Para preparar a reunião da sua empresa

Você é o planejador da reunião mensal ou periódica da empresa ou do departamento? Eles podem ser mortais maçantes se você não for cuidadoso. Você sabe o que fazer. Um monte de cabeças falantes se alinham para fornecer informações sobre as pessoas.

As pessoas estão interessadas, mas as reuniões mais efetivas atraem sua atenção com perguntas e respostas que provocam reflexos, audiovisuais e participação. Essas dicas lhe trazem sucesso.

• Comece suas reuniões, apresentações e sessões de treinamento com uma atividade de quebra-gelo ou aquecimento. Em uma reunião grande ou uma reunião curta, o quebra-gelo pode ser uma única questão que leva as pessoas a pensar e a conversar com a vizinha. Por exemplo, faça uma pergunta que faça com que as pessoas levantem as mãos. O comprimento do gelo-disjuntor depende do comprimento da sua reunião, então planeje com sabedoria.

• Diversifique seus métodos de apresentação. Se cada palestrante conversar com o público, em formato de palestra, até as cabeças interessadas logo assentiram. Peça às pessoas que conversem em pequenos grupos.
  Use materiais audiovisuais, como vídeos, slides e apresentações e imagens do PowerPoint. Se você está falando sobre um novo processo de pintura, mostre seus funcionários antes e depois de peças pintadas. Passe em torno de avisos de clientes positivos e cartões de comentários.
• Convide oradores convidados para participação e entusiasmo do público. Os seus clientes têm muito a dizer ao seu pessoal sobre suas necessidades e requisitos de qualidade. Uma organização de clientes que é parceira de organizações sem fins lucrativos e de caridade apresenta oradores convidados das organizações que recebem suas doações. Os oradores de organizações que seus funcionários apoiam financeiramente são dinamite.
• Incentive as perguntas para que dirija um diálogo. Peça às pessoas que anotem suas perguntas antes da reunião e durante a reunião. Dê tempo para perguntas dirigidas a cada orador enquanto você for.
  Se você não pode responder a pergunta imediatamente e corretamente, informe as pessoas que você receberá com elas quando tiver a resposta correta. Se as perguntas excederem o tempo, agende uma reunião sobre o assunto.

• Uma tática de reunião muitas vezes esquecida, mas crucial e bem sucedida é pedir a cada orador para repetir alto todas as perguntas ele ou ela é perguntada. A pessoa que faz a pergunta então sabe que o orador entendeu a pergunta. Outras pessoas que participam da reunião podem ouvir e conhecer a questão, também, não apenas surmize a questão - talvez incorretamente - da resposta do orador.
• Definir metas para sua reunião periódica. Você não pode apresentar todos os aspectos do negócio da empresa em uma reunião de uma hora. Então, decida as questões importantes e oportunas e gaste o tempo da reunião nelas. Tome em consideração os interesses da maioria dos participantes também.
  Lembre-se, você tem outros métodos para comunicar informações da empresa que incluem programas como Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, e-mail e IM. A comunicação de informações estratégicas da empresa não deve ocorrer em uma reunião.
• Formule a agenda cuidadosamente. Identifique as necessidades e os interesses da maioria dos participantes. Comece com as boas notícias que farão com que os participantes se sintam bem.
  Varia a ordem dos palestrantes na agenda a cada mês. Você não quer pessoas aborrecidas pela semelhança. Distribua itens necessários na agenda para que as pessoas não sintonizem o final da reunião ou pensem que os itens finais são menos importantes.
• Um artigo no Wall Street Journal, há vários anos, afirmou que os gerentes da U. S. economizariam 80% do tempo que desperdiçavam em reuniões se fizessem duas coisas corretamente. O primeiro sempre foi ter uma agenda. O segundo foi para começar no tempo e terminar no tempo . Eu acrescento que você precisa permitir que cada orador a quantidade de tempo necessário para cobrir seu tópico. Mantenha-os ao seu limite de tempo - bem.
• Organize o ambiente físico para que as pessoas estejam atentas ao conteúdo da reunião. Ninguém deve se sentar para trás ou para o lado de seus alto-falantes. Certifique-se de que há assentos para todos os participantes, e se tomar notas é necessária, uma superfície para escrever também. Certifique-se de que os visuais estão visíveis e que as pessoas possam ouvir. Talvez seja necessário usar um microfone. Você pode passar adereços ou amostras ao redor da sala para visualização.
• Nunca subestime o poder dos alimentos em uma reunião. Alimentos relaxa a atmosfera, ajuda a tornar as pessoas confortáveis, ajuda as pessoas a manter níveis de energia positivos e constrói a camaradagem da equipe. Certifique-se de atender às diversas necessidades do seu grupo com os alimentos que você serve. Como exemplo, ofereça frutas e iogurte, além de rosquinhas. Ofereça hot dogs vegetarianos e kosher com os franks regulares.

O que você precisa para uma reunião bem sucedida:

• Suporte de alto-falante ou mesa
• Microfone
• Agenda
• Auxílios visuais

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