Quem deve assinar uma carta de oferta para um candidato a emprego?

Prezada Susan,

Falando de cartas de oferta, qual o nível de empregado ou gerente de RH que deverá analisar uma carta de oferta preparada por um Assistente de RH e por quantos meses este processo de revisão deve continuar se O Assistente de RH é um novo funcionário? Se o Assistente de RH é um funcionário experiente?

Quem deve ser o signatário em uma carta de oferta? Deveria ser o Assistente de RH que prepara a carta de oferta ou o funcionário ou gerente de nível superior que analisa a carta de oferta (se uma revisão for esperada)?

Muito obrigado por qualquer assistência que você possa fornecer para responder a essas perguntas.

Querida Belinda,

Minhas respostas a essas duas perguntas são estritamente minhas opiniões, pois nenhuma questão jurídica está envolvida nas respostas. Quando trabalhei como diretor interino de RH para uma empresa-cliente, entre a ex-pessoa de RH que sai e a minha tomada a cargo, o Assistente de RH enviou uma carta de oferta com o salário errado. Eu soube imediatamente quando eu puxei-o da pilha de documentos que me cumprimentaram na minha chegada porque era muito baixo para o trabalho.

Fale sobre um ponto de aprendizado instantâneo.

Embora eu reconheça que, em algumas organizações, o gerente de RH, diretor ou VP - nunca um assistente de RH, na minha experiência - assina as cartas de oferta de emprego que são candidatos, esta é uma má prática no setor privado. Não é a pessoa de RH que está fazendo a oferta. A pessoa de RH está consultando o gerente de contratação que deve tomar a decisão final sobre um candidato e assinar a carta de oferta.

A carta de oferta é o compromisso do gerente com o novo funcionário. Ao fazer a oferta, ele ou ela confirma seu compromisso com o sucesso do novo funcionário. Congratular-se com um novo funcionário faz parte de todo o processo de recrutamento, seleção e contratação. Todos eles são componentes no processo de embarque.

A oferta de trabalho é outra parte de acolher o novo funcionário em sua organização e fazer com que o novo funcionário se sinta desejado. Ele envia uma mensagem mais poderosa quando vem do novo chefe do empregado em potencial.

Exceções às práticas recomendadas

No setor público, nas empresas Fortune 500 e nos locais de trabalho representados pelos sindicatos, reconheço que essa prática pode diferir. Quando uma organização é grande e os funcionários estão dispersos em vários locais, logisticamente, isso agrega tempo e confusão ao processo de fazer ofertas de trabalho.

As organizações maiores têm o desafio adicional de consistência em vários locais, tanto da sistematização das práticas de emprego é de RH.

Em um local de trabalho representado por sindicatos, especialmente no setor público, o gerente pode não ter a última palavra em quem obtém o emprego.Pode ser contratualmente determinado por fatores como antiguidade e educação. Nesses casos, também faz sentido que a documentação venha da equipe de recursos humanos. Eles são responsáveis ​​por garantir que as condições e práticas de trabalho respeitem o contrato.

Em qualquer um desses casos, a RH deve pedir ao advogado que reveja o formato e o processo da carta de oferta para garantir que sejam adequados, legais e protetores de empregadores.

A menos que a carta de oferta difira do formato padrão, no entanto, geralmente não há necessidade de pedir a um advogado para rever cada letra individual.

Caso um gerente de RH ou um diretor analise todas as cartas de oferta de emprego?

A minha remoção da experiência que mencionei anteriormente neste artigo é que qualquer documento que obrigue a empresa legal ou financeiramente deve ser revisado por um gerente de RH ou diretor. É por isso que:

• Uma carta de oferta e muitos outros documentos enviados pela equipe de RH obrigam legalmente a empresa. Claro, quando um erro de US $ 10.000 é encontrado, você pode retirar a oferta e explicar que foi um erro de digitação feito por um funcionário inexperiente, mas por que abrir a empresa para uma situação em que uma oferta salarial alterada deve ser ampliada, O novo funcionário infeliz ainda pode seguir o emprego, ou você pode perder um candidato perfeitamente adequado que está desinflado e ferido, devido a um erro. Além disso, pode abrir sua empresa para ação legal.
• Para honrar a oferta de emprego incorreta, usando o mesmo exemplo, é igualmente pouco atraente. Antes que a empresa estendesse a oferta, alguém na RH pesquisou o mercado, analisou o que outros funcionários em trabalhos similares estão fazendo e concluiu com uma oferta de trabalho apropriada. Assim, as ramificações estão se alcançando se outros funcionários aprendem o salário diferencial.
• Não importa o nível de experiência de um assistente de RH que deveria, em um escritório de RH, preparar a oferta de envio, um segundo par de olhos revisando qualquer coisa que possa potencialmente obrigar a empresa financeiramente ou abrir a porta para uma ação legal, é inteligente. As organizações esperam mais vigilância e supervisão dos funcionários que são titulares de gerente ou diretor.
• Uma falta de comunicação pode resultar em termos e condições de emprego incorretos que não foram negociados ou que foram prometidos a um candidato. Por exemplo, o assistente de RH pode saber que o trabalho pagaria US $ 40.000, mas no processo de negociação, o candidato foi oferecido mais mais um bônus de assinatura e, no ocupado do dia-a-dia, o gerente não informou o assistente de RH.
  Quando um candidato a emprego recebe uma oferta incorreta, ele ou ela está reavaliando a integridade de sua empresa. Você cria uma barreira à aceitação que era desnecessária, pois o candidato se preocupa com a forma de lidar com a situação.
• Os documentos que vão às pessoas que você está tentando recrutar para sua empresa devem ser impecáveis. Eles sinalizam uma mensagem ao potencial empregado sobre a cultura da sua empresa. Mesmo um erro de digitação pode dar uma pausa ao candidato. Uma cópia do documento também irá viver nos arquivos da sua empresa por anos.Então, na maioria dos casos, um segundo par de olhos, revisando o documento, é uma prática inteligente.

Não vejo a revisão de documentos que obrigam a empresa financeiramente ou potencialmente, legalmente, como crítica ao conhecimento, experiência ou diligência de um assistente de RH. É uma prática empresarial inteligente para todos esses motivos.

Nota sobre ofertas de emprego: O RH deve pedir ao seu advogado que reveja o formato e o processo da carta de oferta para garantir que sejam adequados, legais e forneça à entidade patronal proteção legal. A menos que a carta de oferta difira do formato padrão, no entanto, geralmente não há necessidade de pedir a um advogado para rever cada letra individual.

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