Qual é o procedimento de contabilidade adequado para processadores de pagamento on-line?

Muitas empresas agora estão usando processadores de pagamento on-line para lidar com suas transações. Embora sejam frequentemente mais baratos e mais convenientes do que os processadores de pagamento tradicionais, eles podem exigir pequenos ajustes de seus métodos contábeis tradicionais. Veja como registrar corretamente essas transações.

Quando você deve registrar renda de processadores de pagamento on-line?

Quando você registra a renda dos processadores de pagamento on-line, depende se você está usando contabilidade de acumulação ou base de caixa.

Na contabilidade de competência , você deve registrar imediatamente todas as vendas como receita. Se você fizer uma venda em 31 de dezembro de 2016, informe sobre o rendimento de 2016, mesmo que o processador de pagamento não lhe envie os fundos até 2017.

Na contabilidade de caixa , depende de quando você estiver controle dos fundos.

• Se você usa um processador de pagamento que funciona como uma conta bancária, considere seu processador de pagamento uma conta de caixa e registre a venda quando o processador de pagamento tiver o dinheiro. Isso se aplica aos processadores de pagamento como o PayPal que permitem que você segure fundos, envie dinheiro para outras pessoas / empresas e escolha quando transferir fundos para outra conta.
• Se você usa um processador de pagamento que funciona como um cheque no correio, você deve considerar seu processador de pagamento como uma conta a receber e registrar a venda quando o dinheiro estiver em sua conta bancária. Isso se aplica a processadores de pagamento como a Stripe que varre automaticamente os fundos para sua conta bancária em um cronograma definido e não permite que você acesse os fundos antes disso.

Como você gerencia as taxas de processamento?

Muitas empresas incorretamente contam apenas os fundos líquidos que recebem de seu processador de pagamento como vendas. Você deve relatar sua receita bruta como vendas e deduzir as taxas do processador de pagamento como uma despesa. Ao usar a contabilidade de entrada dupla, você deve ter uma conta em dinheiro ou contas a receber para os fundos detidos pelo processador de pagamento e uma conta de despesa para taxas de processador de pagamento.

Digite cada transação da seguinte maneira:

1. Decida sua conta de caixa do processador de pagamento pelo valor total da venda.
2. Crédite sua conta de renda de vendas para o valor total da venda.
3. Crédita sua conta de dinheiro do processador de pagamento para a taxa do processador de pagamento.
4. Decida sua conta de despesa de taxa de processador de pagamento para a taxa do processador de pagamento.
5. Quando você retirar fundos para sua conta bancária, credite sua conta de caixa do processador de pagamento pelo valor da transferência.
6. Obter débito a conta bancária pelo valor da transferência.

Este é um monte de entradas para fazer, mas é a única maneira de manter seus livros com precisão. Os serviços de contabilidade terceirizados e especialistas em tecnologia contábil podem ajudar a conectar seu processador de pagamento e contas bancárias para criar automaticamente as entradas para você.Quando configurado corretamente, isso deve quase eliminar a entrada de mão e os tediosos requisitos de contabilidade, bem como reduzir o risco de dados imprecisos.

O que você faz se receber um formulário 1099-K?

Se você aceitar mais de US $ 20.000 em pagamentos e ter mais de 200 transações através de um processador de pagamento, você receberá um formulário 1099-K no final do ano. Este formulário é apenas para fins informativos, e você não entra em uma linha em sua declaração de imposto.

As receitas reportadas no 1099-K já devem ser incluídas nos totais de vendas. Use as linhas de despesas adequadas para inserir quaisquer retornos, taxas ou outras reduções na receita. Se alguma das receitas do seu 1099-K não fosse de vendas, como um proprietário que faz um investimento adicional com seu cartão de crédito pessoal, não adicione essa receita às vendas. Omita ou inclua na linha apropriada na sua declaração de imposto.

O Formulário 1099-K só entra em jogo como fonte de informação para o IRS se eles decidirem auditar sua empresa. Se você usa um consultor de imposto profissional, serviço de contabilidade terceirizado ou possui outros controles contábeis sólidos, você poderá mostrar facilmente que você reportou corretamente seus lucros e perdas. A manutenção de registros sólidos, os controles adequados de entrada de dados e os sistemas automatizados devem servir para suportar suas necessidades gerais de processamento de pagamento.