Aprender Como Comprar um Sistema de Telefone de Negócios

Para a maioria das organizações, a peça mais importante do equipamento de escritório é o telefone. Os sistemas de telefonia de classe empresarial geralmente começam a custar alguns milhares de dólares e o preço aumenta proporcionalmente com o aumento do tamanho do sistema e a quantidade de recursos que deseja.

Os sistemas telefônicos de classe empresarial discutidos aqui são para escritórios com dez pessoas ou mais.

Que recursos você precisará

Os recursos que trazem valor para sua empresa e conectam sua empresa ao mundo vão aumentar o custo total do sistema telefônico.

O vendedor de um sistema de telefone tentará vender todos os sinos e assobios (esse é o trabalho deles), mas você precisa olhar para cada recurso e decidir se irá agregar valor à sua empresa ou poupar dinheiro.

Recursos básicos

Aqui estão alguns dos recursos mais comuns disponíveis em um sistema de telefone comercial. Cada marca é diferente, então peça ao vendedor uma lista completa de opções.

O atendedor automático geralmente ocupa o lugar de uma recepcionista, apresentando os chamadores com uma lista de opções para rotear sua chamada (por exemplo, "Pressione 3 para falar com alguém em Vendas"). Também pode permitir que os chamadores digitem diretamente a extensão de uma festa.

• Funções de conferência permitem que duas ou mais extensões se conectem para compartilhar uma conversa. Normalmente, o padrão é dois. Se você precisar de mais de dois, pergunte qual é o número máximo de participantes. Alguns sistemas permitem apenas que as extensões internas sejam conferenciadas. Se você precisar de chamadas de conferência externas, pergunte sobre isso também.
• Diretório automatizado permite que os chamadores busquem a extensão de um funcionário digitando as primeiras letras de seu nome.
• Voice Mail permite que as mensagens sejam deixadas para funcionários que não estão disponíveis ou no telefone. Alguns sistemas podem encaminhar mensagens de correio de voz para o e-mail de um funcionário e permitir que o equipamento de correio de voz de terceiros seja separado de seus equipamentos. Dependendo do preço, isso pode poupar dinheiro.
• Call Hold é a capacidade de colocar uma chamada em espera enquanto o usuário atende a outros assuntos. Normalmente incluído no sistema.
• Encaminhamento de chamadas dá ao usuário a capacidade de encaminhar todas as chamadas para outra extensão ou para o correio de voz temporariamente.
• Discagem rápida economiza números de telefone usados ​​com freqüência e permite ao usuário discar com um botão pressionar ou dois. É uma economia de tempo útil para números freqüentemente chamados.
• Redial permite que o último número chamado para ser rediscado com o toque de um botão.
• Paginação permite que um usuário fale através de um sistema de endereço público para solicitar um funcionário ou dar anúncios.
• Música em espera dá a seus chamadores algo para ouvir enquanto eles estão em espera. Pode ser música ou mensagens pré-gravadas anunciando sua empresa.
• A energia de backup fornecerá uma fonte alternativa de eletricidade por 10 a 60 minutos em caso de falha de energia.

Recursos avançados

Recursos avançados adicionarão custos significativos para o sistema total e adicionarão um custo contínuo ao longo da vida do sistema. No entanto, isso poderia ser compensado pelo menor atendimento ao cliente e vantagens que economizam tempo que trazem.

• Localização remota permite conexões simples para funcionários fora do local ou pequenos escritórios remotos, simplesmente, discando uma extensão interna.
• Encontre-me / Siga-me permite que os usuários encaminhem seu telefone sob demanda para outro telefone, telefone celular, telefone residencial, secretária, etc.
• Computer Phone Integration (CTI) permite que o sistema do telefone interagir com um sistema informático. Os exemplos incluem a capacidade de um usuário clicar em um número de telefone na tela e fazer com que o sistema do telefone disque automaticamente o número (reduzindo números errados e economizando tempo); ou a passagem do número de telefone de um cliente para um computador quando eles chamam para abrir a conta do cliente e exibi-la na tela para o funcionário antes de atender o telefone. Esta opção é muito cara.

