Documentos de Origem para Transações Contábeis

Cada vez que uma empresa faz uma transação financeira, é gerado algum tipo de trilha de papel. Essa trilha de papel é chamada de documento de origem. Se uma pequena empresa escreve um cheque de sua conta corrente para material de escritório, por exemplo, os documentos de origem são o cheque e o recibo de material de escritório.

Por que os documentos de origem são importantes

O documento de origem é essencial para o processo de contabilidade e contabilidade, pois é a evidência de que ocorreu uma transação financeira.

Se uma empresa é auditada, os documentos de origem respaldam as revistas contábeis e o razão geral como uma pista de auditoria indiscutível.

Manter um documento de origem para uma empresa é como manter recibos de itens dedutíveis para impostos pessoais. Se seus impostos são auditados, eles fornecem a prova de que você fez essas compras. O mesmo é verdade para o seu negócio, mas nos negócios, você não mantém recibos apenas para despesas dedutíveis. Você mantém documentos originais para cada transação financeira.

O que os documentos de origem fornecem

Um documento de origem descreve todos os fatos básicos da transação, como o valor da transação, a quem a transação foi efetuada, a finalidade da transação e a data da transação.

Aqui estão alguns exemplos de documentos fonte comuns:

• cheque cancelado
• fatura
• recibo do caixa registrador
• recibo gerado por computador
• nota de crédito para um reembolso do cliente
• cartão de tempo do funcionário
• depósito

• ordem de compra

Como tratar documentos de origem

O documento de origem deve ser registrado no jornal contábil apropriado o mais rápido possível após a transação. Após a gravação, todos os documentos de origem devem ser arquivados em algum tipo de sistema onde eles podem ser recuperados se e quando forem necessários.

Em certos casos, pode até ser importante fornecer a cadeia de custódia para poder determinar se o documento de origem em questão permaneceu sob seu controle.

Documentos de origem versus fotocópias

Na maioria das circunstâncias, as fotocópias de documentos de origem são legalmente aceitáveis. O Internal Revenue Service, por exemplo, aceitou fotocópias de recibos desde 1997, desde que sejam legíveis, contenham todas as informações presentes no original e, dentro dos limites do processo de digitalização, apresentam essas informações em um formato idêntico ao original.

Um recibo de materiais que especificou os objetos comprados eo preço pago, mas que foi escaneado sem o nome do fornecedor não qualificaria. Um documento que apresentou todas as informações no recibo original, mas que foi reescrito no formato Word ou Excel, também não seria qualificado.

O padrão IRS - completo, legível e uma reprodução precisa do original - é o mesmo padrão usado em muitas empresas e agências governamentais.Outras instituições, no entanto, adicionam esses requisitos gerais.

A Universidade de Washington, por exemplo, só aceita como substitutos das fotocópias de documentos originais digitalizadas com uma densidade mínima de 300 pontos por polegada (dpi) e apresentadas em formato PDF ou TIFF; não aceita fotocópias JPEG.

Se você está planejando digitalizar documentos contábeis ou legais para facilitar o armazenamento, verifique com a instituição relevante para garantir que eles aceitarão os documentos no formato que você planeja usar.