O que há de errado com uma mesa suja?

Todos os dias mais e mais informações são lançadas para você. Novos emails, relatórios de vários comitês, faturas, propostas e mais, atingem sua mesa diversas vezes ao dia. Você está muito ocupado para lidar com isso imediatamente, então começa a se acumular. Sua área de trabalho começa a parecer uma zona de guerra.

O problema aqui não é que sua mesa esteja bagunçada. O problema é que coisas importantes se perdem. Ou é enterrado por um novo material entrando, ou está no novo material, mas não é notado.

Como resultado, você gasta muito tempo em coisas que são simplesmente urgentes e não as que são importantes.

Quando seu chefe quer saber o quanto ela pode ter esse relatório para o vice-presidente, você não quer dizer a ela que você não percebeu o memorando que ela enviou você solicitando o relatório. Nem o seu chefe ficará entusiasmado ao saber que o layout da nova linha de produtos está atrasado, porque você deixou de lado e ficou coberto e você esqueceu disso.

Algumas pessoas vão te dizer que a melhor maneira de resolver este problema é uma mesa limpa. Outros dizem que uma bagunça está bem. Quem está certo? Nem. E ambos.

Mesa desordenada, mente desordenada

Não há muito tempo atrás, havia uma expressão popular "uma mesa confusa é um sinal de uma mente desordenada. "Essa expressão deu origem a uma indústria inteira destinada a ajudar os executivos das empresas a limpar seus desktops como um sinal de sua acuidade mental.

Sem dúvida, você viu filmes onde o chefe fica em seu escritório em cima de um arranha-céu do centro da cidade.

Ele senta-se atrás de uma mesa de vidro sem gavetas. Os únicos adornos são o impressionante conjunto de canetas para assinar documentos importantes e um telefone ou interfone para que ele possa dar ordens.

Na outra mão …

Muitas pessoas não vêem nada de errado com pilhas de papel cobrindo a área de trabalho, mesmo se espalhando nos assentos da cadeira e no chão do escritório.

Eles citam adágios como "uma mesa desordenada é um sinal de gênio" e "uma mesa bagunçada é apenas um sinal de uma mesa bagunçada. '

Todos conhecemos alguém cuja mesa é assim. Você não vê como eles podem até dizer se a área de trabalho é de metal ou madeira. No entanto, quando você pede-lhes algo, eles vão para uma pilha, folheiam 2 ou 3 folhas e retiram o que você pediu.

O que funciona para você

Ambos os lados estão corretos. O problema não é o que está correto. O problema é o que o tornará mais eficaz. Existem algumas diretrizes fundamentais que se aplicam a ambas as abordagens, mas a chave é trabalhar de forma a que você seja mais efetivo. Quase todo mundo precisa se livrar de uma desordem no topo de sua mesa, mas não tem mais do que um único item em sua mesa em qualquer momento, não funcionará para muitos de nós.

Muitas pessoas estão trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo (ou quase ao mesmo tempo).Os tipos criativos sentem a necessidade de ter inspiração em torno deles. Os indivíduos orientados para o detalhe precisam de volumes de material de referência próximos. Algumas pessoas sentem que as pilhas de trabalho os fazem parecer ocupados e, assim, mantê-los mais seguros em tempos de demissões. Outros sentem que uma mesa limpa mostra o quanto eles são eficientes em fazer o trabalho.

O que é importante é fazer o que funciona para você.

Como domar o monstro

Se você está indo para o desktop de vidro estéril, ou simplesmente deseja trazer um pouco mais de ordem para o caos da sua área de trabalho, existem algumas diretrizes fundamentais:

• Realmente quer melhorar.
  Eu não recomendo a abordagem realmente grave que alguns fazem. Infelizmente, isso deixa as desculpas para ser muito fácil em si mesmo. Esta tentativa de tornar a sua mesa menos confusa e mais eficiente depende de você fazer um esforço sério.
• Mantenha, jogue ou se mova.
  Encontre três recipientes. Rotule o menor "manter". Marque o maior "lance". Tenha outro recipiente rotulado como "mover". O material realmente importante entrará no seu recipiente para ser ordenado mais tarde. Qualquer coisa que você deseja levar para casa ou distribuir vai para o recipiente "mover". Tudo o resto entra no recipiente de lançamento. (Idealmente, o seu recipiente de lançamento será de duas partes. Uma parte será o lixo a ser descartado. O outro será produtos de papel, que podem ser reciclados.)
• Comece com o mais antigo.
  Você pode contar, olhando para eles, qual pilha é a mais antiga. Geralmente, é mais distante da sua cadeira. Será mais fácil descartar itens desta pilha.
• Avalie cada peça apenas uma vez
  Olhe para cada item na pilha. Decida em qual recipiente irá entrar. Você não pode configurá-lo novamente em sua mesa para mais tarde, você tem que decidir agora. Coloque tudo em um dos três recipientes. Não há outra opção.
• Pergunte a si mesmo …
  A primeira pergunta é "eu tenho isso em outro lugar, ou posso obtê-lo de alguém?" Se você tem uma cópia em seu e-mail, ou em um relatório, ou na mesa da pessoa que preparou a análise de mercado, etc., você não precisa manter outra cópia. Atire. Em seguida, pergunte "por que eu preciso disso?" Se a resposta for a) agir nisso, b) fazer algo com isso quando eu receber mais informações de alguém, ou c) referir como eu faço outros trabalhos, coloquei na pilha de manter. (Depois de se livrar da desordem, você irá reescrever sua pilha de manutenção por essas três categorias, então sinta-se à vontade para separá-las agora. Isso economizará mais tempo.) Se sua resposta fosse alguma coisa, jogue esse item.
• Seja implacável. Seja corajoso.
  Ao avançar através de cada pilha, aproximando-se e aproximando-se das coisas que acabaram de chegar, seja implacável em suas decisões. Não prenda prisioneiros. Se você realmente não precisa disso, jogue-o. E seja corajoso. Não segure em algo apenas porque alguém pode lhe perguntar algo sobre isso algum dia. Não construa uma fortaleza de papel para se proteger.

Gerencie o problema

Seu desktop não precisa ser estéril e completamente desprovido de papel, embora possa ser se isso ajudar.Seu objetivo é organizar sua área de trabalho para que maximize sua eficiência. Se isso significa mais algumas pilhas em sua mesa do que a pessoa ao lado, tudo bem - desde que tudo que você manteve ajuda você a atingir seu objetivo de aumentar a eficiência.