas com apenas alguns meses de antecedência. Mas se você pode ajudá-lo, não se deixe entrar em pânico durante o tempo de crise. Você vai agradecer-se mais tarde.

Então, para estar preparado o suficiente para iniciar a pesquisa do falante principal, Goodman aconselha que as seguintes etapas sejam em cada lista de verificação interna inicial do evento e do planejador de reuniões:

1. Determine a logística / agendamento de reunião
2. Compreenda a audiência
3. Capture o objetivo da reunião
4. Definir as expectativas do orador
5. Sucesso de referência

Somente uma vez que essas tarefas são pensadas (e talvez outras específicas para seu evento ou reunião), você deve começar a pesquisa do falante principal. Um orador principal pode desempenhar vários papéis diferentes para uma conferência ou reunião. A sua reunião exige um orador corporativo ou sua audiência seja melhor atendida por um orador inspirador ou motivacional? Passar por esta lista de verificação não só fornecerá uma estrutura melhor para realizar a pesquisa do seu falante, mas isso lhe permitirá economizar tempo no back-end para obter aprovação interna na sua primeira escolha de falante.

O que fazer durante o Orador principal>

Uma vez que você conheça a direção conceitual da reunião, você terá uma melhor experiência ao encontrar um orador principal apropriado. Onde a maioria dos planejadores de eventos ficam presos não está no processo de busca e seleção propriamente dito, mas sim na negociação de tarifas de falantes principais.

Os oradores principais com um livro publicado podem gerir empresas com mais de US $ 10 000 a US $ 20 000, sem incluir custos de viagem para um evento. Um autor best-seller do New York Times, por outro lado, pode cobrar até US $ 40.000 por conversa. Embora esses números possam se sentir extraordinariamente elevados para os planejadores de eventos novos no espaço do falante principal, você deve abordar as taxas relativamente. Como a taxa do falante se compara para dizer o custo do café da manhã servido ou o número de pessoas esperadas na reunião?

A linha inferior

Como os planejadores de eventos servem como rosto interno e externo da reunião de negócios, esse tipo de abordagem estruturada para a seleção de falantes ajudará a obter as aprovações internas necessárias para um orçamento, bem como a mover um programa para a frente.

Ao planejar uma reunião, um dos dois cenários tende a ocorrer: a data da reunião comercial é aprovada sem conteúdo ou a data da reunião comercial não é aprovada sem conteúdo confirmado.

A abordagem de Goodman recomenda que os planejadores de eventos devem ter uma compreensão completa da reunião, quem participará, quais mensagens estão sendo comunicadas, que tipo de falante é necessário e o que funcionou no passado.

Essas etapas, combinadas com alguma flexibilidade de programação e planejamento antecipado resultarão em um programa bem-sucedido.