Quando devo pagar os funcionários pelo tempo de viagem?

O que é Employee Travel?

Em geral, o tempo de viagem dos funcionários para atividades relacionadas ao trabalho deve ser pago. As viagens que são acessórias aos deveres do empregado e ao tempo de deslocamento (viajar entre a casa e o trabalho) não são pagas. O tempo de viagem pode incluir viagens locais e viagens fora de casa.

Tempo de viagem versus tempo de comutação

Comutando está indo e voltando para o trabalho. Todos (pelo menos, todos que não trabalham em casa) se deslocam para um emprego.

Tempo de comutação é tempo pessoal, não tempo de negócios. O IRS não permite que as empresas deduzam o tempo de deslocamento como uma despesa de negócios, e os funcionários não devem ser pagos pelo tempo de deslocamento.

O Departamento de Trabalho (DOL) discute funcionários que dirigem veículos fornecidos pelo empregador. O DOL considera o tempo gasto na viagem de casa para trabalho por um empregado em um veículo fornecido pelo empregador ou em atividades realizadas por um funcionário que são acessórias ao uso do veículo para deslocamentos, geralmente não são "horas trabalhadas" e, portanto, não precisa ser pago.

Aqui está uma possível regra geral: se você autorizar uma viagem, independentemente da forma como o funcionário viaja (carro, trem, ônibus, etc.), o tempo de viagem deve ser pago.

Pagamento de viagem para empregados por hora

O pagamento aos empregados pelo tempo de viagem local é aplicável apenas a empregados não exentos (horários), e não para isentar (funcionários profissionais ou gerenciais). Os funcionários isentos são pagos por sua experiência pelo trabalho, não por hora.

Exemplos de viagem: pago ou não pago?

• Um funcionário dirige para trabalhar de sua casa todos os dias. Você pede que ele pare em seu caminho e pegue bagels para a reunião da equipe. Este tempo de condução não é pago. O tempo de deslocamento para o trabalho nunca é pago; o tempo para parar para os bagels é "acessório" para o deslocamento e não faz parte do trabalho do empregado.
• Você pede a um funcionário para dirigir uma loja no horário de trabalho para obter bagels para a reunião do escritório. Se o funcionário fizer essa viagem durante o horário normal de trabalho, ele ou ela deve ser pago.
• Um LPN (enfermeiro profissional licenciado) trabalha para um centro de enfermagem e viaja entre os dois locais desta instalação, conforme indicado, fornecendo cuidados para pacientes em ambos os locais. Seu horário de viagem diário deve ser incluído em seu salário porque ela não está viajando, mas viajando entre locais de trabalho.

Pagando funcionários por tempo gasto Viajando de casa

Os funcionários que viajam para outro local para fins comerciais são um caso diferente. Em geral, você deve pagar aos funcionários o tempo gasto que está sob seu controle e o tempo que eles não podem gastar como desejam. Então, se um funcionário viaja de Cleveland para Pittsburgh para um seminário de dois dias na direção da empresa, uma parte do tempo do funcionário deve ser compensada.

No caso dos trabalhadores assalariados, o pagamento do tempo de viagem não é um problema, porque os empregados assalariados são pagos pelo trabalho, não por horas trabalhadas. Pagar o tempo de viagem comercial pode ser um problema, no entanto, no caso de um empregado por hora.

Pagar o tempo de viagem para um dia ou pernoite é complicado.

Entre em contato com o escritório distrital mais próximo do Departamento de Trabalho da U. S. para informações sobre instâncias específicas de tempo de viagem que afetam sua empresa. Você também pode entrar em contato com um advogado de emprego para discutir essas questões.

Pagando por despesas de viagem

Além de pagar os funcionários pelo tempo de viagem, você deve pagar suas despesas de viagem. O Departamento de Trabalho não exige o reembolso das despesas de viagem, mas faz sentido pagar os funcionários se você precisar que eles viajem. As despesas de viagem são dedutíveis para o seu negócio e os funcionários podem deduzir as despesas de viagem não reembolsadas. Se os funcionários combinarem negócios e viagens pessoais, você precisa resolver a parte que está relacionada ao negócio e pagar apenas essas despesas.

Regulamentos estaduais sobre o pagamento de viagens dos empregados

Verifique com o departamento de trabalho do estado para ver se existem regras que podem substituir as regras federais.

Para mais informações

O saldo tem algumas dicas para reduzir o custo das viagens dos funcionários.

SHRM (Sociedade para Gestão de Recursos Humanos) tem mais informações sobre o pagamento do tempo de viagem dos funcionários.

Para obter mais detalhes do IRS sobre o tempo de viagem dos funcionários, consulte a publicação 535 do IRS: despesas comerciais.