Para otimizar contas a pagar

Para muitas empresas, o departamento de contas a pagar não recebe muita atenção a menos que algo dê errado. No entanto, há muito a ganhar com o departamento de contas a pagar que está bem executado. Por outro lado, há muitos problemas que podem vir de um que está simplesmente mancando. Este departamento geralmente tem um enorme efeito no fluxo de caixa de uma empresa, e há oportunidades que podem ser obtidas ou perdidas de aproveitar os acordos de pagamento com os fornecedores.

Um departamento de contas a pagar bem gerido deve aproveitar os descontos de volume e os descontos de pagamento antecipado, bem como determinar a melhor maneira de manter a maior parte do dinheiro disponível para uma empresa para outras despesas e investimentos. Este departamento também deve garantir que os fornecedores cumpram suas obrigações com base em contratos e contratos, portanto, se os padrões de volume ou qualidade não forem atendidos, as questões serão resolvidas e serão tomadas as medidas corretivas adequadas.

Problemas comuns de contas a pagar

Embora existam inúmeras oportunidades para reduzir custos e liberar dinheiro, também há uma série de obstáculos que as empresas enfrentam ao tentar alcançar esses objetivos. O estudo de otimização de contas a pagar da Canon em 2014 descobriu que o processamento de papel foi uma das maiores fontes de problemas para muitas organizações, com o tempo necessário para lidar com o faturamento em papel sendo o maior problema.

Outras principais fontes de preocupação foram:

Garantir que os pagamentos sejam feitos com o tempo
Racionalização do processo de aprovação da fatura
Obtenção das melhores condições de pagamento com os fornecedores e assegurando-se de que as obrigações sejam Encontrado em ambos os lados
Lidando com uma variedade de sistemas de contabilidade e facturação de fornecedores
Gravação e verificação da segurança de dados e transações

Muitas das questões listadas são pioradas ou criadas pela dependência do faturamento em papel. A documentação perdida é um problema freqüente em muitas organizações, levando a pagamentos atrasados ou perdidos. Além disso, enquanto uma série de empresas estão interessadas em digitalizar sua papelada, a maioria dos fornecedores ainda estão enviando faturas em papel ou enviando-as por fax.

A maioria das pequenas empresas lidam com suas próprias contas a pagar, e muito disso é feito manualmente. Uma vez que poucos fornecedores mudaram para o faturamento eletrônico, a maioria das organizações está gastando grandes quantidades de mão-de-obra manualmente entrando dados e criando cópias digitais da documentação.

O uso de documentação em papel freqüentemente retarda o processo de aprovação da fatura, uma vez que as cópias devem ser feitas e entregues aos membros apropriados da administração para revisão. Quando a papelada não é facilmente acessível ou disponível em formato digital, é um desafio analisar dados e garantir que os melhores acordos de pagamento sejam obtidos e que as obrigações estejam sendo atendidas.Os acordos de desconto de tempo e antecipados de pagamento podem ser facilmente perdidos se as empresas não puderem fazer pagamentos quando forem obrigadas, então as questões relacionadas à papelada podem ser dispendiosas.

Melhorias e otimização

Devido ao fato de que uma série de questões relacionadas ao bom funcionamento dos departamentos contabilísticos decorrem das mesmas causas, também há alguns ajustes que as organizações podem fazer, que cuidarão de muitos preocupações ao mesmo tempo. Três das formas mais eficazes para que as empresas possam agilizar os processos do departamento de contas a pagar são:

Usar o reconhecimento de caracteres do objeto para digitalizar a documentação
Aproveite os portais on-line acessíveis aos fornecedores
Criar fluxos de trabalho de gerenciamento

OCR

Embora muitas empresas aproveitem rotineiramente os scanners para criar cópias digitais da papelada, isso geralmente envolve apenas a criação de uma imagem de um documento salvo em um computador. Isso significa que a informação ainda precisa ser inserida manualmente em um banco de dados, portanto, enquanto a perda de registros é menos importante, ainda é demorado.

O reconhecimento de caracteres do objeto, ou OCR, envolve a digitalização de um documento e a recuperação de dados dele. Esses dados podem ser adicionados automaticamente a um banco de dados ou planilha. O processo OCR ajuda a reduzir a questão dos erros manuais de entrada de dados e permite que as informações sejam inseridas assim que a documentação for recebida. OCR leva cerca do mesmo tempo para um funcionário como a digitalização de um documento para criar um arquivo de imagem, e geralmente não exige nenhuma etapa extra. Per Gartner, existem organizações que podem enviar 80% ou mais de suas faturas sem que um funcionário tenha que estar diretamente envolvido.

Portais do fornecedor

A racionalização do processo para inserir facturas e dados em um sistema centralizado pode permitir que as empresas criem ou aproveitem um portal online que permite que uma empresa e seus fornecedores rastreiem ordens, analise as faturas e veja quando os pagamentos são feitos. Disponibilizar esses dados para vários indivíduos em uma organização pode ajudar a garantir que o departamento de contas a pagar tenha uma supervisão adequada e pode ajudar a acelerar o tempo necessário para aprovar as faturas. Permitir que os fornecedores acessem o portal permite que essas empresas enviem faturas e acompanhem os pagamentos, bem como sejam informados de quaisquer problemas com os suprimentos recebidos ou problemas de faturamento.

Estabelecer fluxos de trabalho e processos

No entanto, uma organização decide lidar com seus esforços de gerenciamento de dados, é importante que haja um processo estabelecido no local para gerenciar contas e pagamentos. Isso permite que as empresas assegurem que as operações estejam trabalhando e descubra alternativas se forem pesadas ou levando a erros ou atrasos. De acordo com a Deloitte, esses processos devem detalhar o que o departamento de contas a pagar faz quando recebe uma fatura, como os dados são inseridos e compartilhados eo que o processo é para obter as faturas aprovadas. Também deve haver diretrizes para determinar as melhores formas de lidar com o pagamento de diferentes tipos de fornecedores.

Embora muitos fornecedores ofereçam descontos para pagamento dentro de 30 ou 90 dias, pode não valer a pena o desconto, se assim for, inibe o fluxo de caixa de uma organização. Também é essencial que haja uma maneira de verificar se a empresa e os fornecedores estão atendendo às prescrições de um contrato ou acordo. Estabelecer fluxos de trabalho para lidar com essas questões pode ajudar as organizações a fazer as escolhas corretas.

Quando os fornecedores não estão entregando a tempo, em quantidades suficientes ou quantidades apropriadas de estoque, as empresas podem não querer pagar as faturas até que essas questões tenham sido resolvidas. Um fluxo de trabalho pode ser crítico ao estabelecer o que deve ser feito quando essas questões surgem. Além disso, os pagamentos aos fornecedores também precisam ser feitos a tempo para evitar a perda de descontos ou incorrer em penalidades por pagamentos em atraso. Cada contrato de fornecedor precisa ser documentado e atualizado à medida que as coisas mudam e os processos devem garantir que cada conta seja tratada adequadamente.

A criação de fluxos de trabalho também pode ajudar uma empresa:

Terceirização

Digitar registros, implementar OCR e usar um portal que os fornecedores têm acesso pode não ser algo necessário para empresas menores, mas as organizações não devem assumir que o o custo impedirá que uma empresa possa aproveitá-los. Embora o custo de instalação e manutenção de sistemas eletrônicos possa ser proibitivo para muitas pequenas e médias organizações, fazê-lo em casa geralmente não é necessário. Há uma variedade de provedores de terceiros que as organizações podem terceirizar essas tarefas. As organizações podem obter ajuda terceirizada para tudo, desde a criação de um processo de OCR até ajudar uma empresa a criar fluxos de trabalho para analisar contratos de fornecedores.

Embora as organizações possam não ser capazes de pagar os custos de implementar uma variedade de sistemas de TI por conta própria, ter um terceiro manipulá-los é muitas vezes muito acessível. As empresas terão de comparar os custos do uso de terceiros para desenvolver esses sistemas contra as potenciais economias e o valor da liberação de caixa, mas a terceirização permite que as organizações aproveitem a tecnologia e os sistemas que normalmente seriam muito caros.

Certifique-se de que as ordens de compra são criadas para cada novo pedido
Verifique se as faturas correspondem aos produtos recebidos e cumprem os acordos contratuais
Verifique os registros para garantir que os pagamentos sejam feitos, que sejam feitos com o tempo e que não sejam duplicados
Determine o melhor método de pagamento de faturas, como através de EFTs ou cartões de crédito, para reduzir as taxas