Organizações sem fins lucrativos Substituindo Pessoal por Voluntários

É muito tentador em tempos difíceis de cortar posições de funcionários remunerados e transformar essas posições em voluntários. Mas está certo? Funciona? Quais são as armadilhas ou os benefícios?

O uso de voluntários para executar tarefas ou trabalhos que de outra forma poderia ser feito por funcionários remunerados (muitas vezes chamado de substituição de emprego) deve ser parte de uma estratégia geral para reduzir custos em tempos difíceis. Aqui estão algumas dicas para fazê-lo direito:

Não coloque ninguém com a intenção de substituir um voluntário por pessoal remunerado. Essa ação é obrigada a levar outras pessoas remuneradas a temer por seus cargos e ressentir-se e resistir trabalhar com voluntários, temendo que eles possam assumir seus empregos. No entanto, quando há destruição natural ou uma reorganização geral, use essa oportunidade para repensar a forma como sua organização está configurada e como você pode reconfigurar empregos para que alguns deveres possam ser feitos por voluntários.

Por exemplo, você acaba de promover seu recepcionista para uma posição de assistente administrativo trabalhando com o diretor de desenvolvimento. Isso deixa o trabalho da recepcionista aberto. Essa posição poderia ser preenchida por voluntários? Uma organização que visitei recentemente limita as horas abertas ao público a cinco por dia (10 a m. -3 p. M.) E usa voluntários para a recepção. Existe um voluntário diferente a cada dia. Esse voluntário atende o telefone, recebe visitantes e executa uma variedade de tarefas clericais bem definidas e documentadas.

No final do dia, o voluntário usa um formulário para resumir as coisas importantes que ocorreram naquele dia e os problemas que talvez precisem ser resolvidos pelo voluntário do dia seguinte.

Esta organização possui a maioria dos erros elaborados, e os voluntários são felizes e leais. Existem agora voluntários treinados suficientes para ter um par de voluntários adicionais no escritório que cuidam de outras tarefas de escritório, ajudando a organização ainda mais.

Não use apenas voluntários para a maioria das tarefas de rotina

Muitos voluntários estão felizes em fazer trabalho de escritório ou receber e-mails fora da porta ou fazer recados, mas sempre que há uma tarefa que sua equipe realmente gostaria de fazer mas não há tempo, pense em usar um voluntário. Um voluntário pode ser um coordenador voluntário, ajudar a escrever subsídios ou recursos de pesquisa, ser responsável por um boletim informativo, treinar outros voluntários ou mesmo a equipe, planejar e implementar eventos especiais, ou uma série de outras coisas. Pense de forma criativa e procure voluntários que tenham talentos ou experiências especiais.

Considere encontrar e usar voluntários "com habilidades"

Os voluntários especializados geralmente são especialistas nas áreas que uma organização sem fins lucrativos não é, como finanças, recursos humanos ou marketing.Muitas vezes, são funcionários das empresas, parte do programa de responsabilidade social corporativa do empregador. O tempo de suas corporações é dedicado a trabalhar com organizações sem fins lucrativos. Durante esta recessão, há também voluntários qualificados entre empregos que podem estar muito interessados ​​em manter suas habilidades afiadas e adicionar aos seus currículos.

Os voluntários especializados não podem substituir o pessoal, mas podem substituir a terceirização cara e consultores externos.

Eles podem ajudá-lo a se reorganizar, realizar uma auditoria organizacional, desenvolver os dados necessários para ajudar o conselho a tomar decisões organizacionais, encontrar maneiras de economizar dinheiro em serviços essenciais ou ajudar a equipe a se concentrar no que é mais importante em seus empregos.

A pesquisa mostrou que as organizações sem fins lucrativos não usam voluntários qualificados (também chamados de trabalho profissional) com a frequência que deveriam. Pergunte às suas fundações corporativas locais se tiverem um programa de voluntariado qualificado, ou solicitem uma bolsa pro bono através da Fundação Taproot.

A Corporação para o Serviço Nacional e Comunitário tem um conjunto de ferramentas para ajudar as organizações sem fins lucrativos a se preparar para usar voluntários baseados em habilidades. Você também pode publicar suas aberturas para voluntários com habilidades profissionais no Catchafire, um serviço de correspondência online.

Não tolerar um sistema de casta em seu escritório

Eu vi escritórios onde os gerentes pagos saíram para almoçar todos os dias, geralmente juntos, enquanto a equipe de escritório e os voluntários comiam sanduíches de salada de ovos na sala de descanso, enquanto aguentavam baixou o forte até que os gerentes retornassem.

Que maneira de fazer pessoal administrativo e voluntários se sentir como cidadãos de segunda classe. Encontre maneiras de ser inclusivo e fazer com que todos sintam que são vitais para algo muito importante.

Ato rapidamente Quando os voluntários mostram interesse

Os voluntários têm muitas oportunidades em muitas organizações. Aja rapidamente quando eles mostram um interesse no seu, ou eles irão para outro lugar. É comum que potenciais voluntários recebam pesquisas precárias por organizações sem fins lucrativos. Ou o gerente de voluntariado é um som de tom para o que o voluntário diz sobre a sua quantidade de tempo disponível (sentir-se sobrecarregado é uma razão tão frequente para o voo voluntário como sentir-se subutilizado); ou o voluntário recebe uma entrevista superficial que não revela habilidades e experiências que possam ser indícios de se instalar o voluntário em uma situação gratificante.

Mantenha uma mente aberta sobre o tipo de trabalho que os voluntários podem preencher

Sim, você pode ter uma lista de funções básicas que você está sempre comprando, mas quando sua entrevista revela outras possibilidades, não esteja vinculada por precedentes e regras. Não hesite em criar um trabalho voluntário que se ajude a essa pessoa em particular, seus talentos e interesses. Você pode aliviar um membro da equipe remunerada de alguma tarefa e transferi-la para um voluntário. Isso deve permitir ao seu pessoal remunerado o tempo para gastar tempo em outros deveres urgentes. Nunca deve, no entanto, expor uma pessoa remunerada a uma possível perda de emprego.

O resultado final é que é benefício de ninguém para cortar custos ao cortar pessoal deliberadamente e substituí-los por voluntários, mas pode haver maneiras criativas de permitir que os voluntários preencham alguns papéis se você o fizer sabiamente.