Entendendo Gestão de Riscos em Imóveis

Administração e gerenciamento de riscos é um componente crítico do gerenciamento de propriedades imobiliárias. A função de manutenção de registro deve ser cuidadosamente gerenciada e, quanto maior o nível de detalhe, melhores serão os resultados prováveis.

Na maioria dos estados, de longe o maior número de reclamações de consumidores, penalidades de comissão e suspensões de licenças e revogações estão relacionados ao gerenciamento de propriedades. Não é que aqueles licenciados que fazem gerenciamento de propriedades são burros.

É que é um negócio muito transacional. Enquanto um agente médio pode fazer uma dúzia de transações de venda por ano com um contrato de compra e documentos relacionados, o gerente de propriedade médio pode fazer centenas de transações menores.

O fato de serem menores não faz essas transações menos importantes e não reduz o risco envolvido em fazê-las. Como gerente de propriedade, você está contratando um proprietário para comercializar e alugar seus imóveis, coletar as rendas e remeter para o proprietário e gerenciar a propriedade, desde a manutenção até a implementação das regras do inquilino.

Ao fazer isso, você está negociando com proprietários, inquilinos, empresas de reparo, mídia de publicidade, contratados e outros. Todas e cada uma dessas transações introduzem algum risco em sua empresa. Não é necessariamente um grande risco em cada caso, mas é cumulativo.

As funções financeiras são, de longe, as mais prováveis ​​de criar problemas para o corretor.

As funções financeiras envolvem:

• a função de marketing e financeiro requer registros de despesas e receitas, bem como registros fiscais, faturas de publicidade e muito mais,
• gerenciamento de inquilino envolve registros de todos os seus pedidos, histórico de pagamentos de aluguel e violações de regras e
• manutenção e reparos de instalações requerem horários de manutenção, registros de reparos para garantia e registros de pessoal de funcionários e subcontratados.

O componente de gerenciamento de riscos é, naturalmente, muito importante. Um grande desastre pode ameaçar a sobrevivência da propriedade economicamente. Os registros mantidos são parte disso, pois qualquer ação legal tomada por outros pode ser frustrada se houver registros detalhados que refutem suas reivindicações.

Uma parte da gestão de risco é determinação de risco versus recompensa. Um bom exemplo é uma banheira de hidromassagem ou piscina na propriedade. O gerente da propriedade e o proprietário devem equilibrar o valor do pool com os riscos incorridos. Quando um risco como este é identificado, existem três maneiras pelas quais ele pode ser endereçado:

1. Evitação - A decisão pode ser feita para remover a banheira de hidromassagem ou a piscina, pois a renda de aluguel adicional não vale o custo do seguro ou os riscos envolvidos.

2. Controle - Se a banheira de hidromassagem for retida, talvez um bloqueio e uma vedação codificados sejam instalados para evitar crianças mais novas.

3. Transferência de Riscos - A maneira mais prevalente de lidar com o risco é comprar um seguro para transferir o risco para a seguradora.

O gerente de propriedade bem-sucedido planejará problemas, manterá excelentes arquivos e registros de cada atividade e avaliará essas funções continuamente para determinar se a mudança é necessária.

Documentos e E-mail

Em muitos estados, você só precisa manter registros de transações por seis anos.

No entanto, é aconselhável mantê-los mais longos, especialmente se você estiver autorizado a fazê-lo em formato eletrônico. Você pode apostar que, se qualquer uma das partes pode ter uma reivindicação, alguém que quer processá-lo por algo seis anos e dez dias atrás ainda terá cópias do documento. É muito mais difícil invocar seu caso se você já destruiu suas cópias.

No que diz respeito ao e-mail, qualquer ação judicial envolvendo um empréstimo garantido pelo governo federal (praticamente todos os nossos negócios residenciais), pode obrigá-lo a produzir e-mails relacionados à transação e comunicações com seu cliente / cliente. Existem inúmeras maneiras e produtos de software para salvar e-mails relacionados, mas leia alguns dos artigos aqui sobre a Evernote, uma solução por muitos motivos. Veja como lidar com o e-mail usando o Evernote e seus arquivos do Gmail.

Modifique para se adequar à sua solução de e-mail.

• Configure o encaminhamento automático no Gmail de cada email para ou do seu cliente / cliente.
• Eles entram em um caderno na Evernote para a transação.
• Algumas semanas após o fechamento, retire todos esses e-mails no Evernote e imprima-os em ordem cronológica para um arquivo PDF.

Uma vez que os arquivos PDF são pesquisáveis, você pode rapidamente retirar qualquer email que alguém queira querer com palavras-chave. Isso funciona bastante bem.