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Qual ano fiscal deve ser registrado um salário de empregado?
A Pergunta: Os cheques de pagamento de fim de ano são tributáveis no ano do trabalho ou no ano do cheque de pagamento?
A regra é: O salário é considerado como receita tributável no ano em que o cheque de pagamento é EMITIDO (datado) , mesmo que o trabalho tenha sido feito e o salário tenha sido ganho em um ano diferente ( mas leia a exceção abaixo).
Por exemplo:
Você paga funcionários em 2 de janeiro de 2018, pelo trabalho realizado na última semana de dezembro de 2017.
O salário bruto é tributável em 2018 e não em 2017. Se você paga funcionários no último dia de dezembro para este trabalho, a data de pagamento de 31 de dezembro de 2017 significaria que o salário é um lucro tributável em 2017.
Por que o ano do salário de um empregado é importante?
O ano em que o salário é tributado afeta a renda tributável do empregado. Se um funcionário tivesse um grande bônus de fim de ano, por exemplo, isso poderia afetar a taxa de imposto do empregado. Em alguns anos, existe um período de pagamento extra, que pode fazer com que os funcionários recebam o que parece ser um cheque de pagamento "extra". Informar o funcionário da diferença antes de ser paga dá tempo ao empregado para mudar o formulário W-4 da pessoa para adicionar mais retenção a esse cheque de pagamento.
A questão surge quando um período de pagamento não termina no último dia do ano. Se o período de pagamento terminar antes do final do ano, há poucos dias no primeiro ano que serão pagos no próximo ano.
Se o período de pagamento terminar após o final do ano, há alguns dias extras no pagamento do próximo ano.
Uma Exceção: Recibo construtivo
Se você disponibilizar cheques de pagamento aos empregados antes do final do ano - por meio de depósito direto, por exemplo - o salário deve ser considerado recebido (e tributável) nesse ano, mesmo que O cheque de depósito direto está datado no ano seguinte.
O IRS diz que os funcionários devem ter acesso ao cheque de pagamento "sem limitação ou restrição substancial". Isso é chamado de "recibo construtivo". O recibo construtivo é um termo contábil que se refere a quando o rendimento é considerado na posse de alguém e quando está disponível para ser gasto. Ou seja, quando a pessoa tem controle sobre o dinheiro?
Cheques pós-datados e recibo construtivo
Em geral, quando uma pessoa recebe um pagamento por correio, pode-se considerar que a pessoa tem recebimento construtivo dos fundos. Mas isso nem sempre é verdade. Um cheque pode ser post-datado. Um cheque pós-datado é um cheque que tenha uma data futura sobre ele. Se você receber um cheque em 2017 datado de 2018, não pode cobrar até o próximo ano. Só porque você tem o cheque na mão, porque está datado no próximo ano - e não caixasse até então - o cheque seria incluído nos impostos do próximo ano.
Como esta regra afeta os formulários W-2 do empregado?
Os formulários W-2 são os formulários que você deu aos funcionários em janeiro para fornecer informações sobre seu salário e os valores retidos para impostos federais sobre o rendimento e impostos FICA (segurança social e Medicare).
O último salário datado de dezembro está incluído nos ganhos W-2 desse ano.
O primeiro salário em janeiro está incluído nos ganhos W-2 do ano novo.
Depois de preparar esses formulários W-2, eles devem ser distribuídos aos funcionários e arquivados na Administração da Segurança Social. Aqui estão as datas para lembrar: os formulários W-2 devem ser entregues aos funcionários até o final de janeiro, para os salários do ano anterior. Você também deve registrar os formulários W-2 com a Administração da Segurança Social até 31 de janeiro (até 28 de fevereiro, como em anos anteriores. Esta nova data de depósito anterior W-2 começa em 2017, para impostos de 2016.) Se você estiver usando o software de contabilidade de folha de pagamento , o software deve cuidar da questão fiscal para o empregado W-2s.
Como o software de folha de pagamento lida com esta questão?
O Patriot Software diz: "O usuário [é você, o negócio] selecionaria a data de pagamento que incluiria dia, mês e ano. Mas, para ser claro, geralmente a data de depósito do cheque de pagamento também é a" data de pagamento ". "Se houver algum atraso por algum motivo no depósito dos fundos, o funcionário W2 ainda refletirá a data de pagamento na folha de pagamento".
Como lidar com esta questão?
Algumas sugestões:
1. Não fique à frente de si e não tente superar isso. Distribua os salários quando eles normalmente são distribuídos. Se você está tentando calcular os impostos sobre a folha de pagamento você mesmo, pode ser aconselhável considerar a obtenção de software de folha de pagamento.
2. Informar os funcionários. Deixe os funcionários saber qual ano fiscal o último salário dele. Será sempre melhor avisar os funcionários do que fazê-los descobrir mais tarde e ficar chateado.
3. Você pode obter ajuda de seu CPA ou outro profissional de impostos. Se você estiver REALMENTE confuso, você pode querer considerar obter um serviço de folha de pagamento para ajudar com esses tipos de problemas.
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