Como seu serviço de folha de pagamento pode ajudar com relatórios de fim de ano

Muitas empresas têm serviços de folha de pagamento para ajudar a processar cheques de pagamento para funcionários. Mesmo um negócio muito pequeno pode se beneficiar de ter um serviço de folha de pagamento. Mas há algumas outras tarefas com as quais você pode obter ajuda, especialmente no final do ano e se encaminhar para o novo ano.

Perguntei a Teresa Ray, proprietária do Departamento de Pagamento, Inc., sobre os tipos de tarefas de fim de ano que um serviço de folha de pagamento pode fornecer aos clientes.

Informação de coleta para 1099

Se você pagou não empregados (contratados independentes e freelancers, por exemplo), você precisará dar um formulário 1099-MISC no ano -end, você pode solicitar ao seu serviço de folha de pagamento que faça esses pagamentos ao longo do ano. Seu serviço também pode ser responsável por toda a preparação e arquivamento 1099. Toda a tarefa é retirada da sua mesa como empregadora!

Teresa sugere que você comece por retornar ao registro de sua conta de cheques da empresa para encontrar os pagamentos aos não empregados para o ano.

Você também deve certificar-se de que cada não-funcionário tenha assinado um formulário W-9, fornecendo informações sobre identidade do contribuinte e endereço de correspondência.

Então você deve determinar se um formulário 1099 é necessário para cada pessoa ou empresa em sua lista. Este é um processo de duas etapas. Em geral, um 1099 é necessário para todos os indivíduos e empresas não corporativas que você pagou US $ 600 ou mais durante o ano.

Existem regras especiais para advogados. Este artigo fornece os detalhes sobre se um formulário 1099-MISC é necessário.

Uma vez que todos os dados necessários são coletados, você pode enviá-lo para o seu serviço de folha de pagamento, e eles podem preparar e arquivar os formulários necessários e enviar o destinatário sua cópia também. Seu serviço de folha de pagamento faz tudo eletronicamente.

Para você, como empregador, pesquisar todo esse processo e fazê-lo com precisão, demoraria um pouco de tempo. E, uma vez que é feito apenas uma vez por ano, você precisaria reaprender o processo todos os anos.

Informações de coleta de formulários W-2

Os formulários W-2 devem ser entregues aos funcionários a cada ano e submetidos à Administração da Segurança Social, fornecendo informações sobre o salário bruto e a retenção do empregado. Teresa diz que a informação W-2 é semelhante a um exame final que um empregador leva no final do ano. Todos os quatro trimestres do formulário 941 (Relatório Trimestral sobre salários e impostos) correspondem muito exatamente aos seus formulários W-2.

Se você tem um serviço de folha de pagamento, não há necessidade de compilar as informações no final do ano. O seu serviço cuidará de preparar os W-2, arquivá-los com as diferentes agências governamentais, bem como fornecer uma cópia para você como empregado e para cada funcionário.

Documento de retenção de retenção

Em alguns casos, você pode solicitar ao IRS que reteve os impostos federais sobre a renda dos não empregados. Essa dedução de retenção de backup pode ser tratada pelo seu serviço de folha de pagamento. O serviço pode deduzir os impostos necessários exigidos pelo IRS.

Devolvendo cheques de pagamento de funcionários não cobrados

No final de cada ano, os empregadores são obrigados por lei a devolver cheques de pagamento não remunerados ao estado.

Os cheques podem ser substituídos por uma taxa, mas as leis estaduais exigem verificações não substituídas para serem entregues ao estado.

Em uma base anual, seu serviço de folha de pagamento pode ajudá-lo, identificando as verificações pendentes e, se possível, entre em contato com o funcionário para informá-los sobre o cheque.

O que seu serviço de folha de pagamento não fará

• Um serviço de folha de pagamento não se envolve com novos formulários de contratação para funcionários e formulários para contratação de contratados independentes.
• Um serviço de folha de pagamento não fornece informações para os empregadores que preparam seus próprios formulários, para fins de responsabilidade. Se o serviço estiver fazendo a tarefa, eles assumirão a responsabilidade pela precisão e relatórios apropriados.

Pensamentos finais sobre o serviço de folha de pagamento Ajuda para os empregadores

Teresa diz,

"Recentemente, eu disse às pessoas que a folha de pagamento é uma" besta ". Com as mudanças do governo a um ritmo acelerado, é difícil para os empregadores permanecerem compatíveis. Eles têm boas intenções, mas, se forem baixas, não há muita simpatia proveniente do Internal Revenue Service.

Nosso trabalho no The Payroll Department, Inc. é informar nossos clientes das folhas de pagamento de conformidade e qualidade de processo. Quando nós faça isso, o empregador tem mais tempo para fazer o que eles fazem melhor e eles podem ter a paz de espírito que sua folha de pagamento está sendo preparada corretamente! "