Planeja um projeto usando as ferramentas básicas de gerenciamento de projetos

Nosso mundo de trabalho é cada vez mais um mundo de projetos. Os projetos são como desenvolvemos novos produtos, executamos iniciativas estratégicas e realizamos tudo o que é novo em uma organização.

Por definição, os projetos são iniciativas temporárias e exclusivas , em contraste com as atividades de operações regulares. E enquanto muitas empresas contam com gerentes de projetos treinados e certificados para liderar suas iniciativas, as habilidades do projeto são cada vez mais necessárias para todos os profissionais.

Este artigo oferece uma introdução ao planejamento de um projeto para qualquer profissional interessado em adotar as práticas que funcionam tão bem para gerentes de projetos profissionais.

Aproveite o tempo para definir e planejar seu projeto de forma efetiva:

Os gerentes de projeto entendem que uma grande parcela da duração total do projeto é gasto no planejamento. Muitos de nós tendem a se apressar para iniciar o trabalho, que no mundo dos projetos é similar a ignorar a leitura das instruções nessa nova peça de mobiliário que você comprou de um desses revendedores "montá-lo você mesmo". As possibilidades são, a pressa de fazer o trabalho sem ler as instruções criará alguns problemas sérios em algum momento do seu esforço.

Em vez de se precipitar diretamente para o trabalho, é importante pregar alguns problemas críticos:

1. O que exatamente você está criando? Seja o mais específico possível.
2. Quando deve ser completado por?
3. Que recursos (pessoas, equipamentos e orçamento) você tem acesso para completar o projeto?

Os três itens acima são os componentes fundamentais de uma declaração de escopo. Todo gerente de projeto trabalha para esclarecer o escopo antes do início do trabalho.

Escopo da Iniciativa da festa de feriados da empresa:

Uma declaração de amostragem para a festa da festa da empresa pode ler da seguinte forma: Nosso objetivo é planejar e entregar uma festa de férias da empresa para 100 funcionários e seus outros importantes antes do final de dezembro, a um custo não superior a US $ 10.000. Nosso planejamento e coordenação consistirá no comitê de 4 membros com supervisão pelo CEO. A festa incluirá um bar aberto, uma refeição chapeada, sobremesas e entretenimento.

Basta tomar o tempo para elaborar essa declaração simples, mas importante, oferece uma orientação poderosa para a equipe envolvida no projeto. Todos compreendem a natureza do projeto, o prazo, os recursos e o orçamento.

Deslocar o escopo para blocos de trabalho discretos:

Os gerentes de projeto criam algo chamado estrutura de quebra de trabalho para descrever em termos claros e acionáveis, todo o trabalho do projeto que deve ser preenchido por alguém em um determinado momento quadro, armação. Na sua situação, a quebra do trabalho pode incluir:

• Identificar local.
• Confirme a disponibilidade do quarto e feche-o com um depósito.
• Selecione as opções de comida.
• Confirme a barra e o que a barra inclui.
• Identifique as opções de sobremesas.
• Crie e distribua convites com escolhas alimentares.
• Finalize as escolhas alimentares com base nos convites retornados.
• Decida sobre o tipo de entretenimento.
• Revise as opções de entretenimento e selecione.
• Confirme a configuração da sala de jantar.
• Compre presentes de mesa para convidados.
• Coordenar e entregar o evento.

Os gerentes de projeto desenvolveriam esta quebra do trabalho do projeto sem consideração por recursos ou cronogramas, mas mais no formato de brainstorming. Uma vez identificado o todo o trabalho necessário para atingir o escopo do projeto, é hora de colocá-lo em ordem, atribuir responsabilidades e solicitar estimativas de tempo e custo dos membros da sua equipe.

Criando o Plano do Projeto a partir da Repartição do Trabalho:

Depois de concluir a simples quebra do trabalho identificada na página anterior, você deve agora:

• Confirme que todos os itens principais para alcançar o escopo do projeto têm foi identificado.
• Confirme quem irá lidar com os itens de trabalho e criará uma matriz de responsabilidade que descreva as principais tarefas de trabalho por uma parte responsável.
• Solicite que cada membro da equipe revise suas tarefas, identifique as estimativas de tempo e custo, anote os prazos, resuma as necessidades de recursos e assegure-se de que eles avaliaram minuciosamente o trabalho pelo qual devem ser responsáveis.

Uma vez que as etapas acima foram concluídas, a equipe do projeto deve trabalhar em conjunto para seqüenciar os eventos na ordem correta, observando conflitos de recursos ou possíveis desafios de agendamento. Nota: um gerente de projeto completaria esta etapa desenvolvendo um diagrama de rede, calculando o caminho crítico e, em seguida, agendando recursos, muitas vezes com a ajuda de software de computador.

Para o seu projeto menor usando métodos informais, uma simples abordagem de tipo de nota post-it de colocar os itens em sequência pode ser tudo o que é necessário. Este processo permitirá que você desenvolva a imagem completa das etapas envolvidas e os prazos para planejar e entregar uma ótima festa de férias!

Deixe o trabalho começar:

Agora que você tomou o tempo para atingir adequadamente o projeto, identificar as principais tarefas, seqüenciar as tarefas e avaliar o tempo e os requisitos de recursos, você está preparado para colocar o time a trabalhar em seus responsabilidades atribuídas. Seu papel como gerente de projeto informal é monitorar o trabalho, apoiar os membros da equipe e ajudar a identificar e resolver os desafios à medida que eles ocorrem. Um bom gerente de projeto se reúne regularmente com os membros da equipe para avaliar o progresso e identificar e navegar riscos emergentes.

A linha inferior:

As mesmas abordagens descritas acima podem ser aplicadas a qualquer situação do projeto em seu departamento ou unidade de negócios. Desenvolva um escopo claro, identifique o trabalho, atribua recursos, elabore estimativas e um cronograma, e depois controle e controle o trabalho. Suas práticas serão reconhecidas e apreciadas pelos gerentes de projetos profissionais em seu local de trabalho, e seus resultados serão muito melhores do que simplesmente pulando no trabalho sem pensar.Melhor sucesso com sua próxima iniciativa!

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Atualizado por Art Petty