Como escrever uma carta de recomendação

Uma carta de recomendação desempenha um papel específico no mundo dos Recursos Humanos e do emprego. É ocasionalmente necessário, mas nunca preferiu. Os empregadores preferem falar diretamente com os antigos supervisores de seus futuros funcionários. No entanto, os empregadores percebem que a comunicação direta nem sempre é possível - daí a importância da carta de recomendação.

Os funcionários perdem o controle dos supervisores quando se mudam, mudam de emprego ou se aposentam.

As empresas movem e fecham ou são mescladas ou adquiridas. Os departamentos de recursos humanos perdem registros.

Mesmo os funcionários que fazem o esforço para manter contato com um supervisor anterior como uma referência potencial e preparar suas referências para uma verificação de referência, podem perder o controle de seus apoiantes ao longo do tempo. Em um dos meus esforços para obter referências sobre um potencial empregado, encontrei uma empresa fora do negócio, um supervisor se mudou para lugares desconhecidos e um supervisor que havia morrido. Felizmente, uma das três empresas tinha um escritório de RH que tinha um registro do funcionário e conseguiu confirmar os detalhes do emprego - mas nada mais.

Eu tenho emoções misturadas sobre uma carta de recomendação. Quando eu declaro em Como responder a uma solicitação de verificação de referência , uma carta de recomendação dura para sempre e seu conteúdo não pode ser aplicado anos após a escrita da carta de recomendação. Mas, uma carta de recomendação é um presente potencial para um empregado de valor.

Uma carta de recomendação pode salvar o dia. Escrito em papelaria da empresa, com um endereço e telefone claramente impresso, a carta de recomendação fornece um impulso às vezes necessário às credenciais de um candidato. Como um empregador, especialmente se você antecipa as mudanças, como acabei de descrever, na sua situação de negócios, os seus empregados que ficam a favor.

Fornecer ao empregado uma carta de recomendação.

Escreva uma carta de recomendação

Uma carta de recomendação pode durar para sempre e é um instantâneo do desempenho de um funcionário em determinado momento. Conseqüentemente, dê um pensamento e cuidado com a forma como você escreve uma carta de recomendação e as informações que sua carta de recomendação transmite. Siga a política da sua empresa em relação a uma carta de recomendação, se houver uma política.

Em qualquer caso, peça ao seu departamento de Recursos Humanos para revisar sua carta de recomendação para que esteja certo de que está protegendo os interesses pessoais da sua empresa e seus próprios. Escreva uma carta de recomendação de funcionários seguindo estas diretrizes.

• Forneça a carta de recomendação sobre papelaria original da empresa com endereço impresso, telefone e informações de contato adicionais em um formato de carta comercial padrão. Você pode fornecer ao empregado várias cópias da carta de recomendação sobre papelaria em um envelope de papelaria.(Isso pode desencorajar a má prática de fotocopiar repetidamente uma carta de recomendação - para sempre.)
• Dirija a carta de recomendação ao empregador específico que solicita a carta de recomendação, ou a quem o funcionário planeja enviar, a carta de recomendação. Se a carta de recomendação for genérica, envie a carta para: "Para quem deve interessar."
• Assine a carta de recomendação em tinta e inclua seu nome, cargo, extensão do telefone e endereço de e-mail.
• Comece com: Esta é uma carta de recomendação para: Nome do empregado.
• Descreva seu relacionamento com o empregado, o cargo do empregado e o trabalho do empregado. Por exemplo, "eu era o supervisor de Mark quando trabalhou como operador de máquinas de comércio especializado no Departamento de torno da Alcon Tool. "
• Para os principais componentes da carta de recomendação, descreva as principais responsabilidades do trabalho do empregado. Por exemplo, "as principais responsabilidades de Mark estavam operando x máquina; manutenção de ferramentas e equipamentos da empresa; criando uma área de trabalho segura e bem conservada; resolução de problemas de qualidade, máquina e problemas de desempenho; servindo como o líder da equipe do turno do dia; apoiando-me como supervisor substituto na minha ausência; e atua como chefe da equipe de envolvimento dos funcionários.
• Em seguida, no corpo da carta de recomendação, forneça sua avaliação geral da contribuição e valor do empregado. A declaração deve refletir que a avaliação é para o desempenho de Mark em um determinado momento. Por exemplo, "Mark foi um empregado valorizado que contribuiu bem acima da norma quando trabalhou no meu departamento. Isso é aparente e foi reconhecido por sua atribuição aos papéis de liderança. "
• Indique por que a Mark deixou seu emprego na carta de recomendação se os motivos forem favoráveis ​​à próxima oportunidade de emprego de Mark. Por exemplo, "Marque a esquerda Alcon Tool para aceitar o cargo de supervisor em outra empresa. Um trabalho de supervisor não estaria disponível por vários anos. "
• Concluir a carta de recomendação em uma nota positiva. Por exemplo, "Lamentamos ver Mark, mas desejou-lhe o melhor em seu novo trabalho como supervisor. "
• Finalmente, indique que o potencial empregador pode contatá-lo se ele ou ela precisar de informações adicionais. Assine e complete a carta de recomendação.

Estes são os componentes apropriados de uma carta de recomendação de empregado.

O que não escrever em uma carta de recomendação

Certos avisos estão em ordem antes de escrever um funcionário uma carta de recomendação. Quando você escreve uma carta de recomendação, não faça declarações desse tipo. Não:

• Forneça detalhes que você pode não saber com certeza se eles estavam fora dos confins do emprego do empregado com sua empresa. Por exemplo, não nomeie a empresa para a qual você acredita que o empregado trabalhou. Você pode não saber se o empregado já foi empregado lá. A Mark disse que aceitou um emprego como supervisor. Sua carta de recomendação não deve fornecer informações potencialmente conflitantes que possam causar problemas posteriores para o empregado na busca de emprego.
• Preveja o futuro. O único desempenho que você pode observar é o desempenho que você experimentou enquanto o funcionário trabalhou para você. Mais uma coisa é bola de cristal olhando e inadequado para uma carta de recomendação. Isso é inadequado: "Estou certo de que você receberá o mesmo desempenho exemplar da Mark que fizemos quando trabalhou para a Alcon Tool. " Os tempos mudam; mudança de vidas; ocorrem eventos imprevisíveis. Para você ou um potencial empregador há dez anos na estrada, isso não é verificável.
• Fornecer informações pessoais, protegidas ou confidenciais de pessoal de qualquer tipo , como salário, número de segurança social, raça, religião, estado civil, composição familiar, problemas médicos ou idade. (Uma carta de recomendação real, uma vez que recebi, disse que o supervisor tinha certeza de que Betty melhoraria seu comparecimento e seria um excelente empregado agora que seu divórcio era final, seus problemas de cuidados infantis haviam sido resolvidos e seu ex-marido se mudou para fora do estado . Tenho certeza de que o supervisor significou essa recomendação de forma positiva.)
• Fornecer qualquer outra coisa que não seja a informação factual que você pode diretamente, com experiência pessoal, informar.

Uma cópia da carta de recomendação, após revisão por Recursos Humanos, deve ser colocada no arquivo pessoal do empregado.

Mais exemplos de cartas do empregador

• Ações disciplinares / cartas de advertência
• Letras de emprego
• Letras de reconhecimento
• Letras de rejeição
• Cartas de renúncia
• Cartas de agradecimento
• Cartas de boas-vindas do empregado
• Letras de premiação
• Letras de recomendação
• Avaliar uma carta de aplicação