Aprenda como planejar seu primeiro grande evento

Parabéns! Seu chefe apenas nomeou você para coordenar a conferência de educação de outono da empresa. É uma ótima oportunidade para você mostrar suas habilidades e potencialmente ganhar um aumento no processo. Há apenas um problema: você nunca planejou um evento como esse antes! Não se preocupe. Muitos outros se encontraram na mesma situação, e você terá sucesso porque você está organizado e determinado.

Assim como qualquer projeto comercial, o primeiro passo é organizar toda a informação que você possui e identificar os assuntos mais urgentes.

Antes de começar a escolher um local ou a contratar um falante, você precisa conhecer os parâmetros básicos do seu evento. É quase impossível falar detalhes e custos com um terceiro até que você tenha mais detalhes especificados. Aqui estão os detalhes principais que você deve definir antes de contatar fornecedores externos.

Data

Tudo gira em torno da data do seu evento especial. Idealmente, você quer ter três possíveis datas em mente para que você possa comparar a disponibilidade e os preços em todo o quadro. Tente incluir diferentes dias da semana para obter a máxima flexibilidade.

Time Frame

Mesmo uma diferença de uma única hora pode afetar seu planejamento, então você precisa obter informações específicas sobre seus cronogramas antecipados. Por exemplo, a partir das 10 da manhã, em vez das 8 da manhã, você não precisará alocar um orçamento de café da manhã.

Números de atendimento

É um detalhe que muitas vezes é amplamente estimado para negociações produtivas. Seja realista com suas projeções de atendimento. Discuta antecipadamente quem você irá convidar e juntar suas projeções em uma planilha. A frequência e o orçamento estão diretamente correlacionados, portanto, não adivinhe aleatoriamente sobre o número de pessoas que você acha que irão participar.

Sessões de discussão

Você só pode precisar de uma sala de banquetes se estiver hospedando um jantar, mas uma conferência em grande escala provavelmente exigirá salas de exposições adicionais e um espaço de exibição. Mais uma vez, você não poderá medir custos até definir a quantidade de espaço que você precisa. Para conferências, a melhor abordagem é planejar um itinerário simulado em sua primeira reunião. Compartilhar idéias e juntá-las em papel ajudará a orientá-lo nas próximas decisões de planejamento.

Orçamento versus custos

Pode parecer impraticável trabalhar em um orçamento antes de conhecer os custos do local e da restauração, mas trabalhar desta forma fornece uma referência para você medir todas as propostas dos fornecedores. Comece com suas fontes de receita. Quanto você deve cobrar pelo comparecimento? Você convidará os patrocinadores para ajudar a compensar os custos? O que os expositores pagarão para participar? As receitas acabarão por ditar o seu orçamento, por isso só faz sentido protegê-los primeiro.

Marketing

Depois de identificar suas fontes de receita, o próximo passo é descrever seu plano de marketing. Qual é a melhor maneira de alcançar e engajar seus geradores de receita? Talvez você tenha uma lista de potenciais participantes como entidade empregadora ou associação. Isso, obviamente, seria útil, e quanto a patrocinadores e expositores?

Se você está planejando atrair mais de 20 expositores, então você deve poder alcançá-los. As campanhas de marketing direcionadas custam dinheiro, e isso reduz suas receitas.

Transporte e Hospedagem

A execução de uma conferência local geralmente elimina quaisquer preocupações sobre o transporte. No entanto, você ainda precisa hospedar hospedagem para alto-falantes, expositores e convidados especiais. Alguns hotéis oferecem descontos no espaço da reunião se você reservar noites suficientes no quarto. A única maneira de capitalizar isso é conhecendo suas necessidades de hospedagem com antecedência. Volte para seus dados de atendimento e projete quantos convidados são de fora de sua área.

Agora, tudo isso provavelmente parece muita informação para se reunir na frente, e é. Mas lembre-se de que estes são os detalhes que afetam o resto do processo de planejamento.

Você pode ser atraído inicialmente pelas tarefas mais "glamourosas", como visitas ao site e planejamento de menu. Basta lembrar que o seu tempo virá. Por enquanto, concentre-se nos fatos para que você possa tomar as melhores decisões mais tarde.