Folha de pagamento Problema: quando há 27 períodos de pagamento em um ano

Pay "Leap Year" Explicado

De vez em quando, o calendário faz com que tenhamos que assistir o que estamos fazendo. Em alguns anos, os empregadores têm que lidar com um período de pagamento extra se eles paguem em uma base semestral. Como isso acontece? Se você pagar todas as outras quinta-feira, você terá 27 períodos em alguns anos. Ou, se você paga as sextas e você paga o dia antes de um feriado, você também terminará com 27 períodos de pagamento, se o Natal cai numa sexta-feira.

Então, se você começou a contar e descobrisse que você pagará empregados assalariados em mais de 27 períodos de pagamento em um ano, você provavelmente percebeu que, se você não fizer nada diferente, você estará pagando mais um ano do que você poderia ter pretendido (e menos no próximo ano?). Então, o que você faz?

Opções de pagamento para um período de pagamento extra

Opção 1: Divida o salário total entre os 27 períodos de pagamento em vez de 26. Isso resultará em quantidades menores em cada salário. se você quiser fazer isso, informe seus funcionários, para que não se queixem.

Opção 2: Pagar o mesmo valor em cada período de pagamento como você fez no anterior. Isso resultará em um aumento efetivo do salário desses funcionários. Se você fizer isso, informe os funcionários, para que você possa aceitar o aumento. Se você fizer isso, você também deve informar aos funcionários que seu pagamento no ano seguinte (o ano após o "ano bissexto") será reduzido, porque eles só serão pagos ao longo de 26 períodos de pagamento.

Pagar extra em um ano também pode afetar o máximo da Segurança Social e a retenção de impostos adicional do Medicare para alguns funcionários que ganham maior remuneração.

Opção 3: Ajuste o último salário do ano para que o salário total do ano seja igual ao ano anterior. Isso provavelmente só é viável para os funcionários assalariados, porque os funcionários por hora provavelmente não terão o mesmo salário de um ano para o próximo (incluindo horas extras, etc.).

Outra opção para lidar com esta questão

No final de 2017, uma folha de pagamento bi-semanal resultaria em um período de pagamento de 27. O US Post Office criou um cronograma do período de pagamento que mostra o 27º período de pagamento como o primeiro período de pagamento de 2018. Eles disseram: "O ano de licença sempre começa o primeiro dia do primeiro período de pagamento completo no ano civil. O ano de licença de 2017 começa em 7 de janeiro de 2017 (período de pagamento 2-2017) e se estende por 26 períodos de pagamento completos, terminando em 5 de janeiro de 2018 (Período de pagamento 01-2018).

Informar os funcionários

Em qualquer uma dessas circunstâncias, você precisa informar os funcionários o que você está fazendo, tanto antes do final do ano como quando você distribui os formulários W-2 aos funcionários para fins de relatórios de imposto de renda.

Outros efeitos de um período de pagamento extra

Algumas outras considerações que você irá precisa estar ciente de:

Imposto de folha de pagamento. O montante do pagamento afetará o Seguro Social total e o Medicare que você e seus funcionários paguem. Alguns funcionários podem atingir a contribuição máxima da Segurança Social anteriormente e podem atingir o limite do imposto adicional do Medicare (0,9%) com este pagamento adicional.

Benefícios dos empregados. Pagar salário adicional também pode resultar em pagar benefícios adicionais. Por exemplo, você pode estar sobrecarregando o 401 (k) da pessoa com o período de pagamento extra, além do valor máximo permitido.

Se isso acontecer, você teria que devolver o dinheiro ao empregado.

Ano fiscal para W-2s. Ter um período de pagamento prolongado no final de um ano traz a questão de quais impostos do ano o pagamento está dentro. A regra geral é que o imposto deve ser no W-2 para o ano em que o cheque de pagamento é emitido e o empregado tem uso disso.