Quão grande o sistema deve ser

A próxima pergunta que você deve responder é onde você quer os telefones. A lista a seguir identifica os locais comuns que você deseja localizar uma extensão do telefone:

• Recepcionista
• Cada escritório
• Fax
• Terminais do cartão de crédito, portas de dados
• Sala de conferências
• Piso de loja / armazém
• Áreas públicas (sala de espera, corredores, caminhos de entrada, etc.)

Em seguida, você terá que determinar quantos telefonemas simultâneos entrarão e sairão do escritório. A soma total de chamadas recebidas e de saída em qualquer momento é o número de linhas (ou troncos) que você precisará.

Configurações comuns são 3, 8, 12, 16, 24 ou 48 linhas. Os sistemas maiores possuem slots de expansão para que você possa adicionar mais linhas em uma data posterior. Lembre-se de explicar o crescimento futuro (25% não é incomum). Importante: se você subestimar isso, os chamadores receberão um sinal ocupado se todas as linhas estiverem em uso.

Encontrar um revendedor do sistema de telefone

Encontrar um revendedor não é difícil. Primeiro, você pode pesquisar na Web para "Equipamentos e suprimentos de telefone" para encontrar um revendedor perto de você.

As feiras de tecnologia de negócios e de escritório também são bons lugares para começar. Não só você poderá atender as pessoas de vendas e de suporte, mas também poderá experimentar um sistema.

Finalmente, a melhor maneira é perguntar ao redor. Pergunte às pessoas que você conhece quem tem um negócio com um escritório. Você também pode obter sua avaliação da qualidade do equipamento e do nível de serviço fornecido.

Cálculo do custo total

O custo total do sistema consistirá nos seguintes componentes:

• Unidade base / Sistema é a unidade que controla toda a infra-estrutura telefônica.O custo depende da quantidade de recursos que você possui, do número de conjuntos de telefone que pode manipular e do número de linhas provenientes da companhia telefônica.

• Conjuntos de mesa / mesa são as unidades que se sentam nas mesas ou estão ligadas à parede. Eles vêm em vários estilos, capacidades e preços diferentes. Os preços podem variar de US $ 70 a US $ 1 000. Exemplos incluem: Basic (mais baratos), Mid-level, Executive / High-End, Receptionist Sets (mais caro) e Conference Table Units. Outras opções incluem fones de ouvido mãos-livres e conexões sem fio. A maioria dos aparelhos são proprietários e só funcionará com um sistema base desse fabricante. Se você estiver substituindo um sistema de telefone existente, o custo de todos os aparelhos novos (se você mudar de marca) pode fazer uma atualização para o próximo modelo mais alto, a única solução acessível que você possui.

• Fiação são os vasos sanguíneos da organização e não devem ser marginalizados. Se você está construindo um escritório, instale cabos extras e receptáculos em qualquer área que você acha que pode precisar de um telefone no futuro. O custo será uma fração do custo, se você tiver que voltar mais tarde e perfurar buracos nos tetos e paredes. Se você está instalando em um prédio com a fiação existente, peça ao revendedor que verifique a fiação para compatibilidade antes de assinar o contrato.
• Instalação e configuração inicial será a parte mais demorada do projeto. Os sistemas telefônicos não funcionam bem-fechados e provavelmente terão que ser instalados e inicialmente configurados por um técnico treinado. Para começar a funcionar o mais rápido possível, verifique se isso está incluído no contrato. Outras opções que podem ser negociadas são manutenção, futuras modificações e treinamento para seus funcionários.

Fazendo a decisão final

A decisão final repousa sobre seus ombros. Os vendedores do sistema de telefone podem ser agressivos, mas lembre-se de que você é "o cliente" e você está no comando. Para obter o melhor preço para o sistema que você deseja, entregue seus requisitos para várias empresas e deixe-os oferecer no projeto. Certifique-se de obter uma proposta detalhada que abrange todas as áreas descritas acima.

Você não receberá uma comparação de maçãs para maçãs, então peça que o custo dos recursos seja listado separadamente (ou detalhado, se eles estiverem incluídos como um pacote de recursos). Isso permitirá que você determine o que está causando as diferenças nos preços. Se ainda não tiver certeza de um líder claro, peça para ver uma demonstração no site de um cliente existente. Por fim, compare as propostas e escolha aquela que atenda às suas necessidades, permita o crescimento e, o mais importante, você se sente mais confortável.