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Pergunta: Quais tarefas de folha de pagamento de final de ano devo cuidar?
Além do planejamento tributário, dezembro também é o momento de completar as tarefas de folha de pagamento de final de ano e se preparar para o novo ano de folha de pagamento. Aqui estão alguns lembretes para ajudá-lo a fechar sua folha de pagamento para este ano e prepare-se para os impostos sobre a folha de pagamento do ano que vem
Formulário W-4 do empregado - Certificado de Subsídio de retenção do empregado
Os funcionários podem preencher os formulários W-4 a qualquer momento e o final do ano civil é um bom momento para lembrá-los de revisar seus W-4 para garantir que a informação seja precisa e o valor Eles querem retidos de impostos de renda federais são precisos.
Se seu estado exige imposto de renda, os funcionários também devem verificar o formulário de retenção de imposto de renda de seu estado para mudanças e valores de retenção. Apenas uma lembrança de que os funcionários podem mudar seus formulários W-4 com a frequência que desejam ao longo do ano, apenas não mais de uma vez para qualquer salário, é claro.
Formulário W-9 não empregado - Solicitação de número de identificação e certificação do contribuinte
Um formulário W-9 é semelhante ao formulário W-2, mas é para funcionários que não são. O formulário W-9 é usado para verificar o endereço da pessoa e o número de identificação fiscal. O número de identificação fiscal é a informação mais importante, porque o IRS usa isso para combinar 1099s arquivados pelos contribuintes com 1099s arquivados pelos empregadores.
Formulários da ordem W-2 e formulários 1099-MISC
Se você envia seus próprios formulários W-2 (o resumo do imposto de final de ano para funcionários) e formulários 1099-MISC (final do ano) resumo de impostos para empreiteiros independentes), agora é o momento de solicitar formulários para este ano fiscal.
Se você tem um serviço de folha de pagamento, verifique se eles têm o que precisam para preparar esses formulários em janeiro. Lembre-se, os formulários W-2 e os formulários 1099-MISC devem ser submetidos a indivíduos antes do final de janeiro.
Você pode obter formulários W-2 de lojas de suprimentos de escritório ou do IRS. Você não pode usar um formulário W-2 que você baixar da Internet, porque a tinta vermelha na cópia A é especial e não pode ser copiada.
Você deve usar o formulário oficial.
Leia mais sobre os W-2s e 1099s
Verifique os nomes dos funcionários e os Números de Segurança Social (SSNs)
Antes de preparar os formulários W-2, verifique com a Administração da Segurança Social para garantir que os nomes dos funcionários e os números da Segurança Social coincidem e são precisos. Consulte a seção Online dos Serviços de Negócios da SSA para obter mais informações.
Verifique a informação não-empregada antes de enviar os formulários 1099-MISC.
Antes de enviar um não funcionário, como empreiteiro ou empresa que você pagou, você deve verificar o número de identificação fiscal para essa pessoa. Conforme mencionado acima, você precisará enviar um formulário W-9 para obter o endereço e número de identificação fiscal.
Outras tarefas de imposto de folha de pagamento de final de ano
- Certifique-se de que salários dos funcionários estejam registrados no ano correto. Usando o conceito contábil de recibo construtivo como a data em que a pessoa tem acesso irrestrito aos fundos é o que conta. Então, então, coloque salários no ano correto, usando a data do cheque de pagamento. Se você está pagando os salários dos funcionários pela última semana em dezembro, mas o salário é datado em janeiro, que a renda conta para janeiro. A exceção é se, por algum motivo, você paga salários em dezembro, para empregados assalariados, por salários que são devidos em janeiro. Leia mais sobre salários temporários do empregado no final do ano, bem como outros problemas de rendimento e despesa de fim de ano.
- Determine como você vai lidar com cheques de pagamento dos funcionários que não foram cobrados por um longo período de tempo. Você deve fazer um esforço sincero para encontrar o empregado (use letras certificadas para que você possa mostrar que a carta não foi entregue). Se você não consegue encontrar o empregado, é exigido pela lei estadual que transfira os cheques de pagamento não encaminhados para o departamento de receita do estado. Eles continuarão a trabalhar para encontrar o indivíduo. Você também precisará contabilizar o passivo de folha de pagamento do cheque de pagamento não encamido em seu sistema de contabilidade. A maneira como é tratada depende da probabilidade de o empregado cobrar o cheque.
- Determine os montantes tributáveis para os empregados W-2 para determinados benefícios, incluindo porcentagens para uso pessoal de veículos da empresa e telefones celulares pelos proprietários e funcionários e despesas educacionais remuneradas pelo empregador que podem ser tributáveis. Verifique com o seu consultor fiscal sobre os requisitos de relatórios para esses benefícios.
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