Seis etapas para o fortalecimento do gerenciamento de seu negócio

À medida que as empresas crescem e mudam os processos de gerenciamento de negócios, naturalmente precisam evoluir. Eu descrevo todos os processos e eventos necessários para compartilhar resultados, discutir planos futuros, identificar problemas para enfrentar e manter os gerentes e funcionários focados nas questões certas como a rotina operacional de uma empresa.

Uma rotina operacional definida apoiada por uma cadência consistente das reuniões e atividades certas é essencial para a execução e o crescimento de um negócio saudável.

Este artigo oferece orientação sobre a criação de uma rotina operacional para sua empresa ou equipe, seja você o diretor executivo, o gerente geral ou o gerente da linha funcional.

Quando as Demandas de Crescimento Mudam para a Rotina Operacional: Um Estudo de Caso

Os membros desta pequena empresa de software se orgulhavam de permanecer fiel à cultura casual que o fundador criara durante os primeiros dias de inicialização. Eles creditaram este ambiente solto livre de processo e burocracia, tornando sua empresa um ótimo lugar para trabalhar e permitindo que a máxima criatividade funcione dos engenheiros da empresa.

Esse estilo de operação solto funcionou bem enquanto o negócio permaneceu pequeno. No entanto, graças a essa criatividade fantástica e a um produto resultante, a empresa pegou uma aceleração nas vendas e a população de funcionários explodiu em um mar de novas contratações. Então, os problemas. Em uma pesquisa de funcionários, as seguintes questões foram destacadas como preocupações sérias:

• Pobre comunicação e coordenação entre funções.
• Falta de colaboração para a resolução diária de problemas.
• Confusão sobre o projeto-chave e as prioridades estratégicas.
• Falta de compreensão do desempenho da empresa e das metas futuras.
• Gargalos do processo que permaneceram não resolvidos por longos períodos de tempo.
• Falta de conectividade entre objetivos individuais e objetivos organizacionais.

Sentir que a cultura casual de dias passados ​​já não funcionava em uma empresa de rápido crescimento, os gerentes e os principais colaboradores se propuseram a criar uma rotina operacional - uma série de reuniões e processos destinados a melhorar a comunicação e colaboração.

Embora a idéia de adicionar o processo ao seu ambiente criativo fosse desconfortável, a adição do tipo certo de processos e eventos ajudou a melhorar significativamente a comunicação e a coordenação em toda a organização . Os inquéritos subsequentes dos empregados refletiam menos um tom de crise ou de combate a incêndio e focado no fortalecimento do que foi visto novamente como um ótimo lugar para trabalhar.

Seis etapas para a criação de uma rotina operacional que fortalece sua empresa:

A empresa de software descrita acima projetou sua rotina operacional por etapas, focalizando inicialmente em melhorar a comunicação e a colaboração e depois se concentrar em envolver mais pessoas no trabalho de estratégia .Aqui estão os seis passos que os gerentes desta empresa levaram para fortalecer sua empresa:

1. Encontre o ponto de partida certo. Com os desafios de comunicação, a equipe da empresa de software decidiu que os gerentes em todas as funções se reuniriam semanalmente para identificar e compartilhar grandes problemas ou oportunidades onde a ajuda era necessária.

Em vez de servir como uma reunião de status onde cada participante descreveria suas atividades atuais, os participantes com desafios ou oportunidades descreveriam sua situação e necessidades. As pessoas se ofereceram ou foram designadas para ajudar e a iniciativa foi rastreada para conclusão em um relatório disponível para todos os funcionários. Em última análise, a equipe adotou o nome Problemas e Oportunidades para esta reunião semanal.

À medida que a coordenação e a colaboração em torno dos itens identificados na reunião Problemas e Oportunidades melhoraram, a duração da reunião semanal reduziu-se para menos de 30 minutos. Os participantes concordaram que este era um pequeno investimento no tempo com uma grande recompensa.

2. Aproveite os êxitos. Com a adoção do progresso positivo criado pela reunião Problemas e Oportunidades , , os gerentes da empresa de software procuraram melhorar a conscientização sobre os resultados financeiros e o alinhamento em torno dos principais objetivos. Eles estabeleceram um fórum de Mensagens Mensais de Discussão que ocorreu via webinar.

O CEO e os executivos descreveriam os resultados do mês anterior, identificam o progresso e os problemas com os principais indicadores de desempenho e analisam os objetivos de alto nível para o saldo do trimestre e ano. Os funcionários foram incentivados a fazer perguntas através de mensagens instantâneas e todas as perguntas e respostas foram recapituladas em uma distribuição de e-mail de acompanhamento até o dia seguinte. As gravações foram arquivadas para facilitar a visualização de associados incapazes de participar da sessão ao vivo.

À medida que esta nova Discussão de resultados mensais ganhou impulso, o tempo necessário para prepará-la e entregá-la reduzida a menos de uma hora de assunto para o volume de perguntas dos funcionários. Os funcionários que se acostumaram a nunca ouvir como a empresa estava se apresentando se tornaram os maiores líderes de torcida para esta nova sessão e sua transparência em torno de números e indicadores de desempenho.

3. Comece os novos funcionários na base certa . Dado o rápido ritmo de contratação, os principais gerentes da empresa e contribuidores individuais determinaram que o novo processo de incorporação de funcionários inclua uma sessão de "Almoço Com Executivos" onde os executivos se apresentariam e suas funções e falassem sobre a história da empresa, presente e futuro. Nenhum tópico estava fora de limites e as novas contratações foram encorajadas a perguntar sobre estratégia, resultados financeiros, oportunidades de mercado, prioridades fundamentais e como avançar na organização.

4. Olhe para dentro uma vez por trimestre em análises de operação de mergulho profundo. As sessões descritas acima forneceram ajuda imediata para melhorar as comunicações e a colaboração e garantir que todos estivessem na mesma página para obter resultados e metas. No entanto, o que era necessário era uma maneira de analisar objetivamente o funcionamento do negócio e identificar as melhorias necessárias. A Revisão Operacional Trimestral nasceu.

Em contraste com as sessões Problemas e Oportunidades e Resultados mensais , a Análise Operacional Trimestral focalizou a revisão de cada área funcional e examinando o desempenho geral e indicadores-chave. Sensíveis a não querer que estes servissem como "sessões de brag", foram estabelecidas regras básicas para incentivar a identificação de áreas problemáticas e permitir o questionamento de todos os outros participantes da reunião. Após as poucas primeiras sessões difíceis, esta reunião se tornou uma parte importante do processo de melhoria contínua da empresa. Os gerentes funcionais e empresariais aprenderam a ser transparentes sobre seus desafios e sucessos e, principalmente, os principais objetivos de fortalecimento foram identificados para cada área com resultados a serem reportados no próximo trimestre de reunião.

Uma etapa adicional que ajudou essas sessões de revisão trimestral a incluir o envolvimento a um grupo de observadores . Cada gerente de relatórios ou líder de negócios foi autorizado a convidar vários membros da equipe para a sessão para ouvir e aprender sobre o negócio geral. Esses participantes silenciosos foram encarregados de informar sobre o conteúdo da reunião para suas equipes mais amplas.

5. Formalizar o processo de olhar para o exterior . Uma série de líderes técnicos da empresa de software ficou preocupada com o fato de a nova rotina operacional se concentrar exclusivamente em atividades internas e não permitiu visões e observações do mundo exterior. Para ajudar a colmatar essas preocupações, os gerentes técnicos receberam orçamentos para trabalhar com o objetivo de incentivar a exploração externa, incluindo participar de conferências e seminários, visitar clientes e explorar mercados não relacionados, mas potencialmente interessantes para a empresa. As únicas condições do investimento foram que os gerentes técnicos fossem obrigados a incluir funcionários de outras funções em suas explorações e a informar sobre o conteúdo e as idéias geradas a partir da exploração externa. Eventualmente, o processo envolvido em um onde as idéias foram geradas e os casos comerciais desenvolvidos para novas atividades.

6. Crie equipes de mercado e focadas no cliente para trabalhar na estratégia . As sessões acima focadas em comunicação, colaboração, resolução de problemas e melhoria contínua, mas não abordaram a questão restritiva do desenvolvimento da estratégia e da estratégia de execução. Isso foi resolvido criando equipes focadas no mercado encarregadas de definir as estratégias necessárias e identificar os planos necessários para tornar essas estratégias atualizadas. Cada equipe foi atribuída a um patrocinador executivo e gerente de projeto, e os membros foram gerados a partir de funções funcionais fundamentais, e não apenas de funções gerenciais.

Embora essas equipes não tenham substituído a responsabilidade dos principais executivos pela orientação geral da estratégia, eles ofereceram uma maneira excelente de atrair mais funcionários para o processo tanto para entrada quanto para execução coordenada. Os executivos atuaram como painéis de som e tomaram as decisões finais sobre os níveis globais de investimento, e as equipes possuíam as estratégias para a vida. A abordagem de gerenciamento de projetos para a execução da estratégia mostrou-se incrivelmente útil para organizar e controlar as várias iniciativas.

Oito pontos principais para gerentes:

1. Melhorar a coordenação e o controle de uma empresa não tem que significar impor súbita, grandes volumes de processo e burocracia. Caminhe antes de correr.
2. A comunicação é sempre o problema: comece por aí primeiro.
3. Expandir o envolvimento em vez de limitá-lo.
4. Vá além das correções de comunicação de curto prazo para criar processos e eventos focados na melhoria do negócio a longo prazo.
5. Seja consistente e diligente com sua rotina operacional.
6. Desafie as pessoas a olhar para fora do negócio como uma parte fundamental do fortalecimento do negócio.
7. Estratégia Kick fora da sala de reuniões e nas mãos de seus funcionários, mas guia e treiná-los.
8. Use práticas de gerenciamento de projetos para facilitar a implementação da estratégia.

A linha inferior:

Em um mundo caracterizado por mudanças e crescente complexidade, você não pode se dar ao luxo de reter a abordagem operacional de ontem, mesmo que seja casual e confortável. Os bons gerentes e operadores de empresas se esforçam constantemente para identificar abordagens e processos que melhorem a comunicação e o envolvimento e proporcionem a todos os funcionários maiores oportunidades de contribuir. Se sua empresa tiver uma rotina operacional obsoleta, considere atualizá-la com as idéias do exemplo da nossa empresa de software. Se a sua empresa não tem uma abordagem operacional coerente, é hora de os gerentes e os principais contribuintes intensificarem e criar um.