Estrutura de organização organizacional

Introdução

A função de compra de qualquer empresa é de vital importância para o sucesso dessa empresa. Ao negociar com fornecedores, um departamento de compras pode obter os melhores itens de qualidade, ao melhor preço, no momento certo de entrega. Desta forma, uma empresa pode garantir que eles tenham as peças disponíveis para o seu processo de fabricação, o que, por sua vez, permite que a equipe de produção produza e entregue itens de qualidade ao cliente.

A forma como um departamento de compras está estruturado depende diretamente da forma como a empresa opera. Ter uma organização de compras estruturada da maneira errada pode levar a maiores custos de materiais e inconsistências para a produção de produtos acabados, o que pode levar à degradação da satisfação do cliente.

Pequenas empresas

Para as pequenas empresas, a compra de materiais é tão importante quanto para as grandes empresas. Uma pequena empresa opera de forma enxuta, e o processo de compra pode ser simples, mas ainda precisa funcionar com sucesso. Uma pequena empresa pode ter um profissional de compras que tem que adquirir todos os itens necessários para o negócio. A vantagem de um único profissional de compras é que eles geralmente terão um relacionamento pessoal com os vendedores e podem agir rapidamente quando surgem problemas.

No entanto, eles precisam garantir que os materiais chegam quando eles são necessários e ao preço correto.

À medida que as empresas crescem, o único profissional de compras pode facilmente ficar sobrecarregado e isso pode levar à sua incapacidade de manter o topo dos fornecedores e entregas. É importante que as pequenas empresas compreendam que uma empresa em crescimento precisa garantir que seu departamento de compras cresça em etapas para garantir que eles mantenham as eficiências que foram criadas.

Compras centralizadas

As empresas maiores geralmente adotam uma estrutura de compras centralizada com todas as equipes de compras informando ao executivo de compras. A organização de compras centralizada irá acomodar os requisitos de compras para toda a empresa. Por exemplo, se uma empresa tem sete plantas em todo os EUA, a central de compras estará localizada em um local e comprará itens para as sete plantas.

Há uma série de razões pelas quais as empresas escolheriam esse tipo de estrutura de compras. Ao ter uma única organização de compras, a empresa pode alavancar o gasto total da empresa ao negociar com fornecedores. Isso deve permitir ao departamento de compras verificar o melhor preço e condições dos fornecedores, oferecendo-lhes o compromisso de comprar volumes maiores.

As organizações de compras centralizadas também permitem que profissionais de compras se especializem em uma área.Por exemplo, um funcionário de compras poderia trabalhar com fornecedores que fornecem produtos de aço, enquanto que, se estivessem em um departamento de compras menor, deveriam trabalhar com fornecedores de diversas indústrias.

As empresas geralmente gostam de serviços de compras centralizados, uma vez que lhes dá um maior grau de controle sobre o processo de compra.

Ao ter as compras dispersas em toda a organização, haveria um número muito maior de pessoal envolvido no processo e menos controle do processo de compra.

Compras descentralizadas

Organizações com muitos locais podem adotar um modelo de compras descentralizado. Isso permite que cada instalação ou um grupo de instalações realize suas próprias compras. Este modelo de compra pode ser bem sucedido, onde a cultura da organização é tal que cada local atua como seu próprio centro de lucro ou possui uma empresa diferente de outros locais. Para as empresas que adquiriram empresas que podem não ser semelhantes aos seus negócios principais, a estrutura descentralizada de compras seria mais apropriada. As organizações de compras locais geralmente operam de forma semelhante ao modelo de pequenas empresas, onde terão vínculos mais estreitos com fornecedores locais e poderão reagir rapidamente quando necessário.

Onde as instalações exigem a entrega de itens em um momento, o modelo de compras centralizado não é apropriado. Se um estoque é iminente e a manufatura será interrompida, um fornecedor local geralmente pode entregar o mesmo dia, enquanto as compras centralizadas provavelmente irão lidar com um fornecedor nacional que não poderá oferecer a mesma resposta.

Muitas empresas tentaram adotar uma combinação de compras centralizadas e descentralizadas, onde as instalações têm a responsabilidade de compra de determinados itens de produção críticos, mas a central de compras tem a tarefa de comprar itens não críticos.