Aprenda O que incluir no contrato do seu planejador de eventos

A maioria dos profissionais de planejamento de eventos - sejam eles planejadores de casamento, planejadores de conferência, planejadores de festas ou especialistas em eventos corporativos - saibam que os contratos de planejamento de eventos são um componente crítico para um negócio de planejamento de eventos bem sucedido. E enquanto a palavra "contrato" pode trazer uma conotação negativa na sociedade litigiosa de hoje, ter um contrato legal simplesmente obriga ambas as partes envolvidas a aceitar - por escrito - um conjunto de termos e condições.

O objetivo do contrato de planejamento de eventos é proteger as duas partes envolvidas.

Se você já teve uma reunião com alguém e pensou que ambos se entenderam, apenas para descobrir mais tarde que vocês dois se afastaram com um senso muito diferente do que foi discutido e os próximos passos, então você experimentou o mundo de falta de comunicação. Isso acontece com todos em todos os setores da vida, tanto nas relações pessoais quanto profissionais.

Em algumas circunstâncias, as conseqüências podem ser pequenas, como a falta de jantar no caminho de casa do trabalho porque sua compreensão era que seu parceiro estava cobrindo isso. Em outras situações - particularmente nos negócios - as ramificações podem ser prejudiciais e dispendiosas. Ter um contrato de planejamento de eventos no lugar garante que você e seu cliente tenham uma compreensão clara do trabalho que será concluído e de outros aspectos necessários da realização de negócios juntos.

Ao desenvolver seu contrato de planejamento de eventos, certifique-se de incluir esses cinco itens.

Especifique claramente os serviços de planejamento de eventos que serão fornecidos

Como um planejador de eventos, listar os serviços de planejamento de eventos que você fornecerá pode parecer o item mais óbvio para incluir em um contrato de planejamento de eventos.

E, de certa forma, é. No entanto, especificando em detalhes quais serviços você estará fornecendo é crítico, pois seu trabalho será limitado a fornecer apenas os serviços especificados nesta lista.

Os planejadores de eventos executam uma ampla gama de serviços e os serviços fornecidos podem variar de um evento para outro. Um planejador de eventos pode fornecer arranjos florais, outro pode não. Alguns planejadores de eventos podem ajudar com a seleção do local e outros lidam com as necessidades de transporte dos hóspedes. Nenhum dos planejadores de eventos são exatamente iguais. Portanto, nenhum dos dois contratos de planejamento de eventos são exatamente os mesmos.

Enquanto seus serviços de planejamento de eventos serão limitados aos itens especificados nesta lista, é importante também listar os serviços que não serão fornecidos. Por quê? Isso ajuda você a ter essas tarefas listadas no contrato de planejamento de eventos para que seu cliente saiba completamente que estes são serviços que você não estará realizando.

Também é útil ter isso por escrito e acordado como parte de seu contrato para que, no planejamento deste evento, se seu cliente solicitar que você lide com essas responsabilidades, você tem um contrato para ficar atrasado quando você declina educadamente para executar essas tarefas.Use linguagem ampla para proteger-se contra a realização de algo que esteja fora do âmbito dos serviços de planejamento de eventos acordados.

Calendário de pagamento

Todos os contratos de planejamento de eventos devem incluir termos de pagamento e detalhes sobre o cronograma de pagamento. Comece com a data de vencimento do depósito inicial e comunique claramente que nenhum trabalho começará no planejamento deste evento até que o depósito tenha sido recebido. Se a data do evento tiver sido selecionada, indique a data em que o depósito deve ser recebido para entregar os serviços para essa data escolhida em particular. Forneça um cronograma de pagamento e detalhes sobre pagamentos futuros, estabelecendo uma data de calendário definida para cada pagamento ou vinculando cada pagamento a um marco no processo de planejamento de eventos. Estabeleça um cronograma de pagamento que melhor se adapte à sua empresa e ao seu fluxo de caixa. Inclua quaisquer impostos e taxas adicionais.

Termos de cancelamento de eventos

O que acontece se - em qualquer momento do processo de planejamento de eventos - o seu cliente cancela o evento?

Não deixe esse resultado ao acaso! Seu contrato de planejamento de eventos deve incluir termos para cancelamento de eventos. Esta é uma parte importante do contrato que irá proteger o seu negócio e a receita esperada deste evento.

Especifique que o depósito inicial e todos os pagamentos feitos até o ponto de cancelamento não são reembolsáveis. Isso garantirá que você será pago pelo trabalho já concluído. Isso é crítico no planejamento de eventos, já que a maior parte do trabalho é concluída antes do evento propriamente dito.

Considere incluir uma cláusula que indique que os clientes são responsáveis ​​pelo pagamento de qualquer serviço prestado até o momento em que a notificação por escrito é recebida em relação ao cancelamento do evento. Isto é particularmente útil se o seu cronograma de pagamento estiver estruturado de forma a permitir que o trabalho seja feito entre os pagamentos regulares.

Cláusula de rescisão

E se um furacão chegar a tempo de causar estragos em seu evento, de outra forma bem planejado? Circunstâncias fora do seu controle - como condições meteorológicas extremas ou paradas de trabalho - que qualquer uma das partes não conseguem cumprir os termos do contrato de planejamento de eventos são protegidas por uma cláusula de rescisão, também conhecida como força maior. Ao incluir uma cláusula de rescisão, uma ou ambas as partes são absolvidas da responsabilidade nessas circunstâncias. Certifique-se de especificar os termos e o prazo para a rescisão, como observando os motivos do cancelamento.

Cláusula de indenização

A maioria dos contratos contém uma cláusula de indenização. Mas apenas porque são comuns, você não deve subestimar sua importância. A inclusão e o alcance de uma cláusula de indenização podem afetar significativamente sua empresa. Basicamente, uma cláusula de indenização fornece proteção se o seu cliente faz algo que faz com que cause danos ou resulte em um terceiro que o processe por danos.

Em termos simples, significa que seu cliente não pode responsabilizá-lo por quaisquer perdas, danos, responsabilidades ou despesas resultantes de sua negligência.Mais importante ainda, ao preparar um contrato de planejamento de eventos, não assine nada até ficar completamente satisfeito com os termos.