Como escrever um e-mail profissional - 7 perguntas para se perguntar antes de bater Enviar

Há muitos anos, as pessoas estão prevendo a morte do e-mail. Embora seja verdade, usamos outras formas de comunicação como mensagens de texto e redes sociais para "conversar" com nossos amigos ou enviar mensagens rápidas aos nossos colegas, ainda usamos e-mails, especialmente para comunicação relacionada ao trabalho. Também é o principal meio de contato quando você está se candidatando a um emprego. É tão importante como sempre saber como escrever um e-mail profissional.

O e-mail pode ser o seu ponto de contato inicial com alguém e, por isso, é a sua primeira oportunidade de fazer uma impressão. Tenha muito cuidado em compor suas mensagens. Antes de clicar em enviar, responda estas 7 perguntas.

1. My Message Error Free?

Verificar o seu email para erros é a coisa mais importante que você pode fazer antes de enviá-lo. A ortografia incorreta e a gramática incorreta farão com que você pareça descuidado. Isso vai contra a impressão que você está tentando fazer, especialmente se você se candidatar a um emprego.

Reveja até ter certeza de ter apanhado todos os erros ortográficos e gramaticais, bem como erros de digitação. Grammarly. com ferramentas gratuitas, incluindo uma extensão para o navegador Chrome, que podem ajudá-lo com isso.

2. O que o meu endereço de e-mail diz sobre mim?

Seu endereço de e-mail de trabalho - que, a propósito, você nunca deve usar para pesquisa de emprego - provavelmente é muito direto. Provavelmente é uma variante do seu nome.

Você pode ter escolhido um endereço menos comercial para usar para email pessoal. Um endereço que é sugestivo, infantil ou fofo é bom se você estiver usando apenas para enviar mensagens para seus amigos e familiares, mas se você precisa escrever um e-mail profissional, inscreva-se para uma nova conta que transmita profissionalismo.

Configure um endereço de e-mail que use seu nome real. Experimente o seu primeiro e último nome; seu primeiro nome, inicial e sobrenome do meio; ou alguma combinação desses. Nunca mande seu email profissional de chickybabe @ mymail. com.

3. O nome e o endereço de e-mail no campo "Para" estão corretos?

Quando você começa a digitar o nome de um destinatário no campo "Para", a maioria dos clientes de e-mail preencherá o resto do nome com um de seus contatos. Você poderia facilmente acabar com o nome errado nesse campo, então fique atento a isso.

Imagine quais problemas podem surgir se você enviar um e-mail acidentalmente para o destinatário incorreto. Digamos que você está procurando um emprego enquanto você ainda está empregado. O gerente de contratação de um potencial empregador pode ter um nome que começa com a mesma carta que o nome do chefe atual. Quão embaraçoso seria se você enviasse a seu chefe uma mensagem para aquele gerente de contratação? Não só você quer certificar-se de que sua mensagem atinja seu destino pretendido, mas você também quer ter a certeza de que não alcança um não desejado.

4. Eu usei o título apropriado para endereçar o destinatário?

Se você já está em uma base de primeiro nome com a pessoa que está enviando um e-mail, é bom abordá-los dessa maneira em sua mensagem.

No entanto, se esta é a sua primeira vez que se comunica com alguém, ou não tem certeza de como eles preferem ser endereçados, é preferível usar um título formal como Sr., Sra., Sra. Ou Dr. e o sobrenome do destinatário.

Sempre erre no lado de cautela. Não pode doer ser formal. Para uma dica sobre como alguém com quem você já possui um relacionamento estabelecido prefere ser endereçado, observe as mensagens anteriores para ver como eles são assinados. Isso irá ajudá-lo a decidir o que fazer.

5. My Tone transmite minha mensagem bem?

Como diz o ditado: "Não é o que você diz, mas como você diz isso". Quando você fala com alguém cara a cara, você pode confiar na entonação, linguagem corporal e expressão facial para ajudar a dar significado adicional às suas palavras.

Quando você tenta transmitir a mesma mensagem por escrito, há mais espaço para o mal-entendido porque o leitor não consegue ver seu rosto, ler sua linguagem corporal ou ouvir sua voz.

Certifique-se de que sua mensagem é educada e soa amigável, e que seu significado pretendido é claro.

6. Minha mensagem é simples, mas não é cripta?

Mantendo suas mensagens curtas e doces as tornará mais fáceis de entender. Ao mesmo tempo, você não deve omitir nada importante. Você não quer forçar o destinatário do seu e-mail a adivinhar o que você está tentando dizer. Sua mensagem deve ser o mais precisa possível, mas incluir todas as informações necessárias.

7. Já incluí anexos não solicitados?

Muitas pessoas se recusam a abrir anexos de e-mail que não esperam. Eles têm razão em evitar isso. Os vírus de computador são frequentemente transmitidos nesses anexos. Se você deseja enviar um arquivo para alguém, por exemplo, seu currículo, peça primeiro ao seu destinatário para sua permissão. Envie-o apenas se ele disser que está bem.