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Toda organização e empresa (de escritórios de advocacia a empresas de fabricação) precisam de uma política que atenda os visitantes ao local de trabalho. Essas políticas no local de trabalho protegem visitantes, funcionários e negócios em geral. Os visitantes podem se machucar, ferir outros ou causar danos à propriedade. Existe também o risco de roubo (intelectual ou físico), sabotagem e até terrorismo. Embora todas as organizações necessitem de algo diferente (um escritório da sede da Fortune 50 experimenta muito mais visitantes do que uma pequena loja de eletrônicos), a amostra abaixo cobre os principais pontos.
As políticas de acesso aos visitantes são desenvolvidas pelo Departamento de RH e a maioria dos profissionais de RH tem uma política ou sabe como escrever uma. Caso contrário, eles podem obter um de uma organização profissional como SHRM (Society of Human Resource Management).
Uma amostra de exemplo
Zipline International (uma empresa fictícia) é bem sucedida porque contratam talentosos profissionais e fabricam produtos líderes em sua indústria. Como os visitantes não autorizados podem roubar propriedade intelectual, se machucar em áreas de fabricação perigosas ou causar danos aos funcionários, a Zipline implementou uma política de acesso a visitantes rigorosa. A política vai longe para proteger os segredos comerciais e proteger os visitantes e funcionários.
Check in e Check out
Todos os visitantes devem estar registrados no sistema de software de gerenciamento de visitantes que é operado pelo recepcionista da entrada frontal. O sistema registra o nome e a filiação da empresa de cada visitante, bem como a finalidade e duração da visita.
Crachá do visitante
No check-in, cada visitante tem sua foto tirada e recebe um distintivo de identificação com foto. Juntamente com sua foto, o crachá exibe o nome do visitante e a duração da visita. O emblema do visitante deve ser usado em todos os momentos.
Os visitantes devem ser acompanhados por um empregado patrocinador em todos os tempos
Todos os visitantes devem ser acompanhados pelo (s) empregado (s) que estão visitando durante o período de permanência.
Este requisito não se aplica aos visitantes das filiais da Zipline. Podem ser feitos arranjos especiais para acomodar empreiteiros contratados para trabalhos de longo prazo, mas esses acordos devem ser limpos com o diretor de segurança.
Fotografias
Não podem ser tiradas fotografias sem a aprovação prévia do departamento jurídico ou do diretor de segurança. Além disso, a fotografia que é permitida não pode ser publicada sem a aprovação prévia do Diretor de Marketing.
Não divulgação
Todos os visitantes devem assinar um NDA (acordo de não divulgação) no check-in.
Acesso à rede para convidados
Os visitantes que necessitam de acesso à Internet são fornecidos com um nome de usuário e uma senha de usuário para a rede sem fio da Zipline.Em nenhum momento o convidado pode acessar o programa da intranet da empresa com o laptop ou outro dispositivo móvel.
O papel do Floor Marshall
Qualquer funcionário que perceba um visitante sem um crachá deve imediatamente chamar a atenção do pedreiro designado para sua área. O piso marshall tem responsabilidade de primeira linha pela aplicação da política de gerenciamento de visitantes. No caso de uma evacuação de emergência, o recepcionista da recepção imprime uma lista de todos os visitantes e entrega a lista para o piso na área de evacuação.
Os coordenadores do chão são responsáveis por contabilizar todos os visitantes durante uma evacuação.
Aviso: Esta é uma política de exemplo, e não constitui um aconselhamento jurídico. Só é um ponto de partida para criar uma política adaptada às necessidades específicas da sua empresa. A Zipline International é uma empresa fictícia (do meu conhecimento) e o nome foi usado apenas como exemplo ao escrever esta política.
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