Um sistema de gerenciamento de tempo que realmente funciona

Muitas pessoas erraram o rastreamento do tempo para gerenciamento de tempo. Eles religiosamente acompanham tudo o que fazem a cada dia, por semanas ou mesmo meses.

E então eles param de fazer isso porque eles não se aperceberam de mudanças positivas. Claro, eles eliminaram alguns eventos e priorizaram alguns outros. Mas eles realmente não conseguiram nada; eles apenas o reorganizaram. No final do dia, eles ainda estão frustrados e frustrados.

Mas manter o controle de como você gasta seu tempo não é gerenciamento de tempo. O gerenciamento de tempo é sobre como fazer mudanças na forma como você gasta seu tempo.

Para um gerenciamento efetivo do tempo, você precisa aplicar um sistema de gerenciamento de tempo que o ajudará a ver onde as mudanças podem e devem ser feitas … o que significa que o primeiro passo do gerenciamento do tempo é analisar como você realmente gasta seu tempo para que você possa determine quais mudanças você deseja fazer.

Categorizar para Gerenciamento efetivo de tempo

Como você realmente gerencia o tempo? O segredo está nas categorias. Olhe para o seu calendário para amanhã. Provavelmente já está cheio de eventos e atividades que você espera realizar. Ao trabalhar ou depois, você estará preenchendo os espaços em branco com detalhes sobre o que você realmente fez.

No final do dia, veja a lista e rotular cada tarefa e / ou evento com uma das seguintes categorias. Quanto tempo durante o seu dia útil você gastou realmente:

1) Colocando os incêndios. Um telefonema inesperado. Um relatório que é necessário para uma reunião que deveria ter sido impressa ontem. Um arquivo faltando que deveria estar na sua mesa. Quanto do seu dia foi realmente gasto em modo de crise? Para a maioria das pessoas, esta é uma categoria negativa que drena sua energia e interfere com sua produtividade.

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2) Lidar com interrupções. As chamadas telefônicas e as pessoas que caem pelo seu escritório provavelmente irão superar a lista quando você estiver atribuindo eventos a esta categoria. Mais uma vez, para a maioria das pessoas, esta é uma categoria negativa porque interfere com (e às vezes mata) a produtividade.

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3) Fazendo tarefas planejadas. Este é o uso mais positivo do tempo durante o dia do trabalho. Você está no controle e realizando o que pretende realizar. As tarefas planejadas podem incluir chamadas telefônicas, reuniões com funcionários, mesmo respondendo por e-mail - se essas são tarefas que você colocou em sua agenda.

4) Trabalho ininterrupto. Você pode não estar trabalhando em uma tarefa que você planejou fazer, mas você está conseguindo realizar algo, e para a maioria das pessoas, este é um modo de trabalho positivo e produtivo.

5) Tempo de inatividade ininterrupto. Aqueles tempos durante o dia do trabalho que são usados ​​para re-energizar e reagrupar. O almoço ou uma pausa no meio da manhã pode contar se forem ininterruptos.

Se você tem sorte o suficiente para trabalhar com uma empresa que oferece instalações de treinamento no local ou cochilos (Fortune), isso também conta. Todo mundo precisa de uma certa quantidade de tempo de inatividade ininterrupta, construído em seu dia para ser produtivo durante o tempo de trabalho.

Uma semana de seu passado é a chave para o futuro

Agora que você entende as categorias deste sistema de gerenciamento de tempo, é hora de usá-los para analisar sua semana de trabalho "típica". Usando o sistema de calendário que você usa para listar compromissos e atividades em sua vida diária, volte e selecione uma semana típica recente. Percorra as entradas de cada dia útil e categorize-as de acordo com as categorias de gerenciamento de tempo acima, se você ainda não tiver. Manter um total correto na parte inferior de cada dia tornará mais fácil ver exatamente como você passou seu tempo de trabalho todos os dias.

Agora você tem os dados necessários para fazer mudanças na forma como você gasta seu tempo no trabalho. Você está gastando muito tempo apagar os incêndios? Então você precisa fazer as mudanças organizacionais ou físicas para prevenir ou adiar essas crises constantes. Limpe e reorganize sua mesa, por exemplo, para que você possa encontrar os arquivos que você precisa facilmente e estabelecer uma rotina de colocar os arquivos que você precisa para o dia seguinte em sua mesa antes de sair para o dia.

Não obtém tempo de inatividade ininterrupto suficiente durante o seu dia útil? Então você precisa programar o tempo para você. Por exemplo, pare de almoçar na mesa e fisicamente deixa o prédio para a hora estipulada do almoço.

Ao aplicar minhas categorias de trabalho de gerenciamento de tempo e fazer as mudanças que você precisa fazer para gastar mais do seu tempo durante o seu dia útil nas categorias positivas e menos tempo nas categorias negativas, você realmente poderá efetivamente gerencie seu tempo - e realize o verdadeiro objetivo do gerenciamento do tempo, para se sentir melhor.