No gerenciamento de projetos

No gerenciamento de projetos, um plano de gerenciamento de partes interessadas é um documento formal que descreve como as partes interessadas estarão envolvidas no projeto. Um stakeholder é uma pessoa ou grupo que tem interesse no projeto. Ao pensar quando e como as partes interessadas estarão envolvidas, uma equipe de projeto pode maximizar o impacto positivo das partes interessadas no projeto.

O que são as partes interessadas?

Os interessados ​​podem ser internos e externos à organização.

Exemplos de stakeholders internos incluem executivos e unidades de negócios, como contabilidade e tecnologia da informação. As unidades de negócios geralmente possuem representantes na equipe do projeto. As partes interessadas externas podem ser grupos de interesse, empresas e organizações cívicas. É raro que os stakeholders externos sejam representados na equipe do projeto. Para as agências com autoridade reguladora, as indústrias que eles regulam são geralmente o grupo de partes interessadas externo mais importante para qualquer projeto. Se um stakeholder for identificado pela equipe do projeto, esse stakeholder deve ser contemplado no plano de gerenciamento de partes interessadas.

Não é prático que uma equipe de projeto consista em membros que representam cada grupo de partes interessadas. Em muitos casos, é impossível. No entanto, a equipe do projeto precisa de insumos e compras das partes interessadas para que o projeto tenha sucesso. Por exemplo, uma organização governamental quer renovar completamente e modernizar seu programa de software proprietário mais amplamente utilizado.

Quase todos na organização usam o programa de alguma forma. Todo o tipo de usuário não pode ser representado diretamente na equipe do projeto, de modo que a equipe planeja maneiras de reunir informações das partes interessadas e decidir maneiras de informar as partes interessadas sobre o status do projeto. Esses métodos de coleta de estratégias de entrada e comunicação são documentados no plano de gerenciamento de partes interessadas.

A diferença entre um plano de gerenciamento de partes interessadas e um plano de comunicação

Pode haver uma quantidade significativa de sangramento entre o plano de gerenciamento de partes interessadas e o plano de comunicação de um projeto. Suas funções são muito semelhantes. Um plano de gerenciamento de partes interessadas é mais amplo na medida em que facilita a contribuição para o projeto e descreve os resultados. Um plano de gerenciamento de partes interessadas é mais estreito na medida em que aborda apenas aqueles com interesses adquiridos, enquanto que um plano de comunicação poderia incluir um público mais amplo.

Um plano de gerenciamento de partes interessadas evolui durante um projeto

O plano de gerenciamento de partes interessadas geralmente é mantido pelo gerente de projeto. À medida que um projeto avança, o gerente de projeto analisa o plano de gerenciamento de partes interessadas e, periodicamente, o traz de volta para a equipe do projeto para considerar as atualizações. Um projeto pode parecer muito diferente no meio da sua linha de tempo do que nas etapas de planejamento, por isso é importante garantir que os documentos orientadores de um projeto sejam alterados se as circunstâncias o exigirem.

Exemplo de como funciona um plano de gerenciamento de partes interessadas

Aqui está um exemplo de como um plano de gerenciamento de partes interessadas pode mudar ao longo de um projeto. Uma agência estadual embarca em um projeto de regulamentação. À medida que começa, o patrocinador do projeto e o gerente do projeto apresentam uma lista de partes interessadas para colocar no plano de gerenciamento de partes interessadas.

Uma das primeiras tarefas da equipe do projeto é concretizar o plano. Após alguns meses, um membro da equipe do projeto identifica um participante que ninguém pensou no início do projeto. O gerente do projeto adiciona o novo stakeholder ao plano e convoca uma reunião da equipe do projeto para discutir como se envolver o novo stakeholder. Uma vez que a equipe decide o que fazer, o gerente do projeto informará o patrocinador do projeto.

Claramente, o plano de gerenciamento de partes interessadas é um documento vivo. À medida que o projeto muda, o plano de gerenciamento de partes interessadas pode mudar com ele para melhor atender às necessidades do projeto. Com um plano de gerenciamento de partes interessantes ágil, uma equipe de projeto pode coletar informações adequadas e comentários das partes interessadas e manter essas partes interessadas informadas.