Como planejar com sucesso um evento de arrecadação de fundos

Hospedar um evento de angariação de fundos é uma ótima maneira de arrecadar dinheiro para uma organização ou causa. Os eventos de angariação de fundos aumentam a conscientização, promovem o envolvimento da comunidade e proporcionam uma reunião divertida ao mesmo tempo em que arrecadam dinheiro por uma boa causa. Planejar um evento de angariação de fundos - assim como planejar qualquer outro evento - leva tempo, organização e criatividade.

Planejando um evento de arrecadação de fundos

Siga este guia fácil de seguir para planejar com sucesso um evento de angariação de fundos.

1. Qual é o objetivo?

Antes de começar com qualquer planejamento de evento real, decida primeiro qual é o objetivo de seu evento de angariação de fundos. A maioria dos eventos de angariação de fundos tem mais de um objetivo. O objetivo pode ser ganhar publicidade, aumentar a conscientização, expandir uma rede existente ou recompensar os voluntários por seus esforços, tudo enquanto arrecadando dinheiro no evento. Saiba qual é o resultado desejado para que você possa projetar um evento que atinja esse objetivo.

2. Quanto dinheiro você espera aumentar?

Como você sabe se seu evento de angariação de fundos é um sucesso se você não tiver um objetivo de angariação de fundos? Estabeleça um objetivo de angariação de fundos claro e mensurável. O objetivo deve ser alcançável, mas também um pouco fora do alcance. Isso proporcionará motivação extra para aqueles envolvidos no evento - e seu público-alvo - para se esforçar para atingir o objetivo de angariação de fundos.

Acompanhe o progresso de angariação de fundos usando indicadores e divulgue o progresso usando as mídias sociais e outros canais de marketing.

Instar sua rede de angariação de fundos a contribuir para ajudá-lo a atingir o alvo. Tenha em mente que esse objetivo é a quantidade de dinheiro que sobrará após todas as despesas do evento serem pagas.

3. Estabeleça um orçamento para eventos

Com seu objetivo de angariação de fundos em mente, estabeleça o orçamento do seu evento. Faça uma lista completa de todas as despesas envolvidas na hospedagem deste evento de angariação de fundos.

Isto inclui:

• Custos de aluguer para o local
• Catering
• Aluguel de equipamentos
• Custos para pessoal
• Convites
• Entretenimento (palestrantes convidados, músicos)
• Decorações
• Transporte
• Pessoal de segurança

Seu orçamento deve refletir todos os custos conhecidos e incluir um montante para despesas imprevistas. Para atingir seu objetivo de angariação de fundos, a quantidade de dinheiro arrecadada no evento deve exceder todas as despesas.

4. Conheça o seu público-alvo

Para efetivamente comercializar um evento - seja um fundraiser, uma reunião ou um festival - você primeiro precisa estabelecer quem é seu público-alvo. Você está tentando alcançar jovens profissionais que abraçam sua causa? Seu evento de angariação de fundos é algo para o público em geral e qualquer pessoa pode participar? Talvez seu público-alvo seja um dono de pequenas empresas que contribua com uma porcentagem de suas vendas para sua causa.Pense em quem você está tentando alcançar para que você possa adaptar seus esforços de marketing.

5. Alcance a Comunidade

Ao planejar um evento de angariação de fundos, pense na rede da sua comunidade local em seus esforços de divulgação. Conheça as empresas locais para solicitar sua assistência no fornecimento de alguns dos componentes do evento a um preço reduzido ou nenhum. Por exemplo, considere solicitar doações para os seguintes itens:

• Aluguer de cadeiras
• Aluguer de tenda
• Decorações
• Alimentos e restauração
• Música ou DJ
• Sinalização

Os supermercados locais podem doar água engarrafada para os hóspedes. Uma impressora local pode doar a sinalização. Em troca de um certo nível de participação, ofereça a publicidade comercial ou de fornecedores sob a forma de listar os negócios em materiais impressos ou sinalização no evento.

Os benefícios deste alcance comunitário são muitos. Sua organização recebe materiais ou serviços a um preço não reduzido ou reduzido, o que ajuda a reduzir suas despesas. Esses negócios locais se tornam parte de sua rede, e seu apoio irá promover seu evento para seus clientes.

Alcance outros grupos de caridade para ajuda, como organizações juvenis locais, grupos de escoteiros ou clubes de serviço comunitário nas escolas locais. Eles podem oferecer assistência com configuração, limpeza, distribuição de itens no evento e muito mais.

6. Criar um Comitê Anfitrião

Normalmente, os eventos de angariação de fundos possuem um comitê anfitrião. Esses membros do comitê devem estar comprometidos com a causa e o evento e ser grandes doadores que encorajarão outros a contribuir com seus recursos também. Líderes empresariais e celebridades locais geralmente servem em comitês de hospedagem. Seu papel não é um planejamento de eventos; Em vez disso, é trabalhar para ajudá-lo a alcançar seus objetivos de angariação de fundos.

7. Publicidade do evento

Uma vez que a data do evento é estabelecida e o público-alvo selecionado, é hora de trabalhar na publicidade do evento. Desenvolva um plano de relações públicas / marketing para o evento de angariação de fundos - um que seja separado do seu plano de eventos de angariação de fundos. Inclua uma linha de tempo para fazer anúncios e enviar materiais, bem como métodos disponíveis para distribuição. Isso pode incluir:

• Convite para o evento
• Campanha de marketing de mala direta
• Encontros sociais com representantes do comitê anfitrião
• Presença on-line (site da organização, Facebook, Twitter, etc.)
• Direto divulgação para a rede de angariação de fundos da organização
• Extensão da comunidade local
• Diários locais e publicações on-line
• Rede social e de negócios da comissão anfitriã

Faça da sua campanha de publicidade uma prioridade. Sem marketing efetivo, o próprio evento - bem como a causa de caridade - passará despercebido, e o objetivo de angariação de fundos não será alcançado.

8. Formato para vendas de ingressos

Como parte do seu plano de eventos de angariação de fundos, inclua um método para venda de bilhetes e distribuição. Decida como os ingressos serão vendidos, quando serão vendidos e se eles serão distribuídos antes do evento ou disponíveis para retirada na porta do evento.Determine se haverá uma taxa de bilhete fixo para o evento ou diferentes níveis de contribuição, como um preço diferente para o acesso à área V. I. P. ou uma recepção especial.

Além disso, crie um método para organizar a venda de ingressos, bem como a forma como as informações pessoais daqueles compradores de bilhetes serão adicionadas à sua lista de contatos de angariação de fundos. Esta informação de contato é uma parte valiosa de seus futuros esforços de marketing.

9. Não se esqueça de dizer "Obrigado"

Não cometa o erro caro de não agradecer aos seus contribuintes de eventos, patrocinadores de eventos e voluntários. Aproveite o tempo para enviar notas pessoais a todos os envolvidos no evento de angariação de fundos. Agradeça ao fornecedor pela participação em patrocínio no evento e pelo fornecimento de alimentos estelares. Agradeça aos voluntários exploradores por seu tempo e energia ajudando a montar as tendas. Agradeço aos fornecedores que forneceram aluguel muito necessário com desconto. Você consegue a ideia.