Prós e contras de 3 Estruturas organizacionais de projeto

A forma como a sua organização está estruturada influencia como você gerencia e executa projetos. Também pode influenciar a quantidade de autoridade e alcance que você precisa fazer seu trabalho como gerente de projeto.

Existem três estruturas organizacionais comuns, e os gerentes de projetos trabalham em todos eles: funcional, projeto e matriz. Vamos dar uma olhada nas vantagens e desvantagens de cada um, então você sabe o que você enfrenta quando se junta a uma nova estrutura.

Uma estrutura organizacional funcional

Em uma estrutura de organização funcional, o gerente do projeto e todos os recursos funcionam na mesma divisão da empresa, como o Departamento de Vendas e Marketing. Geralmente, o gerente funcional terá mais autoridade do que o gerente de projeto.

Vantagens:

A estrutura funcional dá-lhe menos poder como gerente de projeto, mas há muitas outras vantagens:

Funciona bem para pequenas equipes e pequenos projetos porque a função tem controle total sobre o membros da equipe e outros recursos necessários.
Você pode acessar facilmente os especialistas que você precisa porque eles estão na mesma área funcional.
É rápido para reunir todos para resolver problemas relacionados ao projeto.
Você pode limitar as ferramentas de comunicação do projeto que você precisa usar porque a equipe é relativamente pequena e simples.
Muitas vezes, você adquire membros entusiastas da equipe que estão interessados em trabalhar no projeto porque oferece oportunidades de carreira. O trabalho de projeto pode ser uma ótima maneira de motivar seu time.

Se você entregar o projeto para uma equipe funcional, será a equipe funcional em que você trabalha. Isso facilita o fechamento de um projeto.

Desvantagens:

Embora esta estrutura tenha muitas vantagens, também há algumas desvantagens:

O trabalho ocorre em um silo, o que pode significar que você não tem acesso a pessoas fora de sua divisão funcional.
As pessoas na equipe do projeto podem ser mais leais ao seu departamento ou gerente de equipe do que ao trabalho no projeto, e isso pode criar conflitos.
Um grande projeto pode acabar com um gerente de projeto funcional de cada função. Isso pode resultar em trabalho caindo pelas rachaduras se todos os gerentes de projeto não funcionem harmoniosamente juntos.
O trabalho funcional pode isolar-se na medida em que você não tem a oportunidade de se expandir amplamente na empresa. Pode ser difícil manter um foco estratégico.

A Estrutura Organizacional do Projeto

Equipes dedicadas são juntas para trabalhar em projetos em uma estrutura organizacional do projeto. O gerente do projeto provavelmente possui responsabilidade de gerenciamento de linha para os membros da equipe do projeto. Exemplos disso incluem grandes construções, mas também iniciativas corporativas que requerem uma equipe dedicada.O gerente do projeto possui autoridade final, informando sobre o patrocinador do projeto eo painel do projeto. Os indivíduos no trabalho em equipe diretamente para o gerente de projeto.

Vantagens:

A vantagem óbvia de uma estrutura de projeto é que você tem mais controle sobre a equipe, mas também há outras vantagens.

As equipes podem ter um forte senso de identidade. É a estrutura mais fácil para criar uma forte cultura de equipe.
Toda a equipe está focada nos objetivos da equipe e não há conflito de lealdade com o dia do trabalho para as pessoas que trabalham no projeto. O seu dia de trabalho é o projeto.
Os recursos são dedicados ao projeto, por isso é muito mais fácil agendar o trabalho. Você saberá quando os membros da equipe estiverem disponíveis e não há risco de que eles sejam retirados para o trabalho comercial como de costume para outro gerente com um curto prazo.
Os projetos que são executados nesta estrutura são excelentes ambientes para melhorar suas habilidades de gerenciamento de projetos, tanto como um líder quanto em habilidades técnicas.

Desvantagens:

A estrutura do projeto é mais fácil de trabalhar dentro, mas ainda tem algumas desvantagens.

Ter uma equipe dedicada a um projeto é um compromisso caro. Ele tende a ser uma opção apenas em grandes projetos.
Se você remover as pessoas de seus trabalhos funcionais, pode ser difícil voltar, especialmente se o projeto for longo. O trabalho do projeto está se esticando e retornando ao que você fez antes de um período trabalhando em um ambiente multidisciplinar em um novo e desafiador projeto. Não é uma perspectiva atraente para muitas pessoas. Pode ser ainda mais importante para você gerenciar a transição da equipe quando você fechar um projeto.
Às vezes, fechar um projeto pode significar perder seu emprego se a empresa se mudou e não há outra função disponível para você entrar.
Por sua natureza, equipes dedicadas sugam recursos para trabalhar em apenas uma coisa. Pode limitar o número de projetos que a empresa pode fazer em qualquer momento, especialmente quando diferentes projetos exigem as mesmas habilidades.
Os gerentes de projeto neste tipo de estrutura também gerem gerenciamento de linha para suas equipes. Significa gastar tempo e esforço em tarefas de recursos humanos que você não teria que fazer em outras estruturas. Se você gosta desse elemento de trabalhar com pessoas, isso pode ser uma vantagem.

A estrutura organizacional da matriz

A terceira opção é uma estrutura de matriz. Os recursos são compartilhados tanto no trabalho de trabalho como no trabalho de projeto. Pode significar ter dois gerentes, ou "linha pontilhada" responsabilidade para um gerente de projeto, bem como para o gerente da equipe. A estrutura da linha de gerenciamento funcional normalmente está em primeiro lugar, e o gerente do projeto leva a linha pontilhada.

Esta estrutura divide poder e autoridade entre o gerente de equipe funcional ou de divisão e o gerente de projeto. Você precisará usar suas habilidades de negociação para todo o seu poder!

Vantagens:

As estruturas da matriz são muito comuns porque permitem que os gerentes façam escolhas realmente flexíveis com a forma como as pessoas passam seu tempo.É altamente provável que você trabalhe em um ambiente de matriz em algum momento de sua carreira. As vantagens desta estrutura incluem:

Os recursos são usados de forma eficiente e podem se movimentar entre projetos conforme necessário.
Você pode trabalhar em muitas coisas diferentes, às vezes em paralelo - embora se possa argumentar que esta é uma desvantagem também.
Equipes e indivíduos podem ser muito receptivos. Se um novo projeto chegar, isso deve ser prioritário, é fácil de girar e de repente se concentrar em outra coisa. Você não pode fazer isso facilmente em uma estrutura de projeto, o que leva mais tempo para se dissolver e reagrupar.
A estrutura exige que todos usem o mesmo ciclo de vida e metodologia de gerenciamento de projetos, por isso é fácil mover-se entre os projetos. As pessoas podem se juntar a uma equipe de projeto com relativamente pouco embarque necessário quando a terminologia e os processos são comuns.

Desvantagens:

Tal como acontece com todas as configurações, esta também tem suas dificuldades. Apesar de ser uma estrutura comum, não acho que muitos locais de trabalho modernos tenham quebrado os problemas de sobrecarga. Pode ser fácil dar a um indivíduo demais para fazer se você não possui sistemas para gerenciar e monitorar a totalidade de sua carga de trabalho. Outras desvantagens incluem:

O conflito entre projetos é comum porque você pode estar lutando pelos mesmos recursos que outro projeto.
O outro projeto pode ter vedado os melhores recursos - as pessoas mais apropriadas com as habilidades certas - ou o gerente da linha pode não disponibilizá-las para o trabalho do projeto.
Pode haver algum conflito entre as tarefas de negócios e o trabalho de projeto para os indivíduos, especialmente quando ambos os gerentes estão a dar-lhes prioridades diferentes.
Os recursos podem ter um conflito sobre o caminho de desenvolvimento que eles fazem para suas futuras carreiras. Embora você possa saber que deseja permanecer no gerenciamento de projetos, você pode ter a opção de avançar para um papel funcional mais antigo ou um papel mais orientado para o projeto. Mas muitas opções de carreira são boas, mesmo que isso faça decisões difíceis.

Uma estrutura organizacional que funciona perfeitamente para todo o trabalho de negócios como sempre não funciona sempre para projetos, e você precisa gerenciar dentro do ambiente em que trabalha. É uma boa idéia ter alguma experiência em cada uma dessas estruturas se você puder para que você possa experimentá-las de primeira mão. Isso irá ajudá-lo a decidir qual o ambiente que melhor se adapta às suas habilidades e preferências. Então você pode fazer uma escolha informada se você tiver a chance de decidir seu futuro ambiente de trabalho.

Compreender os prós e contras de cada um lhe dará a chance de descobrir onde melhor gastar seu tempo e influência para tirar o máximo proveito de sua equipe e ajudar seu projeto a concluir com sucesso.