Dicas sobre como preparar uma factura proforma

Uma factura proforma tem todos os componentes familiares de uma factura doméstica comum - uma descrição do produto, uma listagem detalhada de taxas e termos de vendas - exceto que ele afirma claramente "Fatura Proforma. " Neste artigo, falo sobre o que é uma fatura proforma, por que você deve usar uma, e como prepará-la.

O que é uma factura proforma?

Uma fatura proforma é considerada um documento de pré-aconselhamento e serve de guia para a ação sobre as expectativas em uma venda de exportação.

Ele também prepara o cenário para o processo de negociação. Há uma explicação detalhada sobre este assunto no livro "Exportar: o guia definitivo para vender no exterior com sucesso."

Por que usar uma factura Proforma?

Uma fatura proforma ajuda a aumentar a venda de exportação. Aqui estão algumas maneiras pelas quais uma fatura proforma é útil:

• Minimiza erros.
• Serve como um acordo legal e vinculativo.
• descreve todas as informações relevantes relativas à transação de exportação.
• É uma forma amplamente aceita de estrutura de documentos de vendas na indústria de exportação.
• Permite que os bancos estabeleçam um método de pagamento em nome do importador.

Digamos que você deseja que seu cliente receba uma cotação de preços para um transporte de escovas de cabelo para o seu porto de entrada, neste caso, CNF (custo e frete) de Roterdam. Veja como você prepara a fatura.

Como preparar uma factura proforma

Exemplo:

Fatura proforma
U. S. A. Widgets para Roterdã via Oceano - Cálculo do preço por unidade por unidade

Você tem 100 casos de escovas de cabelo, embalou 12 unidades para um caso. Cada caso tem um preço de US $ 120, ou US $ 12 por unidade. O custo total da ordem é de US $ 12 000.

• Preço de venda: US $ 12 000 - porta da fábrica FOB nos EUA
• Transporte terrestre: US $ 700
• Transporte marítimo: $ 1, 500
• Dever: $ 300 > CAF: $ 1, 250
• Documentação: US $ 125
• Preço total pago (ou Total CNF Rotterdam)

O preço de venda é o seu custo para comprar o produto do fabricante, além da sua marcação.

Adicione esse valor ao total de custos de envio e divida esse total pela quantidade de casos. Isso obtém o seu preço de desembarque por caso. Divida essa figura pelo número de unidades em um caso. Isso obtém seu preço de desembarque por unidade. Em frente à palavra "factura", digite "proforma."

Você já finalizou sua cotação de preço e criou uma fatura proforma. Não esqueça de especificar um período de tempo preciso durante o qual a sua cotação é válida e adicione o número de referência da cotação de frete (logística especialista).

Existe uma diferença entre uma cotação de preço e uma factura proforma? Há pouca diferença entre os dois. A fatura proforma serve como uma cotação em um formulário de fatura. Uma cotação é redigida mais como uma carta de negócios ou um email detalhado descrevendo uma oferta acordada que geralmente é por escrito, enquanto uma fatura proforma aparece exatamente como uma fatura, exceto a declaração de "Fatura Proforma" no topo.

Uma vez que o seu cliente aprova a factura proforma, ela se tornará a sua factura real para o pedido. O cliente também usará a nota fiscal proforma para obter o financiamento necessário ou as licenças de importação. Seu cliente deve comunicar a aceitação em uma breve frase escrita ou duas, como a seguinte (geralmente via e-mail ou fax), com uma assinatura: "Aceitamos sua fatura proforma nº

1234 contra o nosso P. O. No. ABCD". Você responderá: "Reconheça e confirme o seu número P. O. No. ABCD contra a nossa factura proforma nº 1234."

É isso. Você tem uma venda. Você está no negócio! A partir deste momento, nenhuma mudança adicional deve ser feita para a transação por você ou seu cliente até após a data de expiração indicada na proforma. Antes de liberar o pedido, você e seu cliente devem negociar os termos de pagamento. Há muitos fatores a serem considerados ao escolher um método de pagamento de exportação. Certifique-se de examinar todos eles antes de finalizar sua transação.