É Hora de rastrear inventário?

Para muitos negócios novos ou em rápida expansão, o valor do inventário geralmente pode representar uma porcentagem significativa de seus ativos totais. Para outros, os custos de inventário são uma quantidade trivial. A menos que sua empresa venda ou armazene itens que estão sujeitos a supervisão legal, como certos materiais perigosos ou produtos farmacêuticos, não há leis que exigem que você implemente ou mantenha um sistema de rastreamento de inventário.

A maioria das empresas, no entanto, descobre que os benefícios proporcionados pelo gerenciamento efetivo de estoque fazem com que seus esforços valem a pena, mas também é verdade que nem todas as empresas precisam acompanhar o inventário.

Como não existem regras concretas sobre se o rastreamento de inventário é necessário, a decisão sobre se sua empresa deve acompanhar o inventário deve basear-se em fatores específicos de cada negócio. Responder às seguintes perguntas pode ajudá-lo a decidir se é hora de você começar um sistema de gerenciamento de inventário.

1. Você compra apenas as quantidades necessárias para preencher os pedidos conforme você os recebe? Por exemplo, se você vende vestidos de damas de honra que estão disponíveis em uma variedade de tamanhos e cores, você armazena todas as opções possíveis em múltiplos ou compre os tamanhos exatos na cor solicitada quando seu cliente faz um pedido? Se o último, você provavelmente não precisa acompanhar o inventário.

2. O valor do seu inventário é mais de 25% da sua receita mensal?

Em caso afirmativo, muitos contadores recomendam que você estabeleça um plano de gerenciamento de estoque.

3. Com que frequência você perde uma oportunidade de venda devido a itens fora do estoque? As oportunidades perdidas podem ser difíceis de identificar, mas você pode ter tido clientes ligados ou visitar sua loja para saber se você possui um item específico.

Você também pode notar que uma prateleira está nua; talvez os clientes vejam uma prateleira vazia em vez do item que pretendiam comprar e depois deixando sem venda. Um ou dois itens fora do estoque ao longo de um ano provavelmente não afetarão suas vendas, mas casos mais freqüentes poderiam. Um sistema de rastreamento de inventário bem gerenciado pode ajudá-lo a evitar itens fora do estoque.

4. Com que frequência você recebe mais pedidos de itens do que você pode preencher em tempo hábil? Isso é chamado de overselling e, embora seja semelhante a itens fora do estoque, o termo é mais usado no comércio eletrônico. A superação pode ser particularmente prejudicial se você anunciar o envio no próximo dia ou fazer promessas semelhantes, como garantir que um pedido chegará por um feriado. Overselling é uma boa indicação de que você precisa rastrear seu inventário.

5. Quão confiante é que você não está experimentando encolhimento de inventário? O inventário desaparecido pode ser um sinal de roubo por compradores ou funcionários.Também pode indicar quebras não relatadas. Você pode notar que um item específico simplesmente desapareceu, mas você também pode notar que a relação entre suas vendas e contas compradas de bens é desfavorável. O rastreamento de inventário pode ajudá-lo a identificar o encolhimento para que você possa tomar medidas corretivas.

6. Você mantém um fornecimento de matérias-primas ou componentes que você usa para produzir itens acabados para venda? Se for o caso, você precisará do rastreamento de inventário para ajudá-lo a garantir que você tenha materiais suficientes para produzir os itens que você precisará para atender às demandas de seus clientes.

Estabelecimento de um sistema de rastreamento de inventário

Principais operações de fabricação e varejo tipicamente possuem sistemas complexos de rastreamento de inventário que conectam sua logística, entrada de pedidos, compras, agendamento de produção, dispositivos de ponto de venda, contabilidade de custos e outros departamentos. Pequenas empresas, no entanto, geralmente não precisam desse método complicado de rastreamento de estoque, pelo menos não no início. Um sistema pode ser tão simples como uma caixa de arquivo contendo cartões de índice ou uma pasta que contém uma folha de papel para cada item em seu inventário.

Há também uma série de programas de software off-the-shelf para gerenciamento de inventário, e alguns dos programas mais rudimentares podem ser baixados gratuitamente.

Naturalmente, seu sistema de gerenciamento de inventário precisará refletir a natureza do seu negócio e suas necessidades específicas. A maioria dos bons sistemas de inventário, no entanto, inclui as seguintes informações.

1. Localização: atribua um código de localização simples para cada ponto usado para armazenar inventário. Se você tiver três unidades de prateleiras, por exemplo, você pode usar as letras A, B e C para representar as unidades, seguido de um número para representar a prateleira específica, como A-2 ou C-4.

2. Item: Você precisará estabelecer um número de item ou descrição para cada item que você planeja inventariar. A complexidade do número do item varia. Por exemplo, se você vende uma grande variedade de vestidos de mulher, você pode estabelecer um sistema de numeração que identifique o estilo, cor e tamanho de cada vestido vendido. Por outro lado, você poderia simplesmente incluir todos os vestidos sob um único número, estabelecer números separados para cada tamanho ou escolher qualquer outro método. Se revender itens que você compra de um atacadista, você poderia simplesmente usar o número de estoque do atacadista. Isso tornará a reordenação bastante simples também.

3. Custo: você precisará conhecer o custo unitário de cada item para avaliar seu estoque. Esse custo pode mudar com cada nova ordem. O acompanhamento de custos flutuantes afetará diretamente sua margem de lucro bruto e o custo dos produtos vendidos, de modo que ter um número preciso será um fator chave para manter um P & L preciso.

4. Fonte: Inclua o nome do fornecedor de quem você fez a compra. Esta manutenção de registros permitirá que você reordene ou rastreie rapidamente as mudanças dos fornecedores ao lado de variações de qualidade ou custo.

5. Data: Registre a data em que recebeu a mercadoria.

6. Quantidade: Digite o número de unidades que você recebeu ou atualmente está disponível.

7. Reordenar: com base nas suas vendas antecipadas e no prazo de entrega do fornecedor, você deve determinar o ponto em que você precisa reordenar o produto.

8. Atividade: À medida que as vendas ocorrem, registre a data e a quantidade e subtrai as unidades vendidas da quantidade disponível. Você também precisará gravar itens que foram quebrados na loja ou de outra forma tornados inaplicáveis.

Se você escolhe um sistema manual ou uma solução de software, a chave para o rastreamento efetivo do inventário é manter seus registros com regularidade e rotina. Dependendo do seu negócio, talvez seja necessário atualizar seus registros manuais diariamente, semanalmente ou mensalmente. Uma solução computadorizada pode eliminar muitas das tarefas manuais, mas mesmo um sistema automatizado exigirá manutenção, como inserir novos números de itens ou atualizar códigos de localização. Isso significa desenvolver um processo padronizado e educar qualquer pessoa que o toquem sobre como gerenciá-lo e mantê-lo melhor.

Em última análise, a decisão de implementar o rastreamento de inventário e o melhor método para usar deve depender de cada empresário. Somente você pode determinar se a natureza do seu negócio, seu volume e suas questões específicas podem se beneficiar de uma política formal de gerenciamento de estoque